L’ONG SIGHTSAVERS recrute un stagiaire (22 mars 2025)

Aperçu de la description du poste :

• Nous recherchons un apprenant passionné et enthousiaste qui souhaite démarrer sa carrière dans la santé publique et les ONG internationales, pour acquérir des compétences en administration de programmes et en services de soutien.

À propos du rôle

• Au sein de la Direction des opérations, de la performance et des finances, les titulaires du poste seront chargés de fournir une gamme de services flexible et multidisciplinaire à l’organisation.
• Parmi celles-ci figure la fourniture d’une assistance administrative à l’unité des services de soutien, aux autres employés et aux visiteurs du bureau de pays à Abuja.
• De plus, le rôle consiste à doter en personnel les bureaux d’accueil et à exécuter les tâches protocolaires, notamment la réception et l’orientation des visiteurs et des parties prenantes.

Responsabilités

• Améliorer l’appréciation des étiquettes de bureau, des comportements acceptables, des compétences interpersonnelles et de la diligence envers les responsabilités.
• Préparer les stagiaires à de futures carrières dans des rôles de services administratifs et corporatifs.
• Inculquer une culture de résolution de problèmes et développer la capacité à rester calme sous pression.
• Fournir des services de protocole aux parties prenantes dans les locaux du bureau.
• Soutenir le secrétaire administratif et l’adjoint, ainsi que l’équipe des services de soutien, pour mener à bien les tâches et les projets nécessaires.
• Assister le responsable des services de soutien dans les tâches et projets ponctuels.
• Répondez, filtrez et transférez les appels téléphoniques entrants aux destinataires.
• Accueillir les visiteurs de l’organisation et les orienter de manière appropriée.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier et autres livraisons.
• Maintenir une ambiance courtoise et accueillante au sein de la zone de réception.
• Établir et maintenir de bonnes relations avec les visiteurs et les parties prenantes.
• Résoudre les demandes et les requêtes des parties prenantes.
• Assurer une zone d’attente très propre et soignée.
• Gérez efficacement les appels téléphoniques et les courriers entrants.
• Livrer les tâches et les objectifs à temps, comme l’exigent les agents administratifs ou le responsable des services de soutien.
• Participer aux réunions de revue tenues à la fin de chaque mois.
• Rédiger des rapports d’avancement après chaque réunion d’évaluation.

Compétences et expérience :

• Le stagiaire en services de soutien fournira une gamme flexible de services au sein de la Direction des opérations, de la performance et des finances, y compris l’assistance administrative et les tâches de protocole d’accueil au bureau de pays d’Abuja.
• Ils développeront l’étiquette du bureau, les compétences interpersonnelles et les capacités de résolution de problèmes, se préparant ainsi à de futures carrières dans des rôles administratifs.
• Les principales responsabilités comprennent le soutien de l’équipe des services de soutien, la gestion des appels téléphoniques, la réception des visiteurs et la gestion du courrier.
• Le stagiaire maintiendra un espace d’accueil accueillant, établira de bonnes relations avec les parties prenantes et veillera à ce que les tâches soient exécutées efficacement.
• Des réunions d’évaluation mensuelles seront organisées et des rapports d’étape seront rédigés .

Compétences essentielles :

• Solides compétences administratives
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle, notamment par téléphone
• Compétences efficaces en communication écrite et orale
• Compétences en gestion du temps
• Bonnes compétences informatiques, y compris la maîtrise des applications Microsoft
• Expérience pratique en bureautique
• Une compréhension et un engagement en faveur de l’égalité des chances.