MEDECINS DU MONDE recrute UN.E STAGIAIRE ASSISTANT.E DES RESSOURCES HUMAINES ET DE L’ADMINISTRATION
Description du poste
I. CONTEXTE DE LA MISSION
Présent en France et dans une trentaine de pays, Médecins du Monde (MdM) est une association médicale militante de solidarité internationale qui lutte sans relâche pour défendre un système de santé juste et universel. À partir de nos 59 programmes médicaux innovants et d’un plaidoyer basé sur des faits, nous nous battons par les actes et par les droits, à travers nos plaidoyers et nos actions de terrain afin de soigner les populations les plus vulnérables, témoigner des entraves constatées dans l’accès aux soins, dénoncer le rejet, la discrimination, les atteintes à la dignité et aux droits humains, et militer pour obtenir des améliorations durables des politiques de santé pour toutes et tous. Médecins du Monde a débuté ses actions auprès des populations vulnérables de Côte d’Ivoire en 1986. Après une présence interrompue de 1986 à 2007, MdM a repris ses activités dans le pays suite à la crise post-électorale en avril 2011. Depuis 2012, MdM mène de manière transversale des actions de plaidoyer en faveur du respect du droit à la santé des plus vulnérables. MdM conduit depuis 2014 un projet de Réduction des Risques auprès des Usagers de Drogues (UD) dans la ville d’Abidjan. Ce projet est actuellement dans une phase de consolidation et d’extension des approches développées avec des partenaires de la société civile ivoirienne dans le Grand Abidjan ainsi que dans les villes de San Pedro, de Yamoussoukro et de Bouaké. L’association a également mis en œuvre dans la région sanitaire du Nawa, un projet de prévention et de prise en charge des grossesses non désirées chez les jeunes et les adolescent.e.s entre 2017 et 2020. Ce projet a dû fermer faute de financement mais la mission est actuellement en recherche active de financement pour relancer ces activités. Depuis 2020, MdM met également en œuvre un projet pilote de prévention et de prise en charge des lésions précancéreuses du cancer du col de l’utérus à Abidjan. Nos actions sont menées en collaboration étroite avec les autorités sanitaires afin de soutenir et de renforcer le système de santé ivoirien mais aussi avec la société civile nationale à travers différentes organisations locales qui sont impliquées directement dans la mise en œuvre de nos activités.
II. LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
Le/La Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration :
Travaille sous la responsabilité hiérarchique directe de la Responsable des Ressources Humaines (RH).
Travaille en lien fonctionnel avec l’équipe administrative et logistique.
III. DUREE DU STAGE ET COACHING
Huit (08) mois vingt (20) jours jusqu’au 31/12/2023
Date d’embauche probable :11/04/2023
Le/La Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration bénéficiera d’une formation sur la gestion administrative des Ressources Humaines;
Le/La Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration bénéficiera d’un coaching sur la gestion administrative des Ressources Humaines d’une ONG.
IV. OBJECTIFS DU STAGE
Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable des Ressources Humaines, le/la Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration apporte un appui au département des Ressources humaines et de l’Administration.
V. RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
Tâches :
1. Gestion administrative des Ressources Humaines nationales
• Classe les déclarations fiscales et sociales et leurs règlements faits; • Transmet les courriers d’intégration du personnel dans l’assurance santé/vie avec accusé de réception; • Classe les courriers et leurs accusés de réception, tous documents à archiver. • Met à disposition les formulaires, orienter pour le remplissage, et collecter les formulaires remplis pour transmission au/à la Responsable des RH; • Classe les dossiers de demandes de remboursement transmis. • Transmet avec accusé de réception l’état actualisé du personnel au Ministère des Affaires Etrangères (MAE); • Classe les états transmis avec les accusés de réception;• Transmet les lettres d’information d’arrivées ou départs du personnel expatriés avec accusés de réception au MAE; • Classe les courriers avec les accusés de réception ; • Fait les copies des dossiers de demande de renouvellement de visas spéciaux à transmettre aux autorités compétentes; • Met à jour le fichier de suivi de renouvellement des visas et des cartes de long séjour; • Actualise régulièrement les fiches contacts et emails addresses du staff.
2. Gestion des procédures RH
• Transmet les nouvelles politiques, celles révisées et adoptées au staff et recueille les accusés de réception pour archivage; • Met à jour le fichier des personnes contacts du staff après recrutement du nouveau staff. • Vérifie le dossier du nouveau staff, crée son dossier, les scanne Mdm et les archive physiquement et électroniquement.
3. Gestion administrative/Secrétariat
• Classe les contrats de prestation; • Imprime les contrats; • Classe les contrats de prestation assurance, ; • Réceptionne les courriers arrivés sur les supports papiers et transmettre à la Référente RH; • Imprime et affiche les documents internes et externes ; • Prend et transfère les appels téléphoniques entrants; • Note et transmet les messages pour les destinataires. • Transmet les documents aux destinataires à la demande.
4. Gestion des délégués du personnel/comité santé
• Appui l’Assistante RH dans la préparation de la salle de réunion pour la tenue des réunions du comité santé • Prépare la salle pour l’organisation des élections des délégués du personnel et des formations spécifiques liées à leurs fonctions et la tenue des réunions mensuelles des délégués avec la coordination.
5. Classement et archivage
• Vérifie l’existence des documents requis dans chaque dossier du personnel; • Scanne les dossiers du staff;
• Distribue le memo de rappel des documents à fournir pour compléter le dossier du personnel aux intéressés et faire le suivi ; • Collecte auprès du personnel et de l’administration et les insérer dans le dossier du personnel les documents manquants ; • Scanne les documents à la demande. NB : La liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d’autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme.
Par ailleurs, il est attendu de la part de le/la Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Les activités peuvent évoluer en fonction du contexte.
Profil du poste
Formation : • Être titulaire d’un diplôme BAC +2 en Ressources Humaines Qualifications requises :• Justifier d’une expérience professionnelle minimum de six (06) mois dans le domaine des Ressources Humaines et en ONG.
Langues : • Français impératif • Anglais serait un atout. Informatique : Très bonne maîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel, connaissance réseau minimum). Qualités personnelles : • Capacité à travailler en équipe, • Organisé (e) et méthodique, • Avoir une bonne capacité rédactionnelle, • Minimum d’autonomie dans l’organisation du travail, • Flexibilité suivant les contraintes de la mission.
Dossiers de candidature
Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur dossier de candidature (Un curriculum vitae actualisé avec trois références et une lettre de motivation) à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde et envoyé par E-mail à l’adresse suivante : [email protected] ou déposé sous pli fermé au bureau de Médecins du Monde sis à Abidjan Cocody -Danga Rue des massiques Villa 68 au plus tard le 5 avril 2023 à 17 heures 00.Merci d’indiquer en objet de votre e-mail uniquement la mention » STAGIAIRE ASSISTANT.E DES RESSOURCES HUMAINES (RH) & DE L’ADMINISTRATION » .Médecins Du Monde se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures, en raison de l’urgence du besoin.
Médecins du Monde ne fait pas payer, à aucune étape de ces recrutements, un quelconque montant aux candidats. Merci de signaler toutes sollicitations de compensation financière aux autorités compétentes.
Médecins du Monde pratique l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes qualifiées sans discrimination. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. NB : Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.
