INTITULÉ DU POSTE : Stagiaire en chaîne d’approvisionnement – ​​Bureau de pays au Kenya

ÉQUIPE/PROGRAMME : Opérations    

LIEU : Nairobi

TYPE DE POSTE : National 

Protection de l’enfance : 

Niveau 3 – Les responsabilités du poste peuvent exiger du titulaire qu’il ait des contacts réguliers avec des enfants ou des jeunes, ou qu’il ait accès à ces derniers.

OBJECTIF DU RÔLE :

Le stagiaire en chaîne d’approvisionnement est chargé d’apporter son soutien à l’unité logistique en matière de gestion des actifs et des entrepôts, de traitement des demandes d’achat de biens et de services pour le bureau de pays de Nairobi et les bureaux de terrain, et de garantir la livraison au programme.

Dimensions : Save the Children est présente au Kenya depuis les années 1950 et soutient les enfants par le biais de programmes de développement et d’aide humanitaire. Ces initiatives sont mises en œuvre directement et en collaboration avec des partenaires locaux. Nos programmes actuels sont axés sur la protection de l’enfance, la gouvernance des droits de l’enfant, l’éducation, la santé, le VIH/SIDA, les moyens de subsistance, la nutrition, ainsi que l’eau, l’assainissement et l’hygiène (EAH).

En 2012, dans le cadre d’une réorganisation mondiale, Save the Children a regroupé les activités de Save the Children Royaume-Uni, Canada et Finlande au sein d’une seule entité au Kenya. En février 2014, nous avons finalisé une seconde transition en fusionnant avec l’ONG internationale britannique Merlin, intégrant ainsi ses programmes de santé et de nutrition à nos activités. Aujourd’hui, Save the Children est présente opérationnellement à Nandi, Kajiado, dans les camps de réfugiés de Dadaab et de Kakuma, à Garissa, Mandera, Turkana et Wajir, et travaille avec des partenaires dans de nombreuses autres régions du pays. Nous employons environ 230 personnes, dont des membres de l’équipe internationale basés au Kenya, qui soutiennent les opérations mondiales de Save the Children International (SCI). En 2025, notre budget de fonctionnement annuel s’élevait à environ 20 millions de dollars américains.

ÉTENDUE DU POSTE :
Relève du : Coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement – ​​Flotte, entrepôt et actifs

Personnel relevant directement de ce poste : Aucun

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :

Entreposage
• Apporter un soutien à la réception des marchandises en entrepôt, s’assurer que la quantité physique reçue correspond au bon de livraison et assurer la liaison avec le service des programmes pour l’inspection des marchandises.
• En l’absence de l’assistant(e) de la chaîne d’approvisionnement, assurer la continuité des opérations en entrepôt : libération des stocks du programme pour distribution, organisation de l’entrepôt et mise à jour des fiches de stock.
• Aider l’assistant(e) de la chaîne d’approvisionnement à planifier et organiser les expéditions vers les bureaux de terrain respectifs.
• Contribuer à la mise à jour des mouvements de stock dans TIM.
• Aider à l’expédition des articles de stock vers les sites de terrain respectifs, en veillant à ce que toute la documentation soit disponible et correctement saisie. 
Flotte 
• Aider l’assistant(e) de la chaîne d’approvisionnement à analyser et vérifier les données relatives à la flotte (coûts d’exploitation, utilisation et recharge).
• Aider l’assistant(e) de la chaîne d’approvisionnement à examiner la rotation et la répartition équitable des véhicules de location sur le terrain et signaler tout écart constaté.
• Contribuer à la bonne gestion des déclarations de sinistres (incidents/accidents) et à la négociation des indemnités d’assurance. 
• Consolider les achats liés à la flotte (pneus, par exemple) pour l’ensemble des bureaux de terrain et les partager avec le service des achats pour traitement groupé. 
Biens
• Avec l’aide du coordinateur de la chaîne d’approvisionnement, contribuer à l’étiquetage des nouveaux biens et à la mise à jour du registre des biens.
• S’assurer que le personnel auquel de nouveaux biens sont affectés a signé le formulaire de sortie de matériel et que celui-ci est archivé. 

ProSave et Approvisionnement 
• Assistance à la création de catalogues provisoires pour importation dans ProSave
• Compilation des contrats de fourniture signés et transmission au responsable de la chaîne d’approvisionnement pour importation dans ProSave
• Assistance à l’enregistrement des fournisseurs dans ProSave
• Obtention de devis ou d’offres de fournisseurs, sous la supervision des responsables et assistants de la chaîne d’approvisionnement, dans le respect des seuils et de la politique d’approvisionnement
• Réalisation d’analyses concurrentielles des offres et obtention des approbations requises conformément au manuel de la chaîne d’approvisionnement

• Apporter un soutien au traitement des paiements de factures, s’assurer que toutes les étapes de la liste de contrôle des achats ont été complétées et la transmettre au responsable principal des achats pour examen et partage avec le service financier.

Systèmes de classement
• S’assurer que tous les documents, politiques, dérogations et contrats relatifs à la chaîne d’approvisionnement sont correctement classés dans les dossiers d’approvisionnement ouverts et fermés, par ordre numérique.
• S’assurer que tous les formulaires de sortie d’actifs sont correctement classés et facilement accessibles.
• S’assurer que tous les rapports de vérification d’actifs signés sont bien classés.  
• S’assurer que toutes les listes de distribution signées par les bénéficiaires et les certificats de don sont correctement classés.

COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (Nos valeurs en pratique)
Responsabilité :
• Assume la responsabilité de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation des objectifs et de l’exemplarité des valeurs de Save the Children.
• Responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’accomplissement de leurs responsabilités, en leur laissant la liberté de travailler comme ils l’entendent, en leur fournissant le développement nécessaire à l’amélioration de leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées en cas de résultats non atteints.
Ambition :
• Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants (pour lui-même et son équipe), prend en charge son propre développement personnel et encourage les autres à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres.
• Tourné vers l’avenir, pense de manière stratégique.
Collaboration :
• Établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.
• Valorise la diversité, la considérant comme un atout concurrentiel.
• Accessible, à l’écoute, facile d’accès.
Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
. • Prêt à prendre des risques mesurés.
Intégrité :
• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
• Diplôme universitaire ou équivalent et formation professionnelle en gestion de la chaîne d’approvisionnement 
• Au moins 3 à 6 mois d’expérience dans les domaines de la chaîne d’approvisionnement (achats, entreposage et logistique)
• Avoir effectué avec succès un stage en entreprise
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication, notamment en matière d’influence et de négociation 
• Grande sensibilité interculturelle et capacité à travailler efficacement dans un environnement international avec des personnes de cultures et d’horizons divers
• Forte orientation résultats et engagement 
• Maîtrise d’Excel, Word et Outlook
• Sens aigu de l’éthique professionnelle
• Maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
• Adhésion aux valeurs de Save the Children

Égalité des chances
: Le/la titulaire du poste est tenu(e) d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
Protection de l’enfance :
La sécurité des enfants étant notre priorité, notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, témoigne de notre engagement à les protéger contre toute forme de maltraitance.
Santé et sécurité
: Le/la titulaire du poste est tenu(e) d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.