Save the Children est une ONG qui défend les droits de l’enfant à travers le monde. Cette organisation se présente comme « le plus grand mouvement mondial indépendant œuvrant pour les enfants ».
SAUVEGARDE :
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants et/ou des jeunes soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) soit intensifs (par exemple quatre jours en un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes nationaux ; ou visitez les programmes nationaux ; ou parce qu’ils sont responsables de la mise en œuvre du processus de contrôle/vérification par la police.
Les candidates sont fortement encouragées à postuler.
OBJECTIF DU RÔLE : La région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre (AOC) dispose d’un bureau régional (RO) à Dakar. Le rôle principal du bureau régional est de soutenir les neuf bureaux de pays de la région, tout en gérant également certains programmes régionaux. Il y a deux agents financiers du RO ; entre eux, ils organisent les paiements, la comptabilité, les procédures de fin de mois, supervisent la gestion de la petite caisse et exécutent les procédures financières générales.
PORTÉE DU RÔLE :
Relève de : LÔ Papa Mouhamadou
Effectif rattaché à ce poste : N/A
Dimensions : Le Bureau Régional dispose d’un budget annuel d’environ 10 millions de dollars et d’environ 100 collaborateurs, basés principalement à Dakar et dans les pays d’AOO.
GAMME DE SALAIRE BRUT ANNUEL : L’offre sera basée sur l’expérience, la disponibilité des fonds et l’équité interne.
DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ :
Le stagiaire archiviste financier a la responsabilité de soutenir l’archivage (physique et électronique) de tous les documents financiers et de fournir un soutien occasionnel sur la gestion de la caisse enregistreuse et de la banque.
Archivage
- Collecter et contrôler les archives physiques et électroniques existantes au sein de Finance.
- Maintenir le classement des pièces comptables mensuelles, des journaux, des feuilles de calcul et d’autres documents financiers.
- Le stagiaire sera chargé d’assister l’équipe financière du bureau régional dans l’archivage, la gestion de la documentation et la gestion des archives.
- Le stagiaire sera également responsable de la vérification, de la codification, du classement et de la recherche de documents et de toutes autres activités concernant la gestion des archives et de la documentation.
- Y compris le dépôt électronique des contrats de location, des contrats de conseil et de tout autre type de pièces à classer et archiver.
- Archivage physique/électronique et classement de la documentation présente et non encore archivée.
- Inventorier et codifier le contenu des documents archivés en développant des instruments de recherche ou de codification pour faciliter l’archivage physique et électronique.
- Préserver et protéger les documents archivés pour une diffusion ultérieure.
Aide financière
- Tenir des registres papier précis et complets de tous les documents financiers ; déposer les lettres de virement bancaire à la banque et retirer les chèques ; Mettez à jour quotidiennement le journal bancaire avec les paiements.
- Support sur demande, gestion de la petite caisse, comptabilité des transactions financières, inscription dans Agresso, et toutes tâches connexes ou autres responsabilités requises par son superviseur.
Audit
- Recherchez et organisez les documents pour les audits statutaires, internes et des donateurs.
- Assurer la liaison avec les auditeurs pour les questions, les procédures d’audit, etc.
- Assurez-vous que tous les documents financiers sont numérisés et enregistrés sur SharePoint.
Responsabilités professionnelles supplémentaires
Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans la limite du raisonnable compte tenu de son niveau de compétences et d’expérience.
COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique )
Responsabilité:
- se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources et de la réalisation et du modèle des valeurs de Save the Children.
- tient l’équipe et les partenaires responsables de s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté de s’acquitter de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer les performances et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
- se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
- partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle mondiale.
Collaboration:
- établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres, ses partenaires externes et ses partisans.
- la diversité des valeurs la considère comme une source de force concurrentielle.
- accessible, à l’écoute et avec qui il est facile de parler.
La créativité:
- développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes.
- prêt à prendre des risques disciplinés.
Intégrité:
- honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; et fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité.
QUALIFICATIONS
- Un diplôme de premier cycle ou d’études supérieures en documentation ou équivalent, en bibliothéconomie ou en archivistique (avec expérience en finance et comptabilité); L’informatique.
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
- Une expérience en archivage administratif de 0 à 6 mois est obligatoire.
- Maîtrise du français parlé et écrit ; L’anglais est un atout.
- Connaissance des outils informatiques (word, excel, base de données, SharePoint, réseau, internet, Outlook, etc… tout autre logiciel important dans le cadre du travail des ONG).
- Être disponible et motivé pour travailler avec Save the Children.
- Être capable de travailler en mode projet et être professionnel.
- Capacité à gérer le stress et à travailler dans des conditions difficiles.
- Compétences organisationnelles, capacités de travail en équipe, empathie et flexibilité.
Opportunités égales
Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
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