Depuis 1980, Médecins du Monde intervient en France et à l’International pour garantir un accès universel et durable aux soins. Médecins du Monde est un mouvement international indépendant de militants actifs qui soignent, témoignent et accompagnent le changement social.
KPMG recrute plusieurs stagiaires (03 Octobre 2023)
LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS
Le/La Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration travaille: Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Responsable des Ressources Humaines (RH). En lien fonctionnel avec l’équipe administrative et logistique.
DUREE DU STAGE ET COACHING
Deux (02) mois dix-huit (18) jours jusqu’au 31/12/2023☐ Date d’embauche probable : 18/10/ 2023 Le/La Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration bénéficiera d’une formation sur la gestion administrative des Ressources Humaines; Le/La Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration bénéficiera d’un coaching sur la gestion administrative des Ressources Humaines d’une ONG.
OBJECTIFS DU STAGE
Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable des Ressources Humaines, le/la Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration apporte un appui au département des Ressources humaines et de l’Administration.
OBJECTIFS DU STAGE
Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable des Ressources Humaines, le/la Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration apporte un appui au département des Ressources humaines et de l’Administration.
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES Tâches:
1. Gestion administrative des Ressources Humaines nationales;
-Classe les déclarations fiscales et sociales et leurs règlements faits;
-Transmet les courriers d’intégration du personnel dans l’assurance santé/vie avec accusé de réception;
-Classe les courriers et leurs accusés de réception, tous documents à archiver;
-Met à disposition les formulaires, oriente pour le remplissage, et collecte les formulaires remplis pour transmission au/à la Responsable des RH;
-Classe les dossiers de demandes de remboursement transmis;
-Transmet avec accusé de réception l’état actualisé du personnel au Ministère des Affaires Etrangères (MAE);
-Classe les états transmis avec les accusés de réception;
-Transmet les lettres d’information d’arrivées ou départs du personnel expatriés avec accusés de réception au MAE;
-Classe les courriers avec les accusés de réception;
Fait les copies des dossiers de demande de renouvellement de visas spéciaux à transmettre aux autorités compétentes;
-Classe les dossiers de demandes de remboursement transmis;
-Transmet avec accusé de réception l’état actualisé du personnel au Ministère des Affaires Etrangères (MAE);
-Classe les états transmis avec les accusés de réception;
-Transmet les lettres d’information d’arrivées ou départs du personnel expatriés avec accusés de réception au MAE;
-Classe les courriers avec les accusés de réception;
-Fait les copies des dossiers de demande de renouvellement de visas spéciaux à transmettre aux autorités compétentes;
-Met à jour le fichier de suivi de renouvellement des visas et des cartes de long séjour;
-Actualise régulièrement les fiches contacts et emails adressés du staff.
2. Gestion des procédures RH
-Transmet les nouvelles politiques, celles révisées et adoptées au staff et recueille les accusés de réception pour archivage;
-Met à jour le fichier des personnes contacts du staff après recrutement du nouveau staff.
-Vérifie le dossier du nouveau staff, crée son dossier, les scanne et les archive physiquement et électroniquement.
3. Gestion
administrative/Secrétariat
-Classe les contrats de prestation;
-Imprime les contrats;
-Classe les contrats de prestation assurance;
-Réceptionne les courriers arrivés sur les supports papiers et les transmet à la Responsable RH;
-Imprime et affiche les documents internes et externes ;
Prend et transfère les appels téléphoniques entrants;
-Note et transmet les messages pour les destinataires;
-Transmet les documents aux destinataires à la demande.
4. Gestion des délégués du personnel/comité santé;
-Appuie l’Assistante RH dans la préparation de la salle de réunion pour la tenue des réunions du comité santé;
– Prépare la salle pour l’organisation des élections des délégués du personnel et des formations spécifiques liées à leurs fonctions et la tenue des réunions mensuelles des délégués avec la coordination.
4. Gestion des délégués du personnel/comité santé;
-Appuie l’Assistante RH dans la préparation de la salle de réunion pour la tenue des réunions du comité santé;
-Prépare la salle pour l’organisation des élections des délégués du personnel et des formations spécifiques liées à leurs fonctions et la tenue des réunions mensuelles des délégués avec la coordination.
5. Classement et archivage
-Vérifie l’existence des documents requis dans chaque dossier du personnel;
-Scanne les dossiers du staff;
-Distribue le memo de rappel des documents à fournir pour compléter le dossier du personnel aux concernés et faire le suivi;
-Collecte auprès du personnel et de l’administration et les insérer dans le dossier du personnel les documents manquants;
-Scanne les documents à la demande. NB: La liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d’autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme.
Par ailleurs, il est attendu de la part de le/la Stagiaire Assistant.e des Ressources Humaines & de l’Administration un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Les activités peuvent évoluer en fonction du contexte.
Profil du poste
Formation:
-Être titulaire d’un diplôme BAC +2 ou 3 en Ressources Humaines Qualifications requises:
-Justifier d’une expérience professionnelle minimum d’un (01) an dans le domaine des Ressources Humaines et en ONG.
Langues :
-Français impératif
-Anglais serait un atout.
Informatique : Très bonne maîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel, connaissance réseau minimum).
Qualités personnelles :
-Capacité à travailler en équipe;
-Organisé (e) et méthodique;
-Avoir une bonne capacité rédactionnelle;
-Minimum d’autonomie dans l’organisation du travail;
Flexibilité suivant les contraintes de la mission.
Dossiers de candidature
Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur dossier de candidature (Un curriculum vitae actualisé avec trois références et une lettre de motivation) à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde et envoyé par E-mail à l’adresse suivante :
[email protected] ou déposé sous pli fermé au bureau de Médecins du Monde sis à Abidjan Cocody -Danga Rue des massiques Villa 68 au plus tard le 12 octobre 2023 à 17 heures 00. Merci d’indiquer en objet de votre e-mail uniquement la mention » STAGIAIRE ASSISTANT.E DES RESSOURCES HUMAINES (RH) & DE L’ADMINISTRATION« . Médecins Du Monde se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures, en raison de l’urgence du besoin.
