Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain, recrute.
Contexte du poste et principaux enjeux
Le.a stagiaire finance travaille sous la supervision de l’équipe finance à Bamako. Cette description de poste est principalement axée sur l’archivage et la digitalisation mais le.a stagiaire finance à Bamako pourra, en fonction des besoins du département, être amené.e à travailler sur tous sujets finance qui semblent nécessaire à ses superviseurs hiérarchiques.
| Relations Hiérarchiques
Sous l’autorité de : – Responsable finances Acted Mali.
Responsable de : – N/A. |
Relations Fonctionnelles
Relations internes : – Responsable finances Acted Mali.
Relations externes : – N/A.
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Objectifs
L’objectif est de travailler à 80% sur l’archivage, la digitalisation et la conformité et à 20% en support au caissier en capitale. Ces % seront amenés à évoluer en fonction des urgences, des besoins de formation et des besoins du département.
OBJECTIFS/ FONCTIONS
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Archivage et Digitalisation des pièces comptables :
-Archivage physique des pièces comptables de la mission et de leur remontée à Bamako (et classage et organisation des archives),
-Contrôle de l’archivage digital des pièces comptables par les bases,
-Responsable de l’archivage digital des pièces comptables de Bamako,
-Responsable de la tenue et de la mise à jour de l’outil « Suivi des cases rouges » et de la remontée d’alerte sur les documents manquants.
2. Vérification de la conformité des dossiers des bases avant archivage
-Vérification des classeurs à leur arrivée : SAGA doit concorder sur les dépenses, numéros de pièce, codes comptables, code tiers et allocations budgétaires;
-Formation à prévoir sur les procédures comptables finance d’ACTED;
-Suivi des dossiers et des réallocations faites en capitale pour correction des vouchers en temps réel;
-A terme, vérification de la conformité des pièces à leur arrivée : formation à prévoir sur les procédures logistiques, RH, TC avec les départements.
Support Caisse Bamako et au département finance
Assister l’assistant finance caisse sur ses tâches quotidiennes compte tenu du volume de paiements qui se font depuis Bamako :
Formation sur la réalisation des vouchers : notamment support sur le paiement des journaliers, paiements des loyers, paiements des perdiems et FA, paiements des perdiems nationaux…
Support aux audits en lien avec l’équipe T&C et le reste de l’équipe finance.
Indicateurs Clés de Performance:
-Tous les dossiers de paiement de Bamako sont sur archives 2.0, au plus tard le dernier jour du mois M+2,
-Les alertes sur le suivi de l’archivage digital et physique des bases sont faites au reste de l’équipe finances,
-Le « suivi des cases rouges » est tenu mensuellement,
-Les corrections à apporter sur les dossiers/dans la comptabilité sont signalées,
-Du temps est gagné pour le caissier pour s’investir dans de nouvelles tâches (la tenue de SAGA, la mise en ligne des paiements…).
Qualifications et compétences techniques requises
-Diplôme : Avoir le niveau de formation d’au moins BAC+3 en finance, comptabilité et gestion ou tout autre diplôme équivalent ;
-Maitrise des logiciels informatiques bureautiques
-Capacité à s’intégrer facilement dans une équipe de travail et à respecter les procédures et le codes de conduite d acted.
-Autonomie, indépendance, anticipation et flexibilité ;
-Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
-Etre âgé d’au moins 21 ans;
-Être de nationalité malienne
-Être résident à Bamako.
Conditions et avantages
a) Conditions :
Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.
b) Lieu de travail :
Ce poste est basé à Bamako ; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED ;
Pour postuler
Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.
HR-N3 Formulaire de candidature à un
Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 20 juin 2024 à 17h00, avec en référence STAG-FIN-BKO-06-2024 dans l’objet à l’adresse suivante :
– Par e-mail : [email protected]
– Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085.
– Ou au bureau d’Acted-Mali à Bamako.
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acted a une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (EAS-H).
Tous les candidats seront soumis à des prises de références satisfaisantes et à des contrôles conformément aux valeurs et aux principes d’acted.
Le candidat qui se verra offrir un emploi signera le Code de conduite et les politiques connexes dans le cadre de son contrat de travail. Tout manquement aux obligations inscrites dans ces documents pourra entraîner une rupture anticipée de la relation du travail.
NB :
-Aucune candidature ne sera retenue sans remplir les conditions ci-dessus.
-Les dossiers remis ne seront pas restitués.
-Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
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