Détails du poste
PORTÉE:
Type d’emploi : Contrat – Temps plein
Statut du poste : Réservé aux ressortissants nationaux.
Durée : 4 mois
Emplacements: 1
Localisation : FCT, Abuja.
RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :
Responsabilité professionnelle n°1 : Accueillir et répondre à tous les visiteurs, courriers et appels
- Recevoir les visiteurs et les orienter de manière appropriée
- Fournir une interface entre les correspondances d’autres organisations et CARE Nigeria
- Gérer tous les appels entrants et sortants de manière professionnelle
- Recevez le courrier et les colis et assurez-vous qu’ils sont expédiés correctement et sans délai.
- Enregistrez tous les appels et courriers entrants et sortants, ainsi que toute autre correspondance.
- Recevoir et transmettre toutes les candidatures à des fins de recrutement.
- Aider les nouveaux candidats qui arrivent dans l’immeuble à postuler à des postes ou à être interviewés.
- Tenir à jour les registres et les fichiers de toutes les livraisons à CARE Nigeria
- Répondre aux questions et traiter les plaintes
Responsabilité du poste n°2 : Gestion de la réception et des salles de réunion
- Gardez la réception propre, présentable et sans encombrement
- Aider le bureau administratif à gérer l’utilisation des salles de réunion afin de garantir qu’il n’y ait pas de conflits en tenant un calendrier des salles de réunion pour réserver toutes les réunions.
- Assurez-vous que tous les documents de visibilité pertinents sont affichés à la réception pour les visiteurs
- Gérer tous les accès au bureau pour les visiteurs et signaler tout problème lié au contrôle d’accès au superviseur
Responsabilité professionnelle n° 3 : Tâche administrative
- Aider à fournir un soutien logistique pour toutes les réunions et ateliers
- Développer un système de notation du courrier reçu par le directeur du pays pour permettre une récupération facile
- Soutenir les processus de base des systèmes d’administration et d’approvisionnement pour faciliter une gestion efficace des fournisseurs
- Soutenir l’équipe d’exploitation dans la configuration et la gestion des fournisseurs.
- Gérer le magasin et s’assurer que les contrôles internes sont en place et suivis à tout moment.
- Maintenir et mettre à jour quotidiennement la liste d’inventaire de la papeterie et veiller à ce que le réapprovisionnement soit effectué en conséquence.
- Aider l’administrateur à gérer les stocks et les inventaires sur l’application OSS
- Aider l’agent administratif à garantir l’utilisation correcte du matériel de bureau, l’entretien, les réparations et à garantir le maintien des contrôles.
- Fournir un soutien de secours au personnel de soutien du programme dans le travail de bureau général.
- Aider l’agent administratif à organiser les fournitures nécessaires aux événements tels que les formations, les ateliers, les séminaires, les réunions, etc. (papeterie, rafraîchissements, déjeuner, etc.)
- Aider l’agent administratif à toujours garantir un environnement de travail propre et efficace.
- Aider le bureau administratif à mettre à jour les outils de suivi des vols et l’empreinte carbone
- Maintenir et mettre à jour toutes les listes de contacts de CARE (contacts du personnel, des donateurs et des partenaires si nécessaire)
- Soutenir l’agent administratif dans la réservation de billets d’avion nationaux et internationaux.
- Assister l’agent administratif dans les réservations d’hôtel
Autres responsabilités :
- Autres responsabilités assignées
- Contribuer aux efforts de mobilisation des ressources de CARE
