Le PNUD est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui plaide en faveur du développement durable, de la croissance inclusive et du renforcement de la résilience. Avec une présence dans plus de 170 pays, le PNUD aide les pays à trouver des solutions locales à des défis complexes en matière de développement.
Arrière-plan
Sous la direction et la supervision de l’adjoint administratif, le stagiaire administratif apporte son soutien aux opérations du bureau en effectuant divers processus administratifs, garantissant un travail de haute qualité et précis. Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays et d’autres agences des Nations Unies afin d’échanger des informations et d’assurer une prestation de services cohérente.
Fonctions et responsabilités
Appui à la mise en œuvre de stratégies opérationnelles , axées sur l’atteinte des résultats suivants :
- Transmission diligente des documents dans divers centres et unités de traitement ;
- Cartographie et suivi des dossiers traités avec la mise en place de SOP ;
- Fourniture de contributions à la préparation de plans de travail administratifs axés sur les résultats.
Appui au fonctionnement efficace et efficient de l’unité administrative en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :
- Participation efficace aux réunions et fourniture d’un soutien à la rédaction de rapports par la prise de notes ;
- Compilation et préparation de supports de présentation, d’informations de base et de documentation pour les réunions et les missions ;
- Numérisation de documents (demandes de service, exonérations, accréditations etc) ;
- Mise à jour de l’outil de suivi avec des informations récentes sur l’état des processus ;
- Services de liaison et de suivi des dossiers auprès des administrations partenaires (MINREX, MINFI, MINTRANSPORTS et DGSN, etc.).
Soutenir un soutien administratif et logistique efficace , en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Collecte de données relatives aux expéditions pour l’Organisation et les agences administrées ;
- Vérification de l’exhaustivité des documents administratifs de la flotte ;
- Suivi des dossiers d’exonération auprès de l’administration partenaire ;
- Suivi de la livraison des expéditions et signalement des difficultés rencontrées ;
- Assurer le suivi des demandes traitées de visas, cartes consulaires et autres accréditations ;
- Soutien administratif aux ateliers, retraites et réunions;
- Collecte et examen des données concernant les services communs ;
- Suivi de l’efficacité des chauffeurs assignés aux courses officielles ;
- Aider les conducteurs à mettre à jour le journal de bord du véhicule (déplacements quotidiens, consommation de carburant et entretien) ;
- Assistance à la préparation du budget administratif et à la mise en place d’un plan d’approvisionnement.
Soutien à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Collecte de données sur les feuilles de garde pour chaque bureau pour la déclaration des actifs ;
- Vérification et mise à jour des besoins d’étiquetage des actifs ;
- Prestation de soutien aux services de maintenance des locaux communs.
Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein du CO, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
- Participation à la formation du personnel des opérations/projets sur les Opérations Administratives ;
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Compétences
Compétences et expérience requises
Éducation :
a) Être inscrit à un baccalauréat ou à une maîtrise en sciences sociales, en administration, en logistique ou dans un domaine connexe est requis.
b) Avoir récemment (au cours de la dernière année) obtenu un diplôme universitaire (tel que défini au point (a) ci-dessus).
c) La maîtrise du français ou de l’anglais est requise.
d) La maîtrise secondaire d’une des deux langues susmentionnées est un atout.
Expérience :
L’expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) est un atout.
Expérience dans la gestion de systèmes de gestion web (un atout ).
Connaissance des procédures douanières, un atout
La connaissance des procédures du MINREX (procédure de demande de visa, protocole, correspondances diplomatiques…) est un atout.
