Le programme de stages vise à attirer des étudiants et des diplômés talentueux qui s’intéressent particulièrement aux domaines en rapport avec les programmes et activités de l’OIM ou dont les études ont porté sur ces domaines. Les stagiaires doivent être âgés de 20 à 36 ans et avoir moins de deux ans d’expérience professionnelle pertinente.
En général, le programme de stages vise à attirer des étudiants et des diplômés talentueux qui :
a) ont un intérêt particulier pour les domaines liés aux programmes et activités de l’OIM ou leurs études ont porté sur ces domaines ;
b) sont titulaires d’une bourse pour effectuer des stages dans des organisations internationales et/ou pour qui un stage est nécessaire pour terminer leurs études ; ou
c) sont parrainés par des institutions gouvernementales/non gouvernementales et/ou des universités pour travailler dans des domaines spécifiques intéressant à la fois l’OIM et le parrain.
d) sont soit inscrits en dernière année universitaire d’un premier programme d’études universitaires (niveau licence minimum ou équivalent) soit ont obtenu leur diplôme au cours des 12 derniers mois.
e) ont entre 20 et 36 ans.
Informations générales
Le/la Stagiaire Administratif, sous la supervision directe du Resources Management Officer (RMO), est chargé(e) de tenir les responsabilités liées à la tenue de la caisse de menus dépenses, des tâches administratives et de toutes autres tâches entrant dans le bon fonctionnement du Bureau, qui lui sera confié.
Responsabilités
Surveillance
- Agent de gestion des ressources
Objectifs d’apprentissage
- Tenir les responsabilités liées à la tenue de la caisse de menus dépenses, des tâches administratives et de toutes autres tâches entrant dans le bon fonctionnement du Bureau, qui lui sera confié
Composantes de formation et éléments d’apprentissage
A ce titre, le/la Stagiaire sera chargé/e d’exécuter les tâches et responsabilités suivantes :
- Tenir la caisse de menus dépenses et effectuer toutes les transactions (hors SAP) y afférentes dans le respect des procédures internes de l’organisation ;
- S’assurer de la présence physique des pièces jointes et vérifier leur conformité avant tout décaissement ;
- Transmettre toutes les pièces justificatives à l’Assistant de Trésorerie en charge (Celui du Togo en l’espèce) accompagnée des demandes de paiement pour affichage dans SAP avant chaque décaissement ;
- S’assurer de la signature par le fournisseur ou le personnel des reçus de paiement ;
- Tenir à jour le fichier retraçant toutes les opérations effectuées ;
- Transmettre le rapport journalier au chargé de bureau ;
- Réceptionner, classer et archiver les documents reçus et en assurer une gestion rigoureuse ;
- Préparer la fiche de demande de fonds pour le réapprovisionnement de la caisse ;
- Assurer la réception et le dépôt des courriers dans les structures externes puis du partage des décharges avec le personnel en charge de son suivi ;
- Assurer la distribution à l’interne après affectation par le chef de bureau au département/staff des courriers arrivés ;
- Assurer l’archivage électronique et physique de tous les documents financiers et administratifs ;
- Accueillir et orienter les usagers du Bureau ;
- Appuyer dans l’organisation des réunions, rencontres et activités du Bureau ;
- S’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par le superviseur ou le chargé de bureau.
Qualifications
Éducation
xxx Ajouter les détails xxx
Expérience
xxx Ajouter les détails xxx
Langues
Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.
La maîtrise de la ou des langues requises sera spécifiquement évaluée au cours du processus de sélection, qui pourra inclure des évaluations écrites et/ou orales.
