L’UNOPS, branche opérationnelle des Nations Unies, soutient la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD) en mettant en œuvre avec succès les projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier.
C’est dans ce cadre que l’UNOPS recrute un stagiaire aux achats pour appuyer le département.
Responsabilités fonctionnelles
Sous l’autorité globale de la spécialiste aux achats, le/la Stagiaire assumera les tâches suivantes :
1. Appuyer à la mise en œuvre du service des achats en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Faire un suivi régulier de l’archivage de toutes les correspondances selon les règlements de l’UNOPS,
- Assister la spécialiste aux achats pour le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés,
- Assister la spécialiste aux achats à définir le plan de passation de marchés (PPM), en commun accord avec l’équipe technique,
- Assister la spécialiste aux achats pour le suivi du processus de passation des marchés, AO avec les règles et les règlements de l’UNOPS,
- Assister la spécialiste aux achats pour l’élaboration des dossiers techniques de sollicitation des marchés des travaux, y compris la rédaction des dossiers d’appels d’offres, des mémoires des travaux et des prescriptions techniques,
- Participer à l’organisation des visites de sites pendant la période de sollicitation afin d’orienter les soumissionnaires sur les conditions de site,
- Assister l’associée aux achats dans le processus de recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour tous les services d’achats rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences,
- Participer à la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégie de l’UNOPS,
2. Soutenir le processus de gestion des contrats et de l’approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Assister la spécialiste aux achats pour la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement,
- Assister la spécialiste aux achats dans le processus d’approvisionnement notamment la préparation des documents de consultations (RFQ, ITB, ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication,
- Assistant à la rédaction des documents contractuels,
- Assister au développement d’une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.
3. Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assister à l’élaboration des plans d’achats du bureau et/ou projets et suivre leur exécution,
- Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement,
- Assistant à la préparation des lettres, notes de services etc…
- Assister les projets et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait,
- Veiller au rangement physique et numérique des pièces justificatives,
- Assister dans le partage des connaissances au sein du Bureau /projet pour atteindre les résultats suivants :
- Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d’achats,
- Contribution aux réseaux de connaissances et communautés pratiques
- Réaliser toute activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.
Formation
- Être inscrit à un programme d’études universitaires tel que la Licence, la Maîtrise ou le Ph.D en Administration, Gestion des Achats ou toute autre discipline similaire.
Ou
- Avoir obtenu un diplôme équivalent à la Licence, à la Maîtrise ou encore au Ph.D dans trois années précédant la date de la candidature.
Expérience
- Aucune expérience de travail antérieure n’est pas requise.
- Une expérience préalable dans le domaine de la gestion des achats et/ou de l’administration serait un atout.
- Avoir une connaissance des applications Google Suite est un atout.
Langues
- Maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit
- La maîtrise intermédiaire de l’ anglais parlé, lu et écrit
- La maîtrise intermédiaire de l’ arabe parlé, lu et écrit
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Démontrer une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorder la priorité aux bénéficiaires. Forger et entretenir des relations externes fortes et constituer un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
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Évaluez les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopter une approche neutre et rationnelle pour calculer les risques. Appliquer l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
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Établir efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
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Traité tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répondre à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
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Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adaptez efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. |
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Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
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Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agir en tant qu’exemple positif de leadership, motiver, diriger et inspirer les autres à réussir, utiliser des styles de leadership appropriés. |
Type de contrat : Stage
Niveau du contrat : N/A
Durée du contrat : 6 mois
