Stagiaire Service Support
Closing date : 10-Jun-2022
Posting Start Date : 27-May-2022
Location : SENEGAL
Duty Station : Sahel Country Cluster, Dakar
A propos de l’IFRC
Job Purpose
Le stagiaire travaillera en étroite collaboration avec les départements finance et administration mais également tous les autres départements support selon le besoin (l’appui au traitement des dossiers entrées et sorties, la tenue des archives après chaque clôture, le classements, le suivi des paiements etc.)
Job Duties and Responsibilities
Appui Finance :
- En charge de la réception, enregistrement, l’organisation et contrôle partiel des dossiers achemines à la Finance ; demande de paiements des prestataires et staff, demande de transferts des sociétés nationales (SN) ou tout autre demande de validation finance etc…
- Être en mesure de bien saisir les demandes de paiements bancaires déjà approuvées / validées dans un journal de banque(brouillard) et capable de bien gérer efficacement une petite caisse en gardant le journal de caisse à jour en faisant des décomptes journaliers, selon les procédures de la FICR.;
- Faire les saisies comptables dans un Journal Excel (Coda-XL) pour enregistrement dans le système compta tous les journaux ; factures (SPI), paiements bancaires et caisses (PBN, POF) et les avances opérationnelles du staff et SN (WAD, WANS) conformément aux procédures de là FICR.
- S’assurer une bonne liaison entre les fournisseurs/demandeur et la Finance. S’assurer de bien coordonner avec la flotte tous les aspects courriers des Services Supports entre la FICR, les fournisseurs et nos partenaires.
- S’assurer de faire un bon suivi quant aux documents de clôture mensuel, en les révisant avant de les acheminer à l’Archiviste pour archivage et acheminer au bureau régional.
Job Duties and Responsibilities (continued)
Appui Administratif
- Assister à la gestion quotidienne de l’Administration du Bureau et des Appartements ; suivie des travaux et réparation nécessaire a effectuer sur l’ensemble des bâtiments occupes par FICR.
- Assurer le suivi des factures d’eau et d’électricité, internet, loyer etc … sont acheminées a temps et les soumettre pour enregistrement et paiement.
- Être en mesure d’aider à la gestion des équipements, matériels bureaux et stationnaires du bureau ; distributions sur demande, leur remplacement et établir les réquisitions nécessaires pour approvisionnements selon l’état de besoin.
- Gérer efficacement et mettre a jour le stock du bureau, en évitant rupture de stock, tout en vérifiant leur conditions et s’assurer de mettre en place les documents de réceptions (GRN) pour matériels achetés et s’assurer aussi que les entrées/sorties de matériels sont bien classées.
- Faire le classement de tous les documents administratifs, enregistrer et traiter les courriers destinés à l’Administration.
- Faire le suivi de tous contrats de prestations des services pour la FICR, s’assurer de bien suivre le statut des contrats d’assurance tous risques des domiciles et du bureau.
- En support à l’administration, assurer le suivi du traitement des réclamations des fournisseurs ou tiers. Support au RH dans le cadre du suivi CNSS (assurer le calcul et la déclaration des cotisations du personnel sous contrat FICR).
- Apte à donner un appui administratif a d’autres départements et/ou partenaires de la FICR – délocalisés dans d’autres bureaux (Dakar ou ailleurs).
Education
Niveau d’études universitaire dans les domaines de finance, comptabilité, science économique et/ou administration
Experience
Requis
- Au moins 1 an cumulé ou non d’expérience dans la gestion des archives, la comptabilité et la tenue des dossiers
- Expérience en matière de de comptabilité, d’interface comptable et de journaux comptables
- Expérience avec les équipements ITC, équipement de bureau, photocopieur industriel, scanner HD
- Des aptitudes en utilisation de logiciels financiers et Excel
Préféré
- Expérience dans une Organisation Non gouvernementale à caractère humanitaire et international
- Connaissance du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
Knowledge, Skills and Language
Requis
- Haut degré d’intégrité, de discrétion et de conduite personnelle
- Excellentes compétences en communication interpersonnelle et écrite
- Capacité à établir des priorités, à respecter les délais et à travailler sous pression
- Haut niveau d’attention aux détails
- Maitrise des outils informations (Tableur et Traitement de textes)
- Maitrise du français
Préféré
- Connaissance de l’anglais au niveau professionnel
Competencies and Values
National Society Relations-Diversity -Teamwork-Communication-Professionalism -Innovation !-Accountability
