Arrière-plan
Dans le cadre de l’échange avec les universités congolaises, le PNUD-RDC a été utile de donner l’opportunité à quatre étudiants de pouvoir faire un stage de 6 mois dans son Unité Ressources Financières – URF.
Les stagiaires à recruter travailleront sous la direction générale du Finance Analyst et du Program Finance Analyst du Bureau du PNUD en RDC
Ils seront opérationnels à Kinshasa pendant tout leur séjour de travail avec le PNUD RDC.
Fonctions et responsabilités
Objectifs :
1. Objectif général :
Assurer le suivi des paiements, procéder au classement des dossiers de paiement et à la numérisation de la documentation comptable et financière et déterminer sur la base des listes préétablies et des check-list les dossiers complets et les dossiers à compléter.
Appuyer l’administration et la gestion du Programme ainsi que la mise en application des stratégies opérationnelles
2. Objectifs spécifiques :
Classer toutes les factures ;
Numériser (scanner) toutes les factures ; finaliser, ainsi que les factures non numérisées ;
Faire le point sur les dossiers manquants (non trouvés au classement) ;
Faire le point des dossiers incomplets en indiquant les éléments à compléter sur la base des check-lists ;
Réaliser toute autre tâche en lien avec les présentes Termes de référence ;
Assurer le suivi des paiements ;
Appuyer le suivi des accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau ;
Appuyer sur la programmation optimale des ressources régulières attribuées par le siège ;
Appuyer la création des Award dans Quantum et également la soumission des accords de financement dans UNITY pour l’application des ressources des fonds Non Core ;
Appuyer sur l’analyse de la programmation et informer le Program Finance Analyst sur l’état de gestion des ressources ;
Appuyer le suivi de certification des CDR ;
Suivre les Coût non transformé.
Compétences
Sous la supervision directe du Finance Analyst et du Program Finance Analyste les stagiaires assumeront les tâches suivantes :
- Assurer le chargement des fichiers numérisés sur un répertoire dédié sur le SharePoint suivant la nomenclature retenue ;
- Identifier les dossiers des factures absentes du classement et dresser la liste y relative en conséquence ;
- Mettre à jour l’état de suivi des CDR ;
- Partager chaque semaine l’état de suivi des Coût non traité ;
- Assurer l’archivage physique des dossiers PMSU.
Livrables :
- Un dossier des factures est créé sur le SharePoint et les factures créées dans la période de référence sont numérisées et y sont archivées incluant les dossiers PMSU ;
- L’état du CDR mis à jour ;
- L’état des Coûts non traités consolidés ; partagé
- Le rapport final de la mission est partagé.
Compétences fondamentales :
- Démontrer une intégrité en se conforme aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
- Démontrer un engagement à la vision, la mission et les valeurs du PNUD ;
- Participer efficacement à un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres.
- Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active et proactive.
- Démontrer une sensibilité et une adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.
Compétences Fonctionnelle/Technique :
- Capacité à travailler sous pression ;
- Travaille activement pour un apprentissage personnel continu, exécute le plan de formation et met en application les nouvelles compétences acquises
- Démontrer une ouverture d’esprit au changement et la capacité à gérer des problèmes complexes.
- Autonomie, sens de l’initiative et de l’anticipation ;
- Forte capacité d’adaptation et de communication ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques ;
- Excellentes capacités de facilitation avec l’utilisation de certaines méthodes participatives.
Compétences et expérience requises
Éducation:
Les candidats au programme de stages du PNUD doivent, au moment de la demande, satisfaire à l’une des exigences suivantes :
- Être inscrit à un programme d’études supérieures (deuxième diplôme universitaire ou équivalent, ou supérieur) dans des domaines tels que l’audit, Sciences de la gestion ou des disciplines connexes ;
- Être inscrit à la dernière année universitaire d’un premier programme universitaire (niveau minimum de baccalauréat ou équivalent) dans des domaines tels que les finances, Comptabilité, Audit ou des disciplines connexes ;
- Avoir obtenu un diplôme universitaire (tel que défini ci-dessus) et, s’il est sélectionné, doit commencer le stage dans l’année suivante l’obtention de son diplôme.
Expérience :
- Connaissance dans le domaine de la comptabilité et des finances ;
- Connaissance du PNUD ou dans une société privée serait un atout.
Connaissance Informatique :
- Bonne connaissance des logiciels MS Word, Excel, etc.
Langue:
- Avoir une maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;
- Avoir une connaissance de langue nationale (Lingala).
Égalité des chances
En tant qu’employeur garantissant l’égalité des chances, le PNUD valorise la diversité, expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons. C’est pourquoi nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler. Nos décisions d’embauche sont fondées sur le mérite et l’adéquation au poste, sans discrimination.
Le PNUD s’engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s’épanouir et bénéficier d’opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité
Le PNUD ne tolère ni le harcèlement, ni le harcèlement sexuel, ni l’exploitation, ni la discrimination, ni l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles appropriés et sont tenus de respecter les normes et principes applicables.
