Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris (Shelter), Eau, Hygiène et Assainissement ( EHA/WASH), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement. Le Conseil norvégien pour les réfugiés (NRC) recrute pour ces 02 postes :
POSTE 1 : Chargé des finances (budgétisation et reporting)
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Rôle et responsabilités
Le Finance Officer (Budgeting and Reporting) a pour mission principale l’exécution des tâches liées à une bonne budgétisation et un bon suivi financier des projets mis en œuvre par NRC en RDC. Il appuie son superviseur dans les processus de budgétisation, d’analyse périodique des projets et de rapport financier conformément aux procédures de NRC, aux exigences des bailleurs en utilisant les outils et système de l’organisation.
Responsabilités générales :
- S’assure de l’adhésion aux politiques, manuels et directives du CNRC et au besoin des règles Bailleurs.
- Préparer périodiquement et soumettre à son superviseur des rapports d’avancement et d’autres documents d’analyse des projets.
- Assurer le classement approprié des documents financiers des projets.
- Met en œuvre les systèmes financiers, les routines et les procédures de NRC au niveau National,
- Remonte à son superviseur toute difficulté rencontrée lors de l’exécution de ses tâches et est force de proposition d’amélioration des processus, outils financiers et comptables.
- Exécute les tâches qui lui sont confiées par son superviseur.
- Participe aux travaux de clôture mensuelle de la comptabilité.
Responsabilités spécifiques
- Utiliser de façon adéquate les outils de suivi budgétaire et de rapportage du NRC afin de produire de façon périodique des analyses sur l’évolution des projets et appuyer les responsables de budget dans le suivi de leur budget respectif.
- Contribuer à l’archivage régulier des supports justificatifs et documents de projet dans le filing tree finance et s’assurer que ce dernier reste à jour.
- Contribuer à la vérification comptable des supports justificatifs des paiements, des distributions de trésorerie et autres dépenses des projets conformément aux procédures du CNRC et aux autres règles applicables.
- Contribuer aux activités de suivi financier des partenaires d’implémentation et suivre ces derniers dans le respect des délais de rapports, la clôture des points en attente.
- Préparer une première compilation des demandes de fonds sur les projets et les soumettre à son superviseur pour revue et approbation.
- Effectue périodiquement les rapprochements financiers et comptables (Banque, caisse, Restauration, UNHAS etc.…) pour une clôture mensuelle dans le temps et la mise en œuvre d’actions correctrices dans les délais.
- Contribuer aux travaux de clôture mensuelle par l’analyse et le nettoyage des comptes de bilan qui lui seront confiés par son superviseur.
- Contribuer au bon déroulement des audits projet et audits annuels en mettant à temps à disposition les informations comptables et financières demandées (supports justificatifs, États de rapprochement etc….).
- Identifier les erreurs d’allocation budgétaires des projets et proposer des mesures correctives.
- Apporte un appui et une orientation à l’équipe programme et support dans sur la réconciliation des livrables (RoD) ;
- Appuie l’équipe de conformité (compliance) dans la préparation des documents et dans le déroulement de l’audit des projets;
- Préparer mensuellement les rapports financiers des projets selon le format bailleur et le soumettre à son superviseur pour revue
- Préparer les analyses préliminaires sur l’évolution des consommations budgétaires des projets en cours, identifier les projets à risque et remonter ces observations à son superviseur pour prise d’action
- Préparer la consolidation, le suivi et l’affranchissement des salaires sur base du plan de dépenses salariales dans les délais requis.
- Préparer et soumettre à son superviseur dans le temps la répartition sur les projets des paiements mis en compte de bilan, et cela conformément aux plans des dépenses effectués par les différents détenteurs de Budget.
Critiques des interfaces
Par interface, le NRC fait référence aux processus et projets qui sont interreliés avec d’autres départements, unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont :
- Support : Coordinateur Financier, Responsable Financier, Responsable RH, Log Officer
- Support aux programmes : coordonnateurs des compétences clefs, Budget Holders
- Les partenaires des banques/FMI,
- Différents fournisseurs pour paiement et collègues qui font le terrain.
Ampleur du poste :
Parties prenantes : Les Banques, tiers fournisseurs, personnel NRC, ONG partenaires
Informations : Agresso
Légalité et/ou conformité institutionnelle : SOPs et procédures de NRC
- Compétences
1. Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales :
- Expérience professionnelle comme Officier dans une fonction support dans un contexte humanitaire et avec des responsabilités similaires à ce présent descriptif de poste
- Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
- Résultats constatés sur les responsabilités du poste.
- Bonne connaissance des règles des bailleurs tels que UNICEF, UNHCR, NMFA,ECHO, EU, SIDA, BHA, FH
- Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels.
- L’Anglais serait un atout.
- Au minimum 2 années d’expérience à un poste similaire.
Contexte, connaissances, habiletés et expériences spécifiques :
- Avoir un diplôme universitaire en comptabilité, sciences de gestion, management et sciences économiques
- Connaissance du système financier congolais.
- Maîtrise des logiciels Microsoft Excel et Word.
- Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit
2. Compétences comportementales :
Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :
- Gérer les environnements peu sûrs
- Planifier et obtenir des résultats
- Autonomiser et renforcer la confiance
- Communiquer de façon respectueuse et impactante.
- Gestion des performances
Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances sera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.
Les documents suivants seront utilisés :
- Description du poste
- Plan de travail et de développement de l’employé
- Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
- Modèle du bilan des performances de fin de contrat
- Référentiel des compétences
« Toute candidature postée en retard ne sera pas prise en considération, les dossiers papiers en dur ne sont pas reçus ».
Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.
« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »
POSTE 2 : Chargé des Finances (Comptabilité)
- Rôle et responsabilités
Le Finance Officer a pour principale mission l’exécution quotidienne des taches relatives à la finance-comptabilité, à savoir entre autres, l’enregistrement des transactions, le suivi quotidien des paiements, la verification des supports justificatifs, l’établissement des rapprochements financiers necessaires aux rapportages périodiques, l’archivage correct des documents supports physiques et électroniques etc.
Responsabilités générales :
- S’assure de l’adhérence aux politiques, manuels et directives NRC.
- S’assure de la comptabilisation au jour le jour des transactions qu’il traite
- Vérifie rigoureusement les supports justificatifs qui lui sont soumis conformément aux procédures, SOP et toutes directives de NRC.
- Veille à un archivage physique et électronique correct des supports justificatifs
- Remonte à son superviseur toute difficulté rencontrée lors de l’exécution de ses taches et est force de proposition d’amélioration des processus, outils financiers et comptables
- Contribue aux rapprochements des comptes bancaires et des caisses.
- Exécute des taches financieres et comptables qui lui sont confiées par son superviseur.
Responsabilités spécifiques
- Utilise de façon adéquate les outils de comptabilisation des dépenses (POSTBACK etc..) et vérifie que les informations contenues dans ces outils sont conformes aux supports justificatifs vérifiés;
- Contribue à l’archivage régulier des supports justificatifs en s’assurant que pour l’archivage électronique, les supports justificatifs de la période mensuelle X sont correctement archivés sur filing tree au plus tard à la periode X+1
- Effectue régulièrement (au moins une fois par mois) des visites à la salle d’archivage et s’assure du correct rangement physique des supports justificatifs au cours de l’année.
- Met systématiquement à jour et cela de façon hebdomadaire, le dossier électronique (sharepoint) des paiements nécessitant la consultation des autres départements (Logistique, HR).
- Vérifie rigoureusement les supports justificatifs des paiements en se referant au minimum standard de NRC à la table d’autorisation et autres procédures applicables
- Prépare et soumet à son superviseur dans le temps la distribution sur les projets des paiements mis en compte de bilan, et cela conformément aux plans des dépenses effectués par les différents détenteurs de Budget.
- Effectue periodiquement les rapprochements financiers et comptables (Banque, caisse, Restauration, UNHAS etc…) pour une cloture mensuelle dans le temps et la mise en oeuvre d’actions correctives dans les délais.
- Contribue aux travaux de clôture mensuelle par l’analyse et le nettoyage des comptes de bilan qui lui sont confiés par son superviseur
- Contribue au bon déroulement des audits projet et audits annuels en mettant à temps à disposition les informations comptables et financières demandées (supports justificatifs, Etats de rapprochement etc….)
- Contribue à la vérification financière des états de déclaration des impots et taxes mensuels et annuels.
Critiques des interfaces
Par interface, le NRC réfère aux processus et projets qui sont interreliés avec d’autres départements, unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont :
- Support : Coordinateur Financier, Responsable Financier, Responsable RH, Log Officer
- Support aux programmes : coordonnateurs des compétences clefs.
- Les partenaires des banques/IMF.
- Différents fournisseurs pour paiement et collègues qui font le terrain.
Ampleur du poste :
Parties prenantes : Les Banques, tiers fournisseurs, personnel NRC, ONG partenaires
Informations : Agresso
Légalité et/ou conformité institutionnelle : SOPs et procédures de NRC.
- Compétences
1. Compétences professionnelles
Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.
Compétences professionnelles générales :
- Expérience professionnelle comme Officier dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
- Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
- Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
- Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels.
- Anglais un atout.
Contexte, connaissances, habiletés et expériences spécifiques :
- Avoir un diplôme universitaire en comptabilité, sciences de gestion, management et sciences économiques
- Au minimum 2 années d’expérience à un poste similaire.
- Connaissance du système financier congolais.
- Maîtrise des logiciels Microsoft Excel et Word.
- Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
2. Compétences comportementales :
Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:
- Gérer les environnements peu sûrs
- Planifier et obtenir des résultats
- Autonomiser et renforcer la confiance
- Communiquer de façon respectueuse et impactante.
- Gestion de Performance
Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.
Les documents suivants seront utilisés :
- Description de poste
- Plan de travail et de développement de l’employé
- Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
- Modèle du bilan des performances de fin de contrat
- Référentiel des compétences
« Toute candidature postée en retard ne sera pas prise en considération, les dossiers papiers en dur ne sont pas reçus ».
Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.
« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »