Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) de grade B1 pour son antenne de Fizi, en République démocratique du Congo.
Lieu : Fizi, RD Congo
Type de contrat : 12 mois, avec possibilité de renouvellement
Date souhaitée de prise de fonction : 5 janvier 2027
Date limite de candidature : 12 novembre 2026 à 17 h 00
Nationalité requise : Congolaise
Responsabilités et tâches principales
Sous la supervision du/de la F&A Manager 1 et en coordination avec la Logistique d’Uvira, l’Assistant(e) administratif(ve) assure le soutien administratif, logistique et opérationnel nécessaire au bon fonctionnement de l’antenne de Fizi.
- Finance et administration
Gestion de la caisse
- Assurer les décaissements et les paiements de la base de Fizi, y compris le paiement des salaires et des avances de travail.
- Préparer les factures et les documents nécessaires aux paiements par caisse, chèque ou virement bancaire.
- Effectuer quotidiennement le comptage et le rapprochement de la caisse.
- Participer à la gestion de la trésorerie de la base de Fizi, veiller à la disponibilité de liquidités suffisantes et assurer le réapprovisionnement de la caisse.
- Classer, archiver et assurer le suivi des documents financiers pertinents, ainsi que préparer les rapports requis.
- Veiller au respect des procédures et directives financières et les expliquer aux clients ou demandeurs lorsque nécessaire.
Gestion des infrastructures
- Assurer le suivi administratif des activités de maintenance de l’antenne.
- Effectuer des contrôles réguliers de l’état des locaux et informer rapidement le UVI F&A Manager de tout besoin de maintenance ou de réparation.
- Coordonner les interventions des techniciens et prestataires de services, selon les instructions du UVI F&A Manager, et assurer le suivi de leur réalisation.
- Préparer et transmettre les demandes d’intervention ainsi que les documents administratifs nécessaires.
- Assurer le suivi des paiements récurrents (électricité, eau, gaz, carburant, téléphone, hôtels, etc.), en veillant à ce que les pièces justificatives soient transmises à l’équipe Finance d’Uvira dans les délais fixés.
- Tenir à jour les dossiers de maintenance, les contrats et toute la documentation liée aux infrastructures.
- Mettre à jour les inventaires du mobilier et des équipements administratifs.
- Tenir à jour les bases de données relatives au stock administratif et au stock de contingence, et informer le UVI F&A Manager lorsqu’un réapprovisionnement est nécessaire.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services pour les questions administratives, selon les besoins.
Gestion des équipes d’agents de sécurité et du personnel d’entretien
- Coordonner, gérer et superviser l’équipe d’agents de sécurité affectée aux locaux de l’antenne.
- Veiller à ce que les agents de sécurité accomplissent correctement leurs tâches, se présentent à l’heure, restent à leur poste jusqu’à la fin de leur service et ne dorment pas pendant leur garde.
- Veiller au respect des procédures, consignes et règles de sécurité applicables aux locaux du CICR.
- Organiser et superviser les horaires de garde, les tableaux de service et les remplacements pendant les congés, absences ou périodes de repos.
- Enregistrer les absences du personnel et organiser les remplacements nécessaires.
- Assurer l’encadrement quotidien des agents de sécurité, suivre leurs performances et signaler tout problème lié à la discipline, à la présence ou au respect des procédures.
- Veiller au respect des exigences de confidentialité et des règles de conduite professionnelle par les agents de sécurité.
- Coordonner, gérer et superviser l’équipe de mamans de maison affectée aux résidences et locaux du CICR.
- Veiller à ce que le personnel d’entretien accomplisse correctement ses tâches et maintienne les standards requis en matière de propreté, d’hygiène et d’ordre.
- Organiser et superviser les horaires de travail, les plannings et les remplacements pendant les congés, absences ou périodes de repos.
- Enregistrer les absences et organiser le recours à des journaliers temporaires lorsque cela est nécessaire afin d’assurer la continuité des services.
- Assurer l’encadrement quotidien du personnel d’entretien, suivre la qualité du travail effectué et veiller au respect des tâches assignées.
- Veiller au respect des règles applicables dans les locaux du CICR, notamment en matière de confidentialité, de comportement professionnel et d’utilisation des équipements.
- Signaler tout problème lié à la performance, à la présence, au comportement du personnel ou aux besoins opérationnels.
- Veiller à la disponibilité et à l’utilisation appropriée du matériel et des produits d’entretien, et signaler tout besoin de réapprovisionnement ou de maintenance.
Gestion des hébergements et autres responsabilités
- Participer à l’organisation de l’hébergement du personnel du CICR en mission ou en visite professionnelle, en coordination avec le UVI F&A Manager et le Chef de Structure.
- Tenir à jour les listes des hôtels et des hébergements ainsi que les informations correspondantes dans Team Space (TS).
- Tenir à jour les registres d’hébergement des visiteurs et veiller à l’exactitude des informations enregistrées.
- Organiser les réservations et l’attribution des chambres dans la base ou à l’hôtel, et informer les visiteurs des modalités de leur hébergement.
- Recevoir les demandes ou réclamations des visiteurs et les transmettre au supérieur pour le suivi approprié.
- Coordonner, lorsque nécessaire, les aspects logistiques liés à l’accueil et à l’hébergement des visiteurs (préparation des chambres, liaison avec les prestataires, etc.).
- Assurer le classement et la mise à jour de tous les documents administratifs liés à l’hébergement et à l’occupation des résidences.
- Gérer la correspondance reçue, y compris le pouch à l’antenne, et la partager avec les collègues concernés.
- Logistique
Suivi des véhicules et motos
- S’assurer que les mouvements des véhicules et motos sont coordonnés conformément à la planification validée par la Logistique d’Uvira.
- Informer la Logistique d’Uvira de tout mouvement urgent validé avant son exécution.
- Partager avec la Logistique d’Uvira les fiches de signalement de pannes afin de faciliter la planification des réparations.
- Vérifier que tous les logbooks sont correctement remplis selon les procédures du CICR.
- Transmettre à la Logistique d’Uvira un rapport mensuel sur l’état et la disponibilité du matériel logistique à Fizi.
- S’assurer de la bonne gestion et du stockage du matériel de terrain des chauffeurs et motards.
- Vérifier que les motards journaliers effectuent les contrôles techniques des motos avant chaque mission.
- S’assurer que les contrats des journaliers sont signés avant tout déploiement sur le terrain.
Suivi du carburant
- Mettre à jour les fiches de suivi de consommation de carburant pour la zone de Fizi.
- Partager un rapport hebdomadaire sur le carburant avec le Log Site Manager d’Uvira.
- Alerter le Log Site Manager en cas d’anomalie ou de difficulté (absence de justification de consommation, écarts, retards de transmission, etc.).
Gestion des cargos
- Confirmer la réception des cargos en provenance de Beni et d’Uvira au plus tard un jour après leur réception, et partager le waybill signé avec le site expéditeur.
- Organiser les expéditions finales de cargo conformément aux instructions du Log Site Manager d’Uvira, dans un délai maximum d’une semaine.
- Partager un rapport hebdomadaire sur la situation des cargos (réception, stockage, en attente, expédition).
- S’assurer que les cargos en attente sont correctement stockés, sur palettes et dans des conditions adaptées.
- Veiller au respect de la chaîne du froid pour les médicaments jusqu’à leur distribution finale.
- S’assurer que tout cargo sortant de la base de Fizi est accompagné d’un waybill dûment rempli.
- Assurer le suivi des waybills jusqu’à leur retour signé par le destinataire final.
- Vérifier, lors de la réception ou de la livraison, que le nombre de colis reçus ou livrés correspond au waybill, et signaler immédiatement toute différence ou anomalie.
- Ne pas considérer une expédition comme clôturée tant que le waybill signé n’est pas retourné.
- Archiver les waybills signés et les partager avec la Logistique d’Uvira pour assurer la traçabilité.
- Anticiper et signaler les besoins en journaliers pour les activités logistiques avant leur mise en œuvre.
Profil et compétences requises
- Être titulaire d’un diplôme universitaire (BAC+3) en secrétariat, gestion commerciale ou dans une formation équivalente.
- Justifier d’au moins 3 ans d’expérience dans un poste de secrétariat ou d’assistant exécutif.
- Une expérience au sein d’une organisation humanitaire internationale ou du Mouvement de la Croix-Rouge constitue un atout.
- Maîtriser les procédures administratives et les règles applicables à la gestion administrative et au fonctionnement d’une structure.
- Avoir des connaissances des principes de gestion des stocks et des fournitures, notamment la réception, le contrôle, l’enregistrement, le stockage, le suivi des mouvements et la réalisation des inventaires.
- Avoir un très bon niveau de français oral et écrit ainsi qu’une connaissance professionnelle de l’anglais.
- La connaissance du swahili, à l’écrit et à l’oral, constitue un atout.
- Avoir de bonnes connaissances informatiques (Pack Office, messagerie, SharePoint, etc.).
- Avoir des capacités d’analyse et de synthèse.
- Faire preuve de discrétion et d’un sens aigu de la confidentialité.
- Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur et de la méthode.
- Faire preuve d’intégrité dans toutes ses activités.
- Avoir des compétences en planification et en organisation.
- Être capable de travailler dans l’urgence et sous pression.
- Être de nationalité congolaise.
Conditions du poste
Le CICR souhaite renforcer son équipe Finance et Administration pour son bureau d’Uvira en recrutant un(e) Assistant(e) administratif(ve) de grade B1 pour une durée de 12 mois, avec possibilité de renouvellement.
La date souhaitée de prise de fonction est fixée au 5 janvier 2027.
Comment postuler ?
Les candidats intéressés doivent remplir le formulaire de recrutement au plus tard le 12 novembre 2026 à 17 h 00.
Lien du formulaire de candidature :
https://forms.cloud.microsoft/Pages/ResponsePage.aspx?id=NFOKnnxJik2nl3mXz4zHY3Q2mZd65StAl4KiCvvJbMhUQURZWU5ERUdOTVlJU0lNNzQzQlhHVEdNWC4u
Source : Comité International de la Croix-Rouge
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