La Délégation de l’OMS recrute pour ce poste (30 Juillet 2024)

OBJECTIFS DU PROGRAMME

L’Unité d’appui administratif du Bureau de pays (CSU), a été établie au sein de la structure organisationnelle pour fournir un appui aux gestionnaires et aux membres du personnel afin qu’ils assument pleinement leur responsabilité dans l’environnement GSM et pour assurer la conformité avec les procédures, règlements et règlements organisationnels sur toutes les questions administratives et financières et des transactions dans le cadre d’un système ERP (EnterpriseResource Planning).

DESCRIPTION DES DEVOIRS

Sous la supervision générale et la direction du Charge des Opérations, et sous la supervision directe du Charge des achats , le titulaire s’acquitte des fonctions suivantes :L’Assistant aux achats et aux voyages fournit un soutien aux gestionnaires et aux membres du personnel dans l’exécution des transactions GSM dans les domaines suivants :

1. Appuyer les processus d’approvisionnement du Bureau Pays;

Aider la Représentation de l’OMS au Pays (OMD) à préparer les plans de passation des marches. Sur la base du plan prévisionnel d’achat, l’assistant fournit un appui dans l’exécution des activités d’achat, y compris la rédaction des appels d’offres, la réception et l’évaluation des offres, la rédaction des rapports d’achat. adjudication avec des recommandations pour la prise de décision en respectant les règles, règlements et procédures de l’OMS en matière d’achat ;

2. Soumettre ou réviser via GSM, d’une manière efficace les demandes d’achat locales hors catalogue des biens et services et pour les articles du catalogue et télécharger les pièces justificatives correspondantes ;

3. Soumettre les demandes d’estimation de prix (RPE) via le GSM pour les articles/services hors catalogue pour les achats internationaux, obtenir les couts estimés de l’unité Régionale ou du Siège et établir les demandes d’achat correspondantes dans GSM ;

4. S’assurer que la liste des fournisseurs/entrepreneurs sélectionnés est envoyée pour la création des fournisseurs;

5. Participer avec ou à la place du superviseur aux réunions avec les fournisseurs ou les unités de programme ou avec le comité local d’achat

6. Appuyez sur le gestionnaire a faire les estimations des bien et services pour l’élaboration de budget en recherchant les prix sur lemarche7. Emettre les contrats/bons de commande et suivre leur exécution ; accuser la réception des biens et services dans le GSM;

8. Tenir/mettre à jour des registres de tous les articles inventoriables du Bureau Pays. Gérer l’attribution des locaux et du matériel de bureau aux membres du personnel en collaboration avec l’équipe des services administratifs;

9.Le/la titulaire remplacera les membres de l’équipe à des postes similaires ou différents au sein de l’OMD.

1. Soumettre et gérer les plans de réunion dans le GSM

;2. Soumettre et gérer les demandes de voyage pour les réunions et les missions officielles ;

3. Assurer le respect de la politique sur les voyages ;

4. Gérer les arrangements administratifs pour toutes les réunions et missions officielles de l’OMD et les plans de voyage ;5. Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions;

6. Aider à la production de rapports, de statistiques et /ou de matériel d’information au besoin ;

7. Le / la titulaire remplacera les membres de l’équipe à des postes similaires ou différents au sein de l’OMD.

QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

Essentiel : Diplôme de fin d’études secondaires suivi d’une formation en administration du bureau ou en gestion.
Souhaitable : Diplôme d’études en administration de bureau ou en administration des affaires ou dans les domaines connexes d’un établissement reconnu.

Expérience

Essentiel : 8 ans d’expérience professionnelle progressive qu’assistant dans un bureau exécutif dans une institution publique ou privée reconnue.
Souhaitable : Une expérience à des postes d’appui administratif à l’OMS ou dans une autre institution des Nations Unies serait un atout Une expérience des systèmes de les planifications des ressources institutionnelles (ERP) sur Oracle ou tout autre système de ce type seraient un atout dans d’autres domaines tels que la gestion de programme serait un atout.

Compétences

Le travail nécessite de maintenir à jour les connaissances sur tout changement aux SOP. Le titulaire du posté maintient également ses compétences en informatique, y compris ses compétences en système de gestion globale, aux normes de l’Organisation par l’auto-apprentissage ou une formation interne.

La connaissance des règles, règlements, politiques et pratiques de l’OMS serait un atout. Le travail nécessite un diplôme d’études secondaires avec une formation aux pratiques administratives générales, l’accent étant mis sur les pratiques, les théories et les procédures en matière de logistique, d’approvisionnement et de voyage. Une formation en logistique,fournitures / achats et voyages serait un atout

Compétences de l’OMS

-Travail d’équipe,
-Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles,
-Communication,
-Produire des résultats,
-Assurer l’utilisation efficace des ressources.