Le PNUD intervient dans environ 170 pays et territoires pour éradiquer la pauvreté, réduire les inégalités et l’exclusion, et renforcer la résilience des pays afin qu’ils puissent pérenniser leurs progrès. En tant qu’agence de développement des Nations Unies, le PNUD joue un rôle essentiel pour aider les pays à atteindre les Objectifs de développement durable.
POSTE : Réceptionniste / Burkina-Faso
Description de la tâche
Sous la supervision directe de l’assistante au registry, le/la Réceptionniste assure la gestion de l’accueil physique et téléphonique au niveau du Bâtiment des Nations Unies. Il/Elle est la première ligne de contact pour les visiteurs et les partenaires, et reflète par conséquent l’image de marque de l’Organisation. Le/la Réceptionniste fournit également des services d’appui administratif de base pour garantir l’efficacité des opérations quotidiennes des agences. Le/la réceptionniste joue également un rôle essentiel dans la gestion électronique du courrier ainsi que dans la traçabilité des correspondances entrantes et sortantes pour chaque agence, en garantissant un enregistrement rigoureux conforme aux procédures internes. Plus spécifiquement ; Assurer la gestion de la réception et l’accueil des visiteurs
• Accueillir les visiteurs, les partenaires et les prestataires avec professionnalisme, courtoisie et tact.
• Répondre aux requêtes basiques, orienter les visiteurs vers les personnes ou services appropriés.
• Maintenir la zone de réception (et éventuellement les salles d’attente) dans un état de propreté, d’ordre et de sécurité.
2. Gérer le standard téléphonique
• Gérer le standard téléphonique du bâtiment : recevoir, filtrer et transférer avec précision les appels entrants.
• Prendre des messages et s’assurer de leur transmission rapide aux fonctionnaires concernés.
• Mettre à jour régulièrement et diffuser l’annuaire téléphonique interne de l’agence et de l’équipe pays des Nations Unies (UNCT).
3. Fournir un appui administratif et logistique
• Gérer le courrier entrant et sortant : réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier physique et les colis de manière rapide.
• Assister dans l’enregistrement des factures ou autres documents administratifs déposés à la réception dans l’application métier pour UNICEF et les autres agences si applicable
• Assurer la traçabilité et le suivi du courrier jusqu’à sa distribution finale.
• Collaborer avec les points focaux des différentes agences pour une distribution efficace et rapide.
• Identifier et signaler tout incident (retard, perte, erreur d’attribution).
• Apporter un soutien dans la réservation des salles de réunion du bâtiment.
• Accomplir toute autre tâche administrative (photocopies, numérisation, classement basique) demandée par la supervision pour appuyer l’équipe des opérations.
