Fondée en 1950, World Vision est l’une des plus grandes organisations chrétiennes internationales d’aide humanitaire d’urgence et de développement à long terme. Elle aide chaque année plus de 100 millions de personnes à lutter contre la pauvreté, la faim et l’injustice dans près de 100 pays et soutient plus de 15 millions d’enfants.
World Vision au Ghana recrute :
Coordonnateur exécutif et de gouvernance
But
Afin d’appuyer le Directeur national dans la gestion efficace du bureau, notamment en matière d’information, d’assistance administrative et de participation aux réunions (y compris celles de l’équipe de direction et du Conseil d’administration), de prise de rendez-vous, de suivi des documents et du courrier, de relations avec les clients internes et externes, d’organisation d’événements et de déplacements, de prestation de services et de gestion de l’agenda personnel, ce poste soutient également le Directeur de la gouvernance, des risques et de la conformité en assurant la liaison administrative et opérationnelle entre l’équipe de direction de WV Ghana, le Conseil d’administration et les parties prenantes externes. L’objectif principal est de garantir la transparence, la conformité légale et l’efficacité des processus décisionnels.
Coordination du bureau du directeur national
Assurer une coordination efficace du bureau du directeur national, en collaborant avec tous ses subordonnés directs, le conseil d’administration et les pairs, et en garantissant un flux de travail optimal. Garantir une communication efficace (orale et écrite), notamment en examinant les documents, les appels téléphoniques, les courriels, etc., et en prenant des décisions éclairées quant à la gestion de l’information au sein du bureau du directeur national. Préserver une image positive du bureau du directeur national. Cela exigera diplomatie et tact, en particulier dans les relations avec les partenaires externes.
Lire et analyser toute la correspondance, les lettres, etc., déterminer leur importance et les acheminer aux fonctionnaires compétents en temps opportun et
Gestion du calendrier
- Veiller à ce que le calendrier des événements du département des ND (locaux et internationaux) soit à jour et actuel afin de faciliter l’efficacité du département et d’éviter les conflits d’horaires.
Documentation et classement
- Assurer la gestion et le maintien en toute sécurité des systèmes de classement électroniques et papier de tous les documents,
- Veillez à ce que tous les procès-verbaux du SLT et du conseil d’administration soient archivés et accessibles au ND et aux autres responsables ministériels concernés à tout moment.
- Peut être amené à rédiger les procès-verbaux des réunions de l’équipe de direction et du conseil d’administration, et à veiller à ce que tous les procès-verbaux soient détaillés et exacts.
- Maintenir un système de communication et de prise de rendez-vous efficace, en assurant une excellente collaboration avec les partenaires externes et les membres du conseil d’administration.
- Fournir les informations relatives à l’organisation, le cas échéant.
Gestion des rapports
- Assurer l’établissement des rapports mensuels et trimestriels pour le bureau du directeur national et appuyer la révision et la diffusion des rapports trimestriels au conseil d’administration.
Gestion des voyages locaux et internationaux
- Planifier et gérer les déplacements locaux et internationaux du Département, en veillant à ce que toute la logistique de voyage soit assurée, y compris la modification des plans de voyage.
Coordination des visites des donateurs
- Coordonner toutes les visites du Département du Directeur National, y compris celles des donateurs, du personnel de World Vision International et des autres parties prenantes, en assurant une logistique de voyage efficace du début à la fin des visites.
Administration du conseil d’administration et des comités :
- Planifier et gérer le calendrier annuel des réunions du conseil d’administration, des comités et des groupes de travail.
- Coordonner la collecte et la diffusion en temps opportun des ordres du jour des réunions et des documents de travail.
- Assister aux réunions et contribuer à la rédaction des procès-verbaux officiels et consigner avec précision les décisions clés.
- Assurer le suivi des actions correctives afin de garantir que les décisions sont mises en œuvre par le personnel concerné.
Soutien en matière de gouvernance et de conformité :
- Maintenir et mettre à jour les cadres de gouvernance d’entreprise, y compris les mandats et les registres de politiques.
- Assistance pour garantir que l’organisation respecte les délais légaux de déclaration et les exigences réglementaires, telles que les dépôts auprès du registre des sociétés.
- Gérer les registres de l’entreprise, notamment les registres des intérêts, des conflits d’intérêts et des dons.
- Apporter son concours à la préparation des audits internes et externes en fournissant la documentation et les preuves nécessaires.
- Assurer le rôle de premier point de contact pour les questions de gouvernance émanant du personnel interne et des partenaires externes.
- Appuyer le processus de recrutement et d’intégration des nouveaux membres du conseil d’administration.
Gestion générale de bureau
- Assurer la gestion générale du bureau (équipement, mobilier, installations et demandes d’achat) du bureau du directeur national.
CONNAISSANCES/QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE
- Six (6) années d’expérience, dont deux (2) années à un poste de supervision.
- Licence en sciences commerciales et sociales
- Excellentes compétences en planification et en organisation
- Excellentes compétences informatiques – Maîtrise avancée de MS Word/PowerPoint
- compétences interpersonnelles et d’influence
- compétences avancées en rédaction de rapports
- Connaissance des politiques et procédures de WVI.
- Doit être un chrétien engagé, capable de transcender les différences confessionnelles.
- Assister et participer/animer les dévotions quotidiennes et les services religieux hebdomadaires à la chapelle.
- Effectuer toute autre tâche requise.
- Excellente maîtrise de l’anglais oral et écrit ; la maîtrise d’une langue étrangère, de préférence le français, serait un atout.
Exigences relatives aux déplacements et/ou à l’environnement de travail
- Au bureau
- Déplacements : Selon les besoins, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du pays