L’Union africaine est une organisation intergouvernementale d’États africains créée le 9 juillet 2002 à Durban, en application de la déclaration de Syrte du 9 septembre 1999.
POSTE : Secrétaire bilingue (AULO Juba) (ID de demande : 3066)
Objectif du poste
Fournir un soutien administratif et de secrétariat bilingue au bureau de l’AULO à Juba, garantissant une communication efficace, la confidentialité, la coordination des activités et le bon fonctionnement de l’accueil du SRCC. Ce poste consiste à assister le bureau dans la gestion du courrier, la planification des réunions, les traductions, le classement et la transmission des rapports au siège.
Fonctions principales
• Fournir un soutien opérationnel et administratif bilingue (anglais + arabe) en temps opportun.
• Mettre en œuvre les activités courantes du bureau, assurer le suivi des tâches et fournir des mises à jour régulières.
• Assurer une liaison efficace avec les parties prenantes internes et externes, notamment le siège de l’UA, les homologues gouvernementaux, les partenaires et le personnel de mission.
• Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions et des résultats de la correspondance, et veiller à leur mise en œuvre.
• Préparer la communication courante du bureau, compiler les données et appuyer les processus de production de rapports.
• Maintenir et améliorer les systèmes d’archivage et de recherche des documents, en garantissant la confidentialité.
• Appuyer l’organisation logistique des réunions, des missions et des activités du bureau.
• Assurer la disponibilité et l’entretien des installations, des fournitures et du matériel de bureau.
Responsabilités spécifiques
• Saisir, relire et mettre en forme des documents, rapports, correspondances, notes de service et courriels en anglais et en arabe.
• Rédiger la correspondance courante pour signature du/de la SRCC ou des superviseurs.
• Traduire des documents courts, des courriels et des communications entre l’anglais et l’arabe.
• Accueillir les visiteurs, le personnel et les partenaires ; fournir des informations de base sur les procédures et les orienter.
• Maintenir un système de classement et d’archivage rigoureux pour tous les documents entrants et sortants, en garantissant la confidentialité des fichiers sensibles.
• Gérer l’agenda du/de la SRCC, planifier les rendez-vous et coordonner les réunions internes et externes.
• Filtrer et gérer les appels téléphoniques et les courriels ; assurer un suivi rapide auprès des superviseurs et des partenaires.
• Appuyer la préparation, la mise en forme et la transmission des rapports au siège de l’UA.
• Contribuer à l’organisation des réunions, ateliers et engagements officiels, notamment en préparant les ordres du jour, les comptes rendus et les actions de suivi.
• Gérer les fournitures de bureau et veiller à leur réapprovisionnement.
• Apporter un soutien administratif quotidien au Bureau de liaison de l’UA et à ses unités.
• Assurer l’accueil des visiteurs en cas de besoin.
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée par le/la SRCC ou les superviseurs.
Exigences académiques et expérience pertinente
• Diplôme en services administratifs, gestion de bureau, secrétariat ou domaines connexes avec 3 ans d’expérience pertinente ;
•OU
• Baccalauréat dans les mêmes domaines avec 2 ans d’expérience pertinente.
• Vitesse de frappe : 50 mots par minute.
• La maîtrise de l’anglais et de l’arabe est indispensable pour ce poste.
• Une expérience de travail sur le terrain ou en contexte de conflit/post-conflit est un atout.
Compétences requises
• Excellentes compétences informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, applications Internet).
• Solides compétences en organisation et en planification.
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication.
• Capacité à préserver la confidentialité et à gérer des informations sensibles.
• Excellentes compétences en communication bilingue (orale et écrite).
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément.
Compétences en leadership
Compétences fondamentales
Compétences fonctionnelles
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DURÉE DU MANDAT :
La nomination se fera sur la base d’un contrat à durée déterminée d’une période de vingt-trois (23) mois, dont les trois (3) premiers mois seront considérés comme une période probatoire.
INTÉGRATION DE L’ÉGALITÉ DES GENRES :
La Commission de l’UA est un employeur qui respecte l’égalité des chances et encourage fortement les candidatures féminines qualifiées.
LANGUES :
La maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (arabe, anglais, français, kiswahili, portugais et espagnol) est obligatoire et la maîtrise d’une autre langue de l’UA constitue un atout.