Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
Adjointe administrative – Algérie
Contexte et portée organisationnels
Responsabilités
- Organiser les rendez-vous du superviseur, recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux demandes d’information courantes ;
- Fournir un soutien administratif, logistique et de bureau aux réunions, comités, conférences, etc. ;
- Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; assurer le suivi des actions en cours ;
- Répondre ou rédiger des réponses à la correspondance standard/courante et à d’autres communications ; utiliser un logiciel de traitement de texte pour produire une grande variété de documents et de rapports volumineux et complexes ;
- Relire et corriger les documents et les textes afin d’en vérifier l’exactitude, la grammaire, la ponctuation et le style, ainsi que leur conformité aux normes établies ;
- Initier les tâches administratives générales dans les systèmes informatisés financiers/de voyage/de ressources humaines ;
- Organiser les déplacements et les réservations d’hôtel et préparer les autorisations/demandes de remboursement de frais de voyage pour le personnel, selon les besoins ;
- Fournir une assistance dans le traitement administratif des avis de vacance de poste et des contrats de consultants ;
- Rechercher, compiler et organiser des informations et des documents de référence provenant de diverses sources pour la rédaction de rapports ; créer des feuilles de calcul et des présentations ; gérer et mettre à jour des bases de données pour les listes de diffusion et autres informations ; et tenir à jour les dossiers électroniques et papier ; et,
- Effectuer d’autres tâches au besoin
Qualifications
Qualifications et expérience requises
Éducation
- Diplôme d’études secondaires et quatre années d’expérience pertinente; ou,
- Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe, obtenu auprès d’un établissement agréé, et deux ans d’expérience professionnelle pertinente.
Les universités accréditées sont celles qui figurent sur la liste des universités accréditées. Base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.
Expérience
- Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique et Outlook ;
- Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ;
- Discret, attentif aux détails et aux besoins des clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
- Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout.
Langues
Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français, espagnol).
Pour ce poste, la maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est requise.
Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.
