La FAO est une agence spécialisée des Nations Unies qui pilote les efforts internationaux pour éradiquer la faim. Son objectif est d’assurer la sécurité alimentaire pour tous et de garantir à chacun un accès régulier à une alimentation suffisante et de qualité pour mener une vie active et saine. Comptant 195 États membres (194 pays et l’Union européenne), la FAO intervient dans plus de 130 pays à travers le monde.
Assistant de bureau – Ghana
Le poste est situé au Bureau régional de la FAO pour l’Afrique (RAF) à Accra, au Ghana.
Objectif principal
L’assistant(e) de bureau coordonne et effectue l’ensemble des tâches de soutien administratif et de gestion, assurant ainsi le bon fonctionnement du bureau. Il/Elle garantit la qualité et la fluidité des flux de travail et d’information au sein de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) administratif(ve) relève du/de la chargé(e) d’évaluation au Bureau régional de la FAO pour l’Afrique (RAF) à Accra, au Ghana.
Il/Elle travaille de manière autonome, définit ses priorités et fait preuve d’initiative pour traiter les cas inédits. Son encadrement porte sur la qualité de son travail. Il/Elle apporte son soutien et ses conseils aux autres membres du personnel administratif.
Relations de travail
L’assistant administratif travaille en étroite collaboration avec un large éventail de collègues au sein du bureau, avec les unités centrales et les clients externes, en assurant et en coordonnant les services de soutien administratif et de gestion, et en fournissant des conseils et des informations sur les procédures.
Fonctions clés/Résultats
- Filtrer les demandes de rendez-vous avec le supérieur hiérarchique ; gérer son agenda ; confirmer les disponibilités de chacun et fixer les rendez-vous ; accueillir les visiteurs ; filtrer et envoyer les courriels ; répondre aux demandes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.
• Coordonner les services de soutien administratif pour les réunions, formations, séminaires, comités et projets et événements spéciaux ; assister aux réunions, rédiger les comptes rendus, assurer le suivi des activités ; organiser la correction, la traduction, etc., des documents et publications.
• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier entrant ; assurer le suivi des actions en cours ; préparer des réponses à divers types de correspondance et autres communications, nécessitant souvent la connaissance de la terminologie technique et/ou des procédures administratives détaillées ; effectuer le contrôle qualité des documents sortants ; relire les textes pour vérifier la conformité au format, à la grammaire, à la ponctuation et au style.
• Effectuer diverses tâches administratives, telles que les prolongations de contrats et les demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget ; assurer la coordination avec les autres unités pour garantir le bon fonctionnement et l’efficacité des travaux au sein de l’unité.
• Rechercher, compiler et organiser les informations générales et les documents de référence provenant de diverses sources pour les rapports, les notes de synthèse et les discours ; produire divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données.
• Coordonner le travail des autres membres du personnel de soutien administratif, établir les priorités et assurer une répartition équitable des tâches ; former les nouveaux employés aux procédures et pratiques administratives pertinentes et fournir une assistance générale au besoin.
• Créer et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail, y compris un registre électronique pour les signatures ; examiner l’efficacité des procédures administratives et formuler des recommandations d’amélioration ; mettre à jour les sites Web du bureau.
• Accomplir toute autre tâche requise.
Impact du travail
Le travail du titulaire a un impact direct sur le bon fonctionnement du bureau. Il/elle joue un rôle de premier plan dans la prestation des services de soutien administratif.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS SELON LES CRITÈRES SUIVANTS
Exigences minimales
Formation : Niveau secondaire.
Expérience : Quatre ans d’expérience pertinente dans le domaine du soutien administratif/de gestion.
Langues : Maîtrise de l’anglais (niveau C).
Compétences informatiques : Excellente maîtrise des applications Microsoft Office, d’Internet et des équipements bureautiques.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être admissible à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa de travail valide ou un permis de travail valide et résider à une distance raisonnable du lieu d’affectation au moment du dépôt de leur candidature. Par « distance raisonnable », on entend la distance que les membres du personnel peuvent parcourir quotidiennement entre leur lieu de travail et leur domicile.
Compétences
- Orientation résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établissement de relations efficaces
• Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
- Excellente connaissance des normes de communication et de documentation.
• Excellente connaissance approfondie de la structure organisationnelle, des procédures et politiques administratives, ainsi que des questions de protocole.
• Excellente connaissance des systèmes informatiques d’entreprise et des procédures et politiques administratives.
Qualifications et compétences souhaitables
- Connaissance du fonctionnement du Bureau de l’évaluation (OED) et de son rôle au sein de la FAO.
• Expérience en matière d’appui administratif et opérationnel aux activités d’évaluation, de programmes ou de projets, notamment le suivi des demandes, des échéances et des livrables.
• Expérience du traitement d’informations confidentielles et sensibles avec tact, discrétion et un haut degré de confidentialité, y compris les actions liées aux ressources humaines et les processus de recrutement.
• Maîtrise des systèmes institutionnels de la FAO, tels qu’Oracle
. • Capacité à extraire, organiser et analyser des informations et des données, à identifier les problèmes opérationnels et à contribuer à leur résolution.
• Expérience en matière d’organisation et de coordination de réunions, d’ateliers et d’autres événements.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, avec la capacité de rédiger et/ou de corriger des correspondances et des documents de manière claire et concise en anglais.
• Capacité à travailler de manière autonome, à prioriser les tâches, à respecter les délais et à travailler efficacement sous pression.
• Niveau intermédiaire de français (niveau B).