Introduction

Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine des migrations. En étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, propose des solutions aux situations de déplacement forcé et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants. 

L’OIM s’engage à promouvoir un environnement de travail respectueux, inclusif et solidaire où chaque employé peut s’épanouir professionnellement et se sentir valorisé. En créant un tel environnement, l’OIM vise à mieux exploiter le potentiel des migrations et à renforcer son soutien aux personnes en déplacement.

L’OIM invite les candidats de tous horizons à postuler et propose des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement, le cas échéant. Pour en savoir plus sur la culture de l’OIM, consultez la page  Culture de l’OIM | Organisation internationale pour les migrations

Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les postes vacants à l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et admissibles de premier niveau sont examinées avant celles des candidats qualifiés et admissibles de deuxième niveau lors du processus de sélection. Pour ce poste,  les candidats internes et assimilés  sont considérés comme des candidats de premier niveau.

Contexte et portée organisationnels

Sous la supervision générale du chef, responsable de la gestion des ressources (SRMO) et la supervision directe du responsable de la gestion des ressources (RMO), et en collaboration avec l’unité concernée des centres administratifs, l’assistant administratif sera responsable et fonctionnel au sein du sous-bureau de Kano, au Nigéria.

1. Filtrer les demandes de rendez-vous avec le superviseur, gérer son agenda, confirmer les disponibilités des deux parties et organiser les rendez-vous, accueillir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques. Répondre aux demandes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique. 
2. Assurer la coordination des services de soutien administratif pour les réunions, formations, séminaires, comités, projets et événements spéciaux. Participer aux réunions, rédiger les comptes rendus, assurer le suivi des activités et prendre les dispositions nécessaires pour la révision, la traduction, etc., des documents et publications. 
3. Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier entrant, assurer le suivi des dossiers en cours, rédiger des réponses à divers types de correspondance et autres communications, ce qui requiert souvent la connaissance de termes techniques et/ou de procédures administratives détaillées. Effectuer un contrôle qualité des documents sortants et relire les textes afin de vérifier leur conformité aux normes de format, de grammaire, de ponctuation et de style. 
4. Assurer diverses tâches administratives, telles que les prolongations de contrats et les demandes de personnel temporaire, la gestion des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget. Collaborer avec les autres unités pour assurer le bon fonctionnement et accélérer les processus internes. 
5. Rechercher, compiler et organiser des informations générales et des documents de référence provenant de diverses sources pour les rapports, les notes de synthèse et les discours, et générer divers rapports statistiques et autres à partir de différentes bases de données. 
6. Surveiller et traiter les actions administratives (ressources humaines (RH), contrats, approvisionnement, comptabilité, finances, logistique) dans les systèmes informatisés de l’Organisation internationale pour les migrations (OIM). 
7. Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail, examiner l’efficacité des procédures de bureau et formuler des suggestions d’amélioration, et mettre à jour les sites web du bureau. 
8. Effectuer toute autre tâche pertinente qui pourrait vous être confiée. 

Qualifications et expérience requises

Éducation

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe d’un établissement agréé avec trois années d’expérience professionnelle pertinente; ou,
• Diplôme d’études secondaires et cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.

Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la  base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur.

Expérience

• Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique et Outlook ;  
• Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ; 
• Discret, attentif aux détails et aux besoins des clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,  
• Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout.  

Compétences

• Processus administratifs et financiers

• Connaissance approfondie du large éventail de sujets liés aux migrations traités par l’organisation.

• Connaissance des programmes des Nations Unies et des donateurs bilatéraux

• Connaissance des règles et réglementations financières, des processus d’approvisionnement et des processus de ressources humaines

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM, toutes catégories confondues, doivent maîtriser l’une des langues officielles de l’OIM (anglais, français, espagnol).

Pour ce poste : anglais

Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.