Chez CARE, nous valorisons les personnes aux talents variés qui peuvent apporter des expériences et des perspectives différentes à notre organisation. Nous savons que tous les candidats ne possèdent pas forcément toutes les compétences et qualifications requises. Nous encourageons toutes les personnes qui répondent aux critères minimaux à postuler. Posséder une ou plusieurs des qualifications souhaitées renforcera votre candidature. Toutefois, même si vous êtes en début de carrière ou si votre parcours scolaire ou professionnel est atypique, nous espérons que vous envisagerez une carrière chez CARE.
CARE recrute :
Intitulé du poste : CHARGÉ DE PROJET
Lieu(x) de travail : Malawi – Lilongwe ou Côte d’Ivoire – Abidjan
RÉSUMÉ DU POSTE :
Le/La chargé(e) de projet assurera la coordination quotidienne, le suivi de la mise en œuvre et le soutien opérationnel du CARE PACKAGE® pour les situations d’urgence (CP4E) dans les pays participants. Il/Elle travaillera avec les bureaux pays, les partenaires membres et les équipes internes pour suivre les plans de travail, l’approvisionnement et les étapes clés de la réalisation, consolider les données du projet, appuyer le suivi et l’établissement des rapports, tenir à jour la documentation du projet et assurer le suivi des actions convenues. Ce poste facilitera la communication avec les équipes anglophones et francophones et contribuera à garantir une mise en œuvre rapide, cohérente et bien documentée, conformément aux normes et directives établies du CP4E.
RESPONSABILITÉS :
Coordination de projets et soutien aux bureaux de pays
- Assurer une coordination et un suivi quotidiens structurés avec les bureaux de pays participants afin que les activités CP4E convenues progressent dans les délais impartis et que les problèmes soient rapidement signalés.
- Maintenir un contact régulier avec les points focaux désignés du programme CP4E dans les bureaux de pays participants et assurer le suivi des actions, des échéanciers et des livrables convenus.
- Appuyer la préparation et la mise à jour des plans de travail nationaux, des calendriers de mise en œuvre, des outils de suivi des actions et des calendriers d’étapes clés.
- Organiser les réunions régulières, préparer les ordres du jour et des notes concises, et assurer le suivi des actions jusqu’à leur clôture.
- Assurez un suivi des points de blocage dans la mise en œuvre et signalez les retards importants, les dépendances ou les décisions nécessitant l’attention de la direction.
- Appuyer les équipes nationales dans la compréhension et l’application des directives, modèles, processus et exigences de documentation établis en matière de CP4E, sans pour autant se substituer à l’appropriation nationale.
- Faciliter la communication entre les collègues anglophones et francophones, y compris la traduction ou la clarification bilingue des documents de projet courants, le cas échéant.
Suivi, traçabilité et rapports de projet
- Maintenir des informations de projet précises, à jour et exploitables pour faciliter la supervision, la responsabilisation et le reporting de la direction.
- Tenir à jour des tableaux de suivi consolidés couvrant l’état d’avancement de la mise en œuvre, les quantités, les dates clés, les budgets ou les dépenses tels que fournis par les équipes responsables, ainsi que d’autres indicateurs de projet convenus.
- Collecter et consolider les mises à jour régulières des bureaux de pays et vérifier l’exhaustivité et la cohérence des informations soumises avant de les transmettre ou de faire rapport.
- Préparer des versions préliminaires des rapports d’avancement hebdomadaires, mensuels et ponctuels pour examen.
- Appuyer la compilation des preuves de mise en œuvre, des informations sur la portée des bénéficiaires, des registres de distribution et des autres documents de projet requis.
- Assurer la coordination avec les collègues chargés du suivi, de l’évaluation et de la reddition de comptes concernant le suivi convenu du projet et le suivi post-distribution, y compris le suivi de l’achèvement et de la réception des résultats.
- Tenir un registre des problèmes et des risques et signaler rapidement les risques émergents liés à la mise en œuvre.
Suivi opérationnel, d’approvisionnement et logistique
- Appuyer la mise en œuvre en temps opportun en assurant le suivi des dépendances opérationnelles et en coordonnant le suivi avec le bureau de pays responsable et les équipes fonctionnelles.
- Assurer le suivi des étapes d’approvisionnement, de production, d’assemblage, d’expédition, d’entreposage et de distribution conformément aux calendriers convenus, sur la base des informations fournies par les équipes responsables.
- Tenir à jour les outils de suivi de l’approvisionnement et de la livraison et identifier les actions en retard ou les dépendances nécessitant un suivi.
- Coordonner les échanges d’informations réguliers entre les bureaux de pays et les collègues concernés par les achats, la chaîne d’approvisionnement, les finances et la logistique.
- Assurer la coordination et le soutien de la chaîne d’approvisionnement du pays en matière de planification des achats, de collecte et d’organisation des devis, des documents d’achat, des registres de livraison, des informations sur les stocks et autres fichiers de projet, le cas échéant, sans toutefois s’arroger le pouvoir d’achat.
- Assurez-vous de la disponibilité des photographies, des documents d’emballage, des documents de distribution et autres preuves opérationnelles nécessaires à la tenue des dossiers et à l’établissement des rapports de projet.
- Signaler tout problème lié à la qualité des matériaux, aux délais de livraison, à la documentation ou à la livraison elle-même.
Documentation, gestion des connaissances et communication bilingue
- Conserver des dossiers de projet accessibles et favoriser une communication et un apprentissage efficaces entre les équipes anglophones et francophones.
- Tenir à jour des fichiers de projet électroniques organisés, des dossiers par pays, des outils de suivi, des comptes rendus de réunion et des modèles approuvés.
- Compiler des exemples de mise en œuvre, des enseignements, des défis et des bonnes pratiques des pays participants à des fins d’apprentissage interne.
- Appuyer la préparation, la mise en forme et l’adaptation bilingue des directives courantes, des présentations, des résumés et des communications de projet.
- Collecte coordonnée des photographies, vidéos, exemples de cas et autres éléments de communication approuvés par les bureaux de pays.
- Soutenir les ateliers, les séances d’apprentissage et les échanges transnationaux, y compris la planification, le matériel, les notes et le suivi des actions.
- S’assurer que les documents clés du projet soient disponibles en anglais et en français, selon les besoins, pour une mise en œuvre efficace.
- Maintenir un site SharePoint pour tous les documents et informations relatifs au projet afin qu’ils soient facilement accessibles aux parties prenantes en cas de besoin.
LI#ST1
Qualifications requises :
– Licence en développement international, gestion de projet, administration des affaires, études humanitaires, chaîne d’approvisionnement, administration publique, sciences sociales ou autre discipline pertinente, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle.
– Minimum 4 ans d’expérience professionnelle pertinente en coordination de projets, appui aux programmes, opérations humanitaires ou de développement, gestion de subventions/projets ou rôle similaire.
– Maîtrise professionnelle du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, avec la capacité de communiquer clairement et de rédiger des documents de travail dans les deux langues.
– Expérience de la coordination avec plusieurs bureaux de pays, équipes de terrain, partenaires ou parties prenantes géographiquement dispersées.
– Excellentes aptitudes à la gestion des plans de mise en œuvre, des outils de suivi, des journaux d’actions, des systèmes de classement numérique et à la production de rapports de projet réguliers.
– Expérience de la consolidation des données et des mises à jour narratives provenant de sources multiples et de l’identification des lacunes, des incohérences et des actions en retard.
– Bonne compréhension des processus de mise en œuvre de projets, notamment la planification du travail, le suivi des achats/de la logistique, le suivi, la documentation et la production de rapports.
– Excellentes compétences organisationnelles, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités et échéances avec un minimum de supervision.
– Excellentes compétences en communication écrite, notamment pour la rédaction de comptes rendus de réunion concis, de mises à jour d’avancement, de synthèses et de présentations.
– Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint, et connaissance des outils de collaboration en ligne.
– Capacité à travailler efficacement et avec respect dans un contexte multiculturel et interfonctionnel, et disponibilité pour des déplacements professionnels.
Qualifications souhaitées :
– Formation professionnelle pertinente en gestion de projet, programmation humanitaire, suivi et reporting, logistique, approvisionnement ou administration de subventions/projets.
– Expérience au sein d’une organisation humanitaire ou de développement internationale et connaissance des programmes de préparation et de réponse aux situations d’urgence.
– Expérience de soutien à des projets dans des pays francophones et anglophones.
– Connaissance des opérations d’approvisionnement, de la chaîne logistique, des articles de secours humanitaire, de l’entreposage ou de la distribution.
– Expérience de soutien au suivi, au suivi post-distribution, aux données sur les bénéficiaires ou aux systèmes de suivi des projets.
– Expérience de traduction ou d’adaptation de documents de projet entre l’anglais et le français.
– Connaissance des systèmes, des structures et de l’environnement opérationnel des bureaux de pays de CARE.