Oxfam a une politique de tolérance zéro contre tout comportement allant à l’encontre de son code de conduite, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, ainsi que le manque d’intégrité, la corruption et la fraude. Pour se faire, Oxfam s’assurera de recruter des gens qui démontrent et incarnent les mêmes valeurs.
Oxfam en RDC recrute :
POSTE 1 : Coordinateur logistique itinérant
BUT DU POSTE:
Au sein du département Logistique, et sous la supervision directe du Country Ligistics Manager, prendre en charge la gestion du parc auto, la gestion des achats au niveau du bureau de Goma, la gestion du registre des équipements et des stocks ; apporter un support de qualité aux différents programmes de développement et des programmes d’urgences dans le respect strict des procédures d’Oxfam GB.
DIMENSIONS DE POSTE
- Sous la supervision du Responsable Logistique Pays, assurer l’effectivité opérationnelle des fonctions logistiques (Approvisionnement, gestion des actifs, transport & gestion du parc auto, magasinage, communication, gestion de la sécurité) en vue de soutenir tout le staff dans la réalisation des objectifs et dans le respect des procédures et de la politique d’Oxfam GB, en visant l’équilibre coût efficacité.
- La supervision de l’équipe logistique affectée au bureau de Goma en tenant compte du développement des performances et suivant les normes de la gestion des ressources humaines d’Oxfam GB.
- La responsabilité des équipements affectés au Bureau de Goma et la supervision de tous les équipements de L’Est, sous la responsabilité des différents officiers logistiques des différents bureaux
RESPONSABILITES MAJEURES
En collaboration étroite avec le Responsable Logistique Pays :
Générales :
- S’assurer que les activités liées aux approvisionnements, depuis l’expression du besoin jusqu’à la distribution, s’effectuent à chaque stade de développement selon les principes et procédures OXFAM GB dans les délais requis.
- S’assurer de la gestion des moyens de transports de façon à permettre une bonne utilisation des véhicules conformément aux standards et recommandations d’OXFAM GB,
- Planifier la maintenance des vehicules et s’assurer que celle-ci soit effectivement réalisée suivant les procédures d’Oxfam GB
- Produire, á partir de tracpoint, un rapport de suivi de la consommation en carburant, des frais d’entretien et de l’utilisation des pièces détachées, etc.
- Suivre la gestion des moyens de communication selon les standards et recommandations d’OXFAM et les lois spécifiques du pays de telle manière à répondre aux besoins du Programme.
- S’assurer que les installations électriques du bureau sont fonctionnelles et respectent les principes de « Health and safety » d’Oxfam GB.
- Elaborer pour tout projet, un plan logistique et un plan d’approvisionnement en s’appuyant sur l’aide des autres départements.
- Tenir à jour le registre des équipements affectés au bureau de Goma, s’assurer qu’ils sont étiquetés (tag) et que leurs mouvements et utilisations sont documentés suivant les procédures Oxfam GB en place (Tenue du registre des assets, de la Fiche d’affectation des assets, Fiche de rapport de perte/endommagement, etc) et suivant les recommandations des bailleurs de fonds.
- Rendre disponible les formulaires logistiques de travail pour leur utilisation dans le programme.
Supervision des équipes :
- Gérer l’équipe logistique du bureau de Goma en accord avec les standards d’Oxfam GB
- S’assurer que chaque agent étant sous sa responsabilité a des objectifs et une description des tâches clairement définies
- Effectuer à temps l’évaluation des performances des agents étant sous sa responsabilité
- Suivi de la réalisation des objectifs, la révision des performances, du plan de développement du staff logistique du bureau de Goma.
- Recruter, instruire et diriger le personnel de logistique, ceci inclus le suivi et planning des congés
- Infliger les sanctions et mesures disciplinaires, ceci inclus aussi la conduite des investigations quand c’est nécessaire
Gestion du Charroi :
- Coordonner la gestion du charroi automobile en s’assurant que les véhicules sont maintenus en condition optimale et sont utilisés économiquement (particulièrement à la surveillance de la consommation de carburant des véhicules d’Oxfam GB).
- Maintenir une vue d’ensemble des besoins d’entretien des véhicules, et des fournisseurs qualifiés pour rendre ces services etc. Etablir et maintenir des procédures adéquates pour assurer la qualité de ces services.
- S’assurer que Tracpoint est régulièrement et constamment utilisé comme outil de gestion du charroi et collection de données afin de produire le rapport mensuel de consommation
Equipements et stocks :
- Superviser et assurer de mettre á jour la liste des inventaires et des biens du bureau de Goma. Chaque bien identifié doit avoir un numéro de Tag unique et une fiche d’asset.
- Participer aux inventaires trimestriels des actifs d’Oxfam GB.
- S’assurer du déclassement des assets selon les procédures d’Oxfam GB
Circuit des commandes :
- Coordonner et gérer les approvisionnements entre la logistique du bureau d’OGB Goma et les autres départements du Programme, et recevoir et gérer les bons de commande interne des autres bureaux d’OGB.
- Suivant les procédures logistiques d’approvisionnement d’Oxfam GB, assurer la transparence dans le système d’approvisionnement et de distribution sur le terrain et rapporter auprès de la hiérarchie toute anomalie qui en découlerait.
- Identifier les fournisseurs potentiels et préférés, en les rencontrant et en leur expliquant le bien fondé des procédures d’Oxfam GB.
- S’assurer avec le département des finances et le Gestionnaire du budget que le paiement des biens et services demandés par Oxfam GB se fasse en temps voulu.
Développement de l’équipe et des partenaires
- Mettre sur pied un plan de développement de l’équipe et des organisations partenaires
- Soutenir les partenaires et les membres de l’équipe logistique et programme en organisant des évènements tels que les ateliers de formation et vulgarisation des procédures en utilisant les standards universels logistiques etc.
- Participer aux évaluations des besoins pour le développement des propositions, évaluations des programmes et assurer la supervision de terrain pour garantir la qualité des services et renforcer les capacités du staff de terrain
Ce que nous recherchons:
Experience, connaissances & Competences
Essentielles
- Avoir un niveau de gradué équivalent á 3 ans de niveau supérieur ou une expérience équivalente d’au moins 4 ans en logistique et administration, de préférence avec les organisations humanitaires.
- Être honnête et capable de travailler dans un environnement instable et de faire preuve de flexibilité en fonction des circonstances.
- Etre capable de travailler sous pression et de répondre à plusieurs sollicitations ;
- Aptitudes vérifiées à gérer et maintenir un bon esprit d’équipe.
- Etre parfaitement bilingue en Français et Anglais ; aussi bien á l’oral qu’á l’écrit :
- Aptitude à rédiger des correspondances, des rapports et remplir des formulaires.
- Comprendre et adhérer à la culture organisationnelle d’Oxfam GB.
- Bonne connaissance de l’informatique. (Windows, Word, Excel, Explorer, Internet)
- Bonne connaissance des procédures de sécurité
- Etre ordonné et capable d’organiser son travail et en définir les priorités.
Désirables :
- Etre capable de communiquer avec transparence.
- Avoir de l’entrain pour la résolution des problèmes et la prise d’initiative.
- Connaissance du système de travail des ONGs internationales.
- Apte à supporter les voyages, même dans des conditions difficiles.
FINANCE ASSISTANT(E) – OXFAM (MUNGWALU) BUNIA