FHI 360 est une organisation internationale de développement qui se distingue par une approche rigoureuse fondée sur des preuves scientifiques. Son personnel comprend des experts en santé, nutrition, éducation, développement économique, société civile, environnement et recherche. FHI 360 opère à partir d’un réseau de 60 bureaux et emploie environ 4,400 personnes aux Etats-Unis et à travers le monde. Son engagement à travailler en partenariat à tous les niveaux et sa compétence pluridisciplinaire lui permet d’avoir un impact durable sur les individus, les familles, les communautés et les pays auxquels elle apporte son assistance. C’est ainsi que FHI 360 améliore de façon durable le quotidien de millions de personnes.
Poste : Assistant aux services administratifs
- lieux
- Nairobi, Kenya
- type de temps
- À temps plein
- temps restant pour postuler
- Date de fin : 11 août 2026
- numéro de demande d’emploi
- Réquisition – 2026201099
Description de l’emploi
Intitulé du poste : Assistant(e) aux services administratifs
Relève du : Responsable administratif et des achats
Lieu : Nairobi
Code de l’emploi : ADMN10019
Famille d’emplois : Soutien administratif Niveau de rémunération : FF
Résumé du poste
L’assistant(e) administratif(ve) apportera son soutien au projet STRIDES (Renforcement des systèmes de détection des maladies infectieuses) au Kenya. Il/Elle assurera diverses tâches administratives, notamment la gestion des stocks de fournitures de bureau (organisation et accessibilité), le maintien de la propreté des locaux, la présentation soignée et le bon fonctionnement de l’espace d’accueil, l’accueil des visiteurs et des fournisseurs, ainsi que leur orientation. Il/Elle apportera également un soutien général au personnel et réalisera des tâches administratives simples sous supervision directe.
Fonctions essentielles du poste : Tâches et responsabilités
Prévoir des boissons pour le personnel pendant les réunions et veiller à ce que la salle de réunion soit propre et présentable par la suite. Assurer la propreté des bureaux et des espaces communs. Veiller à ce que les bureaux et leurs abords soient accueillants et agréables pour le personnel et les visiteurs. Garantir un approvisionnement suffisant en fournitures de bureau.
Administratif:
Responsable de l’organisation de l’ espace impression/documentation/photocopie et de la distribution du courrier entrant et sortant. Assiste l’assistant(e) administratif(ve) dans les tâches de secrétariat et administratives. Aide l’assistant(e) administratif(ve) au traitement des formulaires DA1. Gère les stocks de fournitures de bureau. Assure la collecte et la livraison des articles nécessaires au bureau. Participe à l’accueil et au contrôle des visiteurs conformément aux procédures de sécurité de FHI 360 afin de les identifier et de déterminer l’objet de leur visite. Tient un registre des visiteurs indiquant leur nom, l’heure d’arrivée, les personnes rencontrées et l’heure de départ. Assure le fonctionnement du véhicule de service en l’absence du chauffeur. Répond aux demandes d’informations générales concernant le bureau de FHI 360 au Kenya.
Finance:
Apporter un soutien au service des finances pour le dépôt des déclarations annuelles auprès des organismes de réglementation. Apporter un soutien au service des finances pour le suivi des paiements des services publics afin d’éviter les coupures. Apporter un soutien au service des finances pour la récupération des dossiers archivés.
IARD :
Appui au service des ressources humaines pour le dépôt des déclarations légales auprès des organismes compétents. Assistance au service des ressources humaines pour la planification des entretiens en contactant les candidats. Assistance au service des ressources humaines pour l’intégration des nouveaux employés et leur bonne intégration. Assistance au service des ressources humaines pour le traitement des identifiants FHI 360. Exécution de toute autre tâche confiée.
Entretien des bureaux :
Superviser les travaux de nettoyage, de réparation ou d’entretien effectués par un prestataire en dehors des heures normales de travail. En collaboration avec la direction de l’immeuble, veiller au bon déroulement des exercices d’incendie et faire office de responsable de la sécurité incendie pour l’organisation.
Résolution de problèmes et impact :
- Identifie et reconnaît les problèmes qui font l’objet de procédures établies et qui ont un impact limité.
- Se réfère aux questions et problèmes non standardisés abordés à un niveau supérieur.
- Les erreurs peuvent être détectées facilement et rapidement au sein de l’unité de travail immédiate et leur correction n’entraînerait que des perturbations ou des dépenses mineures.
Supervision donnée/reçue :
- Supervision générale et instructions pour les tâches courantes, et instructions détaillées avec examen périodique du travail pour les nouvelles activités ou les missions spéciales.
- Les contacts se font généralement avec des personnes de leur propre département et avec des contacts extérieurs à l’organisation.
- Les contacts impliquent l’obtention ou la fourniture d’informations ou de données nécessitant des explications ou une interprétation.
Éducation: **
- Diplôme d’études secondaires/GED ou équivalent international.
- Un diplôme en administration des affaires ou un certificat dans un domaine pertinent constituera un atout supplémentaire.
Expérience: **
- Vous devez posséder un diplôme de niveau secondaire (équivalent au baccalauréat) et justifier d’une expérience de 1 à 3 ans minimum dans le domaine de l’administration de bureau. Une expérience au sein d’une organisation internationale de taille moyenne à grande sera un atout.
- Une expérience en matière de gestion d’équipements de réception et de bureau sera un atout supplémentaire.
- Expérience et maîtrise avérées de la suite MS Office.
- Doit être en possession d’un certificat de bonne conduite valide.
- L’expérience doit refléter les connaissances, les compétences et les aptitudes énumérées ci-dessus.
Exigences physiques typiques :
Exigences : Connaissances, compétences et aptitudes
- Voix claire, apparence soignée et agréable.
- Bonne maîtrise des règles grammaticales de base. Parle couramment anglais et kiswahili.
- Capacité à interagir avec les gens de manière agréable et efficace, aussi bien en personne qu’au téléphone.
- Capacité à faire preuve de manière constante d’organisation, de diplomatie et de conscience professionnelle.
- Capable de gérer efficacement plusieurs tâches.
- Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 10 kg.
- Capable de se présenter au travail, de respecter les horaires et d’effectuer des heures supplémentaires au besoin.
- Expérience avérée des procédures, normes et équipements administratifs de bureau, et capacité à assumer des responsabilités à mesure que les compétences se développent.
- Volonté et intérêt à soutenir les programmes et les objectifs de FHI 360.
- Capacité à accomplir toutes les tâches et responsabilités en temps opportun avec un minimum de supervision.
Technologie à utiliser :
- Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (par exemple, Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.
Exigences de voyage :
- Moins de 10%
La fourchette salariale prévue pour ce poste est de 1 300 000 à 1 600 000 KES (salaire de base annuel). Pour déterminer le montant de l’offre, FHI 360 prend en compte plusieurs facteurs, notamment l’expérience et la formation du candidat, l’équité salariale interne, les salaires du marché et le budget. Pour les candidats internes, la rémunération sera également déterminée conformément aux directives d’augmentation salariale en vigueur chez FHI 360.
Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être confiées pour l’exécution de ces fonctions. Ce document ne constitue en aucun cas un contrat de travail. La direction se réserve le droit de le réviser à tout moment.