À PROPOS DU PAM
Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences du changement climatique.
Au PAM, l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du PAM repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
Le PAM recrute un Chargé(e) de programme, coordonnateur(trice) de l’assurance qualité, CST II
Lieu : Nairobi, Kenya
Date limite : 17 septembre 2026
Contexte et objectif
Le PAM Kenya recourt de plus en plus aux partenaires de coopération comme mécanisme de mise en œuvre de ses programmes. Face à l’augmentation des ressources financières, des responsabilités et de l’exposition opérationnelle confiées aux partenaires de coopération, le bureau de pays a besoin d’une capacité d’assurance de deuxième niveau dédiée afin de formuler des critiques structurées, fondées sur les risques et étayées par des données probantes, quant à l’adéquation et à l’efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques et des contrôles internes des partenaires de coopération.
Cette mission vise à renforcer l’assurance tout au long du cycle de vie de la gestion des programmes, à faciliter l’identification et l’atténuation rapides des faiblesses en matière de contrôle, à améliorer la préparation aux audits, à préserver les ressources du PAM et à renforcer la responsabilité quant aux résultats des programmes, conformément aux politiques, procédures, exigences des donateurs et accords de gestion des programmes convenus du PAM.
Cette mission soutient les objectifs de la stratégie de gestion des partenaires coopérants du RBN, notamment une prestation plus efficace et efficiente, une responsabilisation et une transparence accrues dans la gestion des ressources, des rôles et des responsabilités plus clairs, des processus standardisés, un suivi, des contrôles ponctuels et des contrôles internes efficaces.
Le coordonnateur de l’assurance qualité exercera ses fonctions au sein de l’unité Risques et Conformité, en tant que responsable indépendant de deuxième ligne d’assurance.
Son rôle consistera à assurer une évaluation objective, à formuler des critiques constructives, à effectuer des vérifications, à rédiger des rapports et à gérer les remontées d’informations. Il n’assumera aucune responsabilité de gestion de première ligne et ne fera pas double emploi avec le mandat opérationnel de l’unité de gestion de la conformité ni avec les fonctions techniques.
Objectif d’assurance
L’objectif est de fournir à la direction une assurance raisonnable et fondée sur des preuves que les risques importants liés à la protection des données sont identifiés et gérés de manière appropriée ; que les principaux contrôles sont conçus de façon adéquate et fonctionnent comme prévu ; que les obligations de conformité sont respectées ; que les constats importants sont traités dans les délais convenus ; et que le bureau de pays dispose de preuves suffisantes pour démontrer l’efficacité de sa supervision auprès des organes de contrôle internes et externes.
La mission appliquera une approche fondée sur les risques, l’effort d’assurance étant proportionnel à l’exposition au risque, au financement et à l’importance relative des risques, à la sensibilité des donateurs, à la complexité géographique et opérationnelle, aux constats antérieurs, à la maturité des contrôles et aux autres indicateurs de risque pertinents.
Étendue de l’assurance
Le périmètre de l’assurance couvrira la gouvernance, la gestion des risques, la conformité et les contrôles internes liés aux produits de consommation tout au long du cycle de vie de la gestion des produits de consommation, y compris, le cas échéant :
- Diligence raisonnable, évaluation des capacités et classification des risques ;
- Sélection des partenaires et modalités de gouvernance ;
- Les contrôles financiers et programmatiques pertinents pour la mise en œuvre du CP ;
- Séparation des tâches et contrôles d’approbation ;
- Surveillance, contrôles ponctuels, vérification et preuves à l’appui ;
- Mise en œuvre des mesures d’atténuation des risques et des actions de gestion convenues ;
- Suivi des conclusions d’audit, d’enquête, d’assurance et de surveillance ;
- La qualité des données, la conservation des enregistrements et l’adéquation des pistes d’audit ;
- Le respect des politiques, procédures, exigences de gestion des programmes de coopération et conditions des donateurs applicables du PAM ; et
- Les risques émergents ou systémiques liés à la CP identifiés par l’analyse des données, le travail de terrain, les rapports de gestion ou les activités de surveillance.
Le périmètre de chaque évaluation sera défini dans un plan de travail d’assurance fondé sur les risques ou dans un cahier des charges d’évaluation approuvé. Le coordonnateur ne fournira pas d’assurance sur les questions relevant de sa responsabilité opérationnelle directe.
Principales responsabilités et tâches
Gouvernance et contrôles internes de la CP
- Évaluer la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux dispositifs de gouvernance et de contrôle interne de la CP, en utilisant des critères documentés et des preuves appropriées suffisantes.
- Identifier les lacunes en matière de contrôle, les contrôles inefficaces ou appliqués de manière incohérente, les faiblesses de la séparation des tâches, les défaillances récurrentes des processus et autres carences de contrôle.
- Évaluer si les contrôles identifiés permettent de couvrir les risques pertinents et si les responsables des contrôles peuvent démontrer que ces contrôles ont fonctionné pendant la période examinée.
- Recommander des mesures correctives pratiques qui s’attaquent aux causes profondes et aux faiblesses de contrôle attribuables.
Évaluation des risques et surveillance de la diligence raisonnable
- Examiner de manière indépendante la diligence raisonnable, les évaluations de capacité, les cotes de risque et les mesures d’atténuation des CP afin d’en vérifier l’exhaustivité, la cohérence, les preuves et la conformité aux exigences applicables.
- Maintenir une vue consolidée des engagements CP à haut risque au sein du portefeuille attribué, y compris les expositions aux risques importants, l’état des mesures d’atténuation et les actions en retard.
- Fournir une critique constructive documentée lorsque les évaluations des risques, les notations ou les plans d’atténuation sont faibles, incomplets, obsolètes ou non étayés par des preuves.
- Signaler les changements importants dans l’exposition aux risques liés aux produits de consommation par le biais des canaux de gouvernance établis.
Planification d’assurance fondée sur les risques
- Élaborer et maintenir un plan d’assurance de la protection des données documenté et fondé sur les risques pour le portefeuille du bureau régional assigné, sous réserve de l’approbation de la direction par le biais des mécanismes de gouvernance établis.
- Prioriser les activités d’assurance en fonction de facteurs de risque définis, notamment la cote de risque, le financement/l’importance relative, la sensibilité du donateur, la situation géographique, la complexité opérationnelle, les antécédents d’audit ou d’assurance, la maturité des contrôles et les constatations non résolues.
- Maintenir une couverture d’assurance suffisante pour les missions à haut risque et réévaluer périodiquement le plan en fonction des changements importants de l’exposition au risque.
- Aligner les activités d’assurance du CP avec le plan d’assurance du bureau de pays, le registre des risques, les priorités de préparation à l’audit et les instances de gouvernance pertinentes.
Examens d’assurance, tests et vérification indépendante
- Effectuer des revues d’assurance, des contrôles ponctuels, des visites de terrain, des tests par échantillonnage et des vérifications indépendantes pour certains engagements ou sites CP à haut risque.
- Définir l’objectif, la portée, les critères, la méthode d’échantillonnage, les exigences en matière de preuves et la période d’examen pour chaque exercice d’assurance.
- Évaluer la pertinence, la fiabilité, l’exhaustivité et la traçabilité des preuves, et conserver suffisamment de documents de travail pour étayer les conclusions.
- Documenter clairement les exceptions et les lacunes en matière de contrôle, en précisant la condition observée, le critère applicable, le risque/l’impact, la cause profonde lorsqu’elle est établie, les preuves à l’appui et les mesures de gestion convenues.
- Préparer des rapports d’assurance concis comprenant les conclusions, les implications en matière de risques, les recommandations, les responsables et les dates cibles convenues.
Préparation à l’audit et suivi de la supervision
- Appuyer la préparation aux audits internes, aux audits externes et aux examens de surveillance liés à la protection des données en maintenant à jour une piste de preuves et un état des constatations importantes.
- Tenir un registre consolidé des observations d’audit, des conclusions d’assurance, des actions liées aux enquêtes le cas échéant, des résultats des contrôles ponctuels et des mesures prises par la direction.
- Valider, en fonction des risques, les preuves soumises pour clore ou corriger les constatations avant que la clôture ne soit signalée.
- Surveiller les constatations en retard, récurrentes ou à haut risque et signaler les problèmes importants non résolus par les voies de gouvernance établies.
- Coordonner les contributions factuelles et la collecte de preuves pour les réponses de surveillance sans s’approprier la réponse.
Surveillance des risques, analyse des données et rapports
- Analyser les données disponibles sur Partner Connect, le portail des partenaires des Nations Unies, le suivi, l’audit, l’assurance et autres données afin d’identifier les tendances, les anomalies, les risques de concentration et les indicateurs d’alerte précoce.
- Maintenir un tableau de bord au niveau du portefeuille couvrant les points de contrôle à haut risque, la couverture d’assurance, les constatations importantes, les actions en retard, les constatations répétées et les indicateurs de préparation à l’audit.
- Fournir des mises à jour périodiques sur l’assurance à la direction et contribuer, par des données probantes, au registre des risques du bureau de pays et aux notes d’information de la direction concernant les risques liés à la protection des consommateurs.
- Signaler les faiblesses systémiques ou transversales des contrôles lorsque leur correction nécessite une action de la direction au-delà d’un CP individuel ou d’un bureau régional.
Amélioration continue
- Renforcer les outils d’assurance, les listes de contrôle, les modèles, les méthodes d’échantillonnage et les méthodologies d’examen en fonction des leçons apprises et des risques émergents.
- Promouvoir des pratiques de documentation et d’assurance cohérentes dans tous les bureaux régionaux.
- Soutenir l’apprentissage interfonctionnel sur les risques et les contrôles liés à la protection des données, tout en maintenant la distinction entre l’assurance de deuxième ligne et la gestion de première ligne.
Méthodologie et normes minimales de preuve
Tous les travaux d’assurance qualité doivent être suffisamment documentés pour permettre à un examinateur indépendant de comprendre ce qui a été examiné, selon quels critères, en utilisant quelles preuves, avec quelle méthode d’échantillonnage ou de test, comment les exceptions ont été évaluées et comment la conclusion a été atteinte.
- Chaque examen doit avoir un objectif, une portée, des critères, une période examinée et une justification des risques définis.
- Les tests doivent être fondés sur les risques et proportionnés à l’importance du contrôle et à l’exposition examinée.
- Les preuves doivent être suffisamment appropriées, pertinentes, fiables et traçables jusqu’à la conclusion à laquelle il est parvenu.
- Les documents de travail doivent identifier la population étudiée, l’échantillon sélectionné le cas échéant, les tests effectués, les preuves obtenues, les exceptions relevées et la conclusion tirée.
- Les conclusions doivent clairement faire la distinction entre les faits/preuves, les exigences ou critères de contrôle applicables, les risques/impacts, la cause profonde lorsqu’elle est étayée et les mesures correctives recommandées.
- Les actions de gestion doivent avoir un responsable clairement identifié, une date d’achèvement prévue et faire l’objet d’un suivi jusqu’à leur clôture.
- Lorsque les preuves sont insuffisantes pour justifier la clôture ou une conclusion d’assurance, l’affaire restera ouverte ou sera explicitement qualifiée et portée à l’attention des instances supérieures, le cas échéant.
Signalement, escalade et gouvernance
Le coordonnateur de l’assurance relève fonctionnellement de l’unité Risques et Conformité et assure la coordination avec la direction du bureau régional et les unités techniques concernées pour la planification, la collecte de preuves et le suivi.
- Les carences importantes en matière de contrôle, les préoccupations majeures en matière de conformité, les faiblesses systémiques suspectées et les actions à haut risque en retard doivent être signalées rapidement par les voies de gouvernance établies.
- Les rapports d’assurance doivent être factuels, fondés sur des preuves, équilibrés et suffisamment documentés pour résister à l’examen de la direction, des auditeurs et des organismes de contrôle.
- Le coordonnateur doit maintenir une objectivité professionnelle et ne doit ni approuver, ni s’approprier, ni mettre en œuvre des contrôles qui seront ultérieurement soumis à son évaluation d’assurance.
- L’accès aux dossiers, systèmes, personnels et lieux pertinents sera obtenu par le biais des accords établis par le Bureau de pays et conformément aux exigences applicables en matière de confidentialité, de protection des données et d’accès.
Limites des rôles et indépendance Le coordonnateur de l’assurance ne devra pas :
- Gérer les contrats CP ou administrer les accords de niveau de terrain (FLA) ;
- Diriger l’intégration de routine des CP ou gérer les relations quotidiennes avec les CP ;
- Assurer les fonctions de première ligne en matière de programmes, de finances, de chaîne d’approvisionnement, de suivi ou de gestion des points de contrôle ;
- Approuver les cotes de risque CP, les mesures de gestion ou les décisions de contrôle au nom des propriétaires de première ligne ;
- Assumer la responsabilité de la mise en œuvre des actions correctives découlant des travaux d’assurance qualité ; ou
- Garantir le bon fonctionnement des contrôles dont le coordonnateur a la responsabilité opérationnelle directe.
Ce rôle au sein du PAM consiste à assurer une assurance indépendante de deuxième niveau, à formuler des critiques constructives, à effectuer des vérifications, à rédiger des rapports et à gérer les remontées d’informations. La direction demeure responsable de l’acceptation des risques, de la mise en œuvre des contrôles, des actions correctives et de la réalisation des objectifs du programme.
Livrables et résultats minimaux
- Plan d’assurance CP basé sur les risques : couverture d’assurance approuvée et périodiquement mise à jour pour le portefeuille attribué, avec une justification des risques documentée.
- Rapports d’examen d’assurance : rapports étayés par des critères documentés, des preuves, des tests, des conclusions, une analyse des causes profondes lorsqu’elle est établie, les implications en matière de risques et les actions convenues.
- Rapports trimestriels d’assurance CP : évaluation au niveau du portefeuille des principaux risques, des faiblesses des contrôles, de la couverture d’assurance, des constats récurrents, des actions en retard et des tendances émergentes.
- Tableau de bord des risques et de l’assurance des CP : vue actuelle des CP à haut risque, de la couverture d’assurance, des constatations importantes, des actions en retard et de l’état de préparation à l’audit.
- Suivi des actions correctives : suivi consolidé des actions d’audit, d’assurance, de surveillance et de contrôle ponctuel, y compris la responsabilité, les dates d’échéance, l’état et la preuve de clôture.
- Dossier de préparation à l’audit : piste de preuves organisée appuyant les activités d’assurance et de suivi des points de contrôle matériels.
- Avis annuel d’assurance sur les produits de consommation : déclaration d’assurance concise et fondée sur des preuves de la direction concernant l’adéquation de la gouvernance, de la gestion des risques et des principaux contrôles des produits de consommation au sein du portefeuille attribué, y compris les limitations ou réserves importantes, le cas échéant.
- Données d’entrée du registre des risques : données d’entrée documentées et fondées sur des preuves en matière d’assurance de la continuité des activités pour les rapports sur les risques et l’assurance des bureaux de pays.
Indicateurs de performance
- Pourcentage d’activités d’assurance fondées sur les risques planifiées et réalisées dans le cadre du cycle d’assurance approuvé.
- Pourcentage d’engagements CP à haut risque couverts par une assurance conformément au plan approuvé.
- Pourcentage de découvertes matérielles avec propriétaires documentés, dates cibles et statut de clôture fondé sur des preuves.
- Vieillissement et réapparition de résultats d’examens antérieurs tardifs ou répétitifs.
- La rapidité et l’exhaustivité des rapports d’assurance et des mises à jour de la direction.
- Pourcentage de travaux d’assurance échantillonnés comportant des documents de travail justificatifs complets et des preuves traçables.
Qualifications et expérience requises par le PAM
Éducation :
Diplôme universitaire de niveau supérieur en gestion des risques, audit interne, conformité, finance, comptabilité, gouvernance, gestion des opérations ou dans un domaine connexe. Une certification professionnelle pertinente est souhaitable.
Expérience :
5 à 7 ans d’expérience pertinente en assurance, audit, conformité, gestion des risques, contrôle interne ou supervision. Une expérience auprès d’ONG, de partenaires de mise en œuvre, dans le cadre d’opérations humanitaires ou en matière de préparation aux audits est souhaitable.
Connaissances et compétences requises par le PAM :
Solide compréhension de la gouvernance, de la gestion des risques et des contrôles internes ; capacité avérée à évaluer l’efficacité des contrôles, à mener des analyses fondées sur des preuves, à analyser des données, à identifier les causes profondes, à rédiger des rapports d’assurance concis et à communiquer les risques à la direction. La connaissance de Partner
Connect, du portail des partenaires des Nations Unies, des tableaux de bord, des registres des risques et de la planification de l’assurance est un atout.
Langues :
La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Rapports et coordination
- Relève fonctionnellement de l’unité Risques et Conformité.
- Assure la coordination avec la direction du bureau régional et les unités techniques concernées pour la planification des assurances, la collecte de preuves, le travail sur le terrain et le suivi.
- Maintient son indépendance professionnelle vis-à-vis de la gestion courante de la protection des données et remonte les problèmes importants par les voies de gouvernance établies.
- Travaille conformément aux politiques, procédures, pouvoirs délégués, exigences de confidentialité et normes professionnelles du PAM applicables à la mission.
Ce poste est ouvert aux candidats internationaux qualifiés. Les candidats doivent être ressortissants d’un pays autre que le pays d’affectation.