COOPI (Coopérative Internationale) est une organisation humanitaire, non confessionnelle et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour un monde meilleur. Fondée en 1965 par Vincenzo Barbieri (le « père » italien du volontariat international), COOPI a son siège à Milan et compte 20 antennes locales dans le Sud des pays du monde.
Assistant logistique
Responsabilités générales
- L’assistant logistique apportera un soutien opérationnel à l’intervention multisectorielle dans l’État de Plateau.
- Les responsabilités de l’assistant logistique comprennent le classement de tous les documents d’approvisionnement nécessaires et la tenue des archives électroniques, le suivi et la vérification de toutes les factures originales avant paiement, et l’émission des documents d’appel d’offres aux fournisseurs sur demande après les annonces d’appel d’offres.
Principales responsabilités et tâches :
- Sous la supervision et la direction générales du responsable logistique ou d’un autre membre du personnel désigné, l’assistant logistique sera chargé des principales tâches suivantes :
Approvisionnement:
- Classement et archivage électronique de tous les documents d’approvisionnement nécessaires.
- Suivi et contrôle de toutes les factures originales et vérification avant paiement.
- Émission des documents d’appel d’offres aux fournisseurs sur demande après l’annonce de l’appel d’offres.
- Assister le responsable des achats dans la mise à jour des listes de fournisseurs et des listes de prix, et vérifier régulièrement la validité des prix mis à jour.
- Saisie des données dans le logiciel d’approvisionnement (REGOLO) et téléchargement de la documentation requise en conséquence.
Logistique:
- Assurez un stockage et une gestion appropriés du carburant à la base et mettez à jour régulièrement le formulaire de suivi du carburant.
- Remettre les rapports mensuels de logistique et de consommation de carburant au responsable logistique.
- Veillez à ce que le registre d’inventaire des actifs soit régulièrement mis à jour et soumis au responsable logistique mensuellement ou selon les besoins.
- Appuyer l’identification et la contractualisation des locaux (bureaux, maisons d’hôtes et entrepôts) en fonction de critères géographiques, opérationnels et financiers, en étroite collaboration avec le responsable logistique.
- Contribuer à garantir des conditions de travail et de vie adéquates pour tout le personnel dans chaque local en fournissant une alimentation électrique appropriée, de l’eau potable, des fournitures de bureau, etc.
- Assurer la maintenance préventive et corrective des installations.
- Se coordonner avec les services concernés pour l’organisation des déplacements et les réservations, le cas échéant.
- Gérer le parc de véhicules et s’assurer que les carnets de bord sont contresignés par les passagers principaux.
- Planifiez un entretien préventif régulier et opportun des générateurs.
- Appuyer la mise en œuvre des politiques en matière d’approvisionnement et de logistique afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience de l’organisation en collaborant avec les coordinateurs concernés.
- Réaliser régulièrement des études de marché afin d’obtenir des prix compétitifs pour les services et les biens.
- Effectuer une évaluation trimestrielle des fournisseurs et mettre à jour la base de données des fournisseurs.
Code de conduite et politiques associées :
- Traitez les bénéficiaires avec dignité et appliquez sur le terrain le Code d’éthique et de conduite de COOPI, la Convention des Nations Unies sur l’élimination de toutes les formes de discrimination à l’égard des femmes (CEDAW) et la Convention des Nations Unies relative aux droits de l’enfant (CIDE), notamment en sensibilisant les observateurs de terrain et les fournisseurs/agents à ces principes.
- Promouvoir une politique de tolérance zéro en matière de corruption et veiller au respect du code de conduite et de la politique anti-fraude de COOPI.
Exigences minimales
en matière de formation :
- Diplôme universitaire en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou équivalent, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent, complété par plusieurs années d’expérience professionnelle connexe et/ou de formation/cours spécialisés.
Expérience:
- Au moins 2 ans d’expérience au sein d’une ONG internationale / des Nations Unies.
- L’expérience professionnelle dans l’État de Plateau est un atout supplémentaire.
Compétences et connaissances techniques :
- Solide compréhension de la chaîne d’approvisionnement et du cycle d’achat, de ses concepts et principes, ainsi que d’une vaste connaissance des meilleures pratiques et techniques.
- Connaissance des principes communs d’approvisionnement et de logistique et capacité à assimiler rapidement les processus et systèmes de COOPI et des donateurs ;
- Capacité à analyser et à intégrer rapidement des informations diverses.
Compétences :
- Bonnes aptitudes en communication et en négociation, avec la capacité de persuader, d’influencer et de s’adapter rapidement à différentes situations ;
- Excellentes compétences orales et écrites.
- Bien organisé et soucieux du détail ;
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe avec d’autres départements et unités
Essentiel:
- Faites preuve de professionnalisme, de motivation, de flexibilité et de sensibilité culturelle.
- Posséder d’excellentes compétences en communication et une grande maîtrise de la rédaction de rapports, notamment des rapports d’appel d’offres et des rapports mensuels.
- Excellente connaissance pratique des logiciels Microsoft Office (Access, Outlook, Excel, PowerPoint et Word).
- Excellentes compétences en communication, en rédaction et en analyse.
- Excellentes compétences en communication, coordination et animation.
- Capacité à travailler en équipe et à établir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalités et d’horizons culturels différents.
- Capacité à travailler dans des délais serrés et à gérer simultanément et de manière autonome plusieurs tâches.
- Une expérience professionnelle antérieure auprès d’ONG internationales et d’organisations des Nations Unies est souhaitable.
Méthode d’application
Intéressé et qualifié ? Rendez-vous sur COOPI – Cooperazione Internazionale sur form.gle pour postuler
