L’Union européenne (UE) est une union politique et économique de 27 pays européens, représentée à l’étranger par un réseau de Délégations assurant sa présence diplomatique.
POSTE : SECRETAIRE LOGISTIQUE (H/F) AGENT LOCAL GROUPE III Réf. 157244 / Sénégal
Nous proposons
Un contrat d’agent local (groupe de fonctions III) à durée indéterminée, pour le poste de secrétaire logistique.
A ce poste et sous l’autorité de la Cheffe de l’Administration, le/la Secrétaire doit assurer le soutien administratif et organisationnel de la Délégation. Il/elle doit contribuer au bon fonctionnement de la section en assurant la gestion des activités de secrétariat, la coordination administrative et le suivi de dossiers liés aux moyens généraux et à la logistique. Il/elle veille à la bonne circulation de l’information, au respect des procédures administratives et assure le suivi des actions nécessaires au fonctionnement quotidien de la Délégation.
PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS REQUISES
SECRETARIAT
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Assurer le soutien administratif de la section Administration et contribuer au bon fonctionnement quotidien de la Délégation.
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Organiser les réunions, préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées.
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Préparer, mettre en forme et assurer le suivi de la correspondance, des notes administratives et autres documents.
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Participer à l’organisation des missions en provenance du Siège (réservations, déplacements, hébergement, aspects administratifs).
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Assurer le classement physique et électronique des dossiers.
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Participer à l’amélioration des procédures administratives et assurer la coordination avec les autres sections.
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Assurer ponctuellement l’intérim de la réception et du standard téléphonique durant les absences de l’agent concerné.
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Assurer, en cas de besoin, l’enregistrement du courrier entrant de la section Administration.
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Contribuer à la continuité du service en apportant un appui aux autres membres de la section selon les nécessités du service.
APPUI ADMINISTRATIF : APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE
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Apporter un appui administratif et logistique dans la gestion des biens matériels de la Délégation (véhicules, mobilier, matériel de bureau, équipements domestiques et informatiques, etc.).
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Assurer le suivi administratif de la flotte automobile : assistance à l’élaboration des bons de commandes pour les entretiens/assurances/réparations, classement des documents.
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Assistance à l’élaboration des bons de commande, suivi administratif des achats ainsi que le contrôle quantitatif et qualitatif des fournitures réceptionnées.
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Assurer un appui administratif et logistique lors des arrivées et départs des membres du personnel expatrié.
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Participer à l’organisation d’événements institutionnels.
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Participer au suivi des interventions de maintenance et des prestataires.
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Assurer le suivi administratif des stocks de fournitures/inventaire et veiller au réapprovisionnement.
Les fonctions et responsabilités peuvent être adaptées en fonction de l’évolution des besoins de l’Union européenne et de ses représentations diplomatiques.
Le salaire de base dépendra de l’expérience professionnelle pertinente et vérifiée, généralement à partir de 1.225.386 XOF. Il existe un ensemble d’avantages compétitifs, sous réserve de certaines conditions, y compris des jours de congé personnel, des assurances maladie et un plan d’épargne-retraite. La date de début indicative est le 01/02/2027
ENVIRONNEMENT DU POSTE
CONDITIONS DE TRAVAIL
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37,5 heures de travail par semaine
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Heures supplémentaires occasionnelles en dehors des horaires de travail habituels (le soir, le week-end)
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Le travail s’effectue dans un environnement de bureau et n’implique aucune exigence physique particulière ou inhabituelle
RELATIONS DE TRAVAIL
Joue un rôle de premier plan dans la prestation globale de services d’appui administratif et de secrétariat au chef de section et au personnel de la section, notamment en dispensant des informations, en fournissant des orientations et en conseillant le supérieur hiérarchique sur les questions administratives. Entretient un vaste réseau de contacts tant au sein de la délégation dans son ensemble qu’avec d’autres parties prenantes internes et externes.
EXIGENCES
COMPÉTENCES
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Excellente maîtrise du français et du wolof et bonnes connaissances de l’anglais
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Capacité à coordonner, superviser et assurer le suivi des tâches et des flux de travail
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Maîtrise des outils et systèmes informatiques de bureau courants
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Capacité à analyser et à structurer efficacement les informations
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Excellentes compétences rédactionnelles et capacité à rédiger des notes concises
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Capacité à communiquer efficacement et clairement, tant à l’oral qu’à l’écrit
COMPORTEMENTS
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Capacité à travailler au sein d’une équipe multiculturelle, en faisant preuve de bonnes aptitudes interpersonnelles
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Capacité à s’adapter rapidement et avec souplesse à de nouvelles demandes
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Capacité à se concentrer sur les priorités, à faire preuve d’initiative et à organiser sa propre charge de travail afin de respecter les délais
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Esprit orienté vers le service
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Envie d’apprendre et d’acquérir de nouvelles connaissances et compétences
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Degré élevé d’intégrité et de responsabilité
EXPÉRIENCE
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Au moins cinq années d’expérience professionnelles après l’obtention du diplôme dans des fonctions de secrétariat, d’assistance administrative, de gestion de bureau ou de coordination administrative.
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Une expérience dans le suivi des infrastructures, des moyens généraux, de la maintenance, de la logistique ou de la gestion immobilière constitue un atout important.
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Une expérience au sein d’un environnement international ou diplomatique est souhaitable.
FORMATION / QUALIFICATIONS
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Diplôme de l’enseignement secondaire
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Diplôme de l’enseignement supérieur en secrétariat, gestion de bureau, administration des affaires ou équivalent (souhaitable)
AUTRES
- Être médicalement apte à exercer les fonctions requises
- Jouir de ses droits civiques et disposer des autorisations nécessaires pour travailler
- Certificat de bonne conduite
COMMENT POSTULER
Veuillez soumettre votre candidature, composée d’une lettre de motivation et d’un CV au format Europass (//europa.eu/europass/en/create-europass-cv) via l’adresse e-mail : [email protected] au plus tard le 27/09/2026 à 22h00. Seules les candidatures complètes reçues dans les délais via l’adresse e-mail indiquée seront prises en considération.
Le candidat retenu sera soumis à un examen médical et à une vérification des antécédents.