À propos du Programme alimentaire mondial (PAM)
Le Programme alimentaire mondial (PAM) est la plus grande organisation humanitaire au monde. Il sauve des vies en situation d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire un chemin vers la paix, la stabilité et la prospérité pour les populations qui se remettent de conflits, de catastrophes et des conséquences du changement climatique.
Au PAM, l’humain est au cœur de toutes nos actions. Notre vision pour l’avenir du Programme alimentaire mondial (PAM) repose sur des équipes diversifiées, engagées, compétentes et performantes, sélectionnées au mérite, évoluant dans un environnement de travail sain et inclusif, incarnant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec nos partenaires pour sauver et transformer la vie des personnes que nous servons.
INFORMATIONS CONTRACTUELLES
Intitulé du poste : Stagiaire (Approvisionnement)
Type de contrat : Stage
Unité : Chaîne d’approvisionnement, Approvisionnement
Lieu d’affectation : Addis-Abeba
Durée : huit (8) mois
Ligne hiérarchique : Responsable des achats.
Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissants éthiopiens.
Date limite des candidatures : 29 septembre 2026
Arrière-plan
Le Programme alimentaire mondial (PAM) des Nations Unies soutient les opérations humanitaires et de développement grâce à des achats effectués en temps opportun, de manière transparente et efficace.
Le Programme alimentaire mondial (PAM) Éthiopie gère un portefeuille d’achats diversifié comprenant des biens et des services, des sources d’approvisionnement locales et internationales, la gestion des relations avec les fournisseurs, les études de marché, la contractualisation, l’analyse des données et la planification des achats.
L’unité Achats renforce la gestion des relations fournisseurs, l’intégration des fournisseurs, les processus d’achat numériques, l’intégrité des données et le reporting de gestion. Ce stage offrira une expérience pratique structurée tout en contribuant à la mise en œuvre des procédures d’achat courantes et à l’amélioration durable de la gestion, du suivi et du reporting des fournisseurs.
Objectif du poste
Ce stage vise à offrir une expérience pratique des opérations d’approvisionnement dans un contexte humanitaire, tout en soutenant l’unité d’approvisionnement dans la gestion des fournisseurs, le traitement des achats, les systèmes numériques, l’analyse des données, la production de rapports et l’amélioration des processus.
- Soutenir des processus d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs précis, opportuns et conformes.
- Améliorer la visibilité sur les demandes d’intégration des fournisseurs, leur statut, les délais de traitement, les goulots d’étranglement et les actions en attente.
- Contribuer à la gestion, à l’analyse, aux tableaux de bord et aux rapports récurrents des données d’approvisionnement.
- Développer les compétences professionnelles du stagiaire en matière d’approvisionnement, de gestion des relations fournisseurs, d’outils numériques, de relations avec les parties prenantes et de reporting de gestion.
Principales responsabilités
Intégration des fournisseurs et gestion des données fournisseurs
Apporter un soutien aux parties prenantes internes et aux fournisseurs lors de l’intégration et de l’enregistrement des fournisseurs via les plateformes et les flux de travail d’entreprise applicables.
Vérifiez que les documents soumis par les fournisseurs sont complets et cohérents, notamment les informations juridiques et de contact, les détails d’enregistrement et fiscaux, les catégories de fournisseurs, les informations sur les qualifications et les pièces justificatives.
Tenir à jour un tableau de suivi précis de l’intégration des fournisseurs indiquant les références des demandes, les dates, les étapes, les actions en attente, les points de contact responsables, l’ancienneté et le statut final.
Assurer le suivi des dossiers incomplets, retournés ou rejetés et signaler les problèmes non résolus au responsable des achats ou au point focal SRM.
Assurer un classement ordonné des dossiers fournisseurs et protéger les informations confidentielles ou commercialement sensibles.
Soutien opérationnel aux achats
Collecter et organiser les informations sur le marché, les fournisseurs et les achats pour les actions d’approvisionnement courantes, la planification et le reporting.
Assister, sous supervision, à la préparation et au contrôle qualité des documents d’approvisionnement standard, de la correspondance, des dossiers d’aide à l’évaluation, des feuilles de suivi et des présentations.
Surveiller les actions d’approvisionnement assignées et mettre à jour les outils de suivi de l’état d’avancement, en signalant les entrées en retard, les lacunes dans les données et les risques émergents liés à la livraison.
Répondre aux demandes courantes dans le cadre des pouvoirs délégués et référer les questions de politique générale, contractuelles ou complexes au personnel responsable.
Conserver des dossiers électroniques précis afin que les dossiers d’approvisionnement soient complets, accessibles et prêts pour un audit.
Analyse des données, rapports et tableaux de bord
Extraire, nettoyer, rapprocher et organiser les données relatives aux achats et aux fournisseurs provenant de sources autorisées au niveau de l’entreprise et des unités.
Préparer des analyses de base sur l’intégration des fournisseurs, les processus d’approvisionnement, les délais de livraison, l’ancienneté des créances, la performance des fournisseurs et d’autres indicateurs convenus.
Appuyer les rapports mensuels et trimestriels sur les achats/la gestion des relations fournisseurs, y compris les conclusions concises, les points de blocage identifiés et les mesures de suivi pratiques.
Contribuer au développement et à la maintenance d’outils de suivi conviviaux sous Excel ou SharePoint et de tableaux de bord simples.
Identifier les données manquantes, incohérentes ou en double et coordonner leur correction avec le personnel responsable.
Achats numériques et amélioration des processus
Assister les utilisateurs et les fournisseurs dans la navigation courante des processus d’approvisionnement numérique autorisés, en utilisant les directives approuvées.
Recueillir et documenter les commentaires des utilisateurs sur la convivialité du système, les problèmes récurrents liés aux processus et les besoins en matière de renforcement des capacités.
Aidez à cartographier les flux de travail sélectionnés en matière d’approvisionnement ou de gestion des fournisseurs, y compris les étapes du processus, les transferts, les points de décision et les délais typiques.
Contribuer à la rédaction de notes d’orientation, de listes de contrôle, de modèles standard et d’autres outils pratiques visant à améliorer la cohérence et la prestation de services.
Participer aux activités de test ou d’amélioration des outils d’approvisionnement sur demande et après autorisation appropriée.
Mobilisation des parties prenantes et renforcement des capacités
Appuyer la préparation et l’animation des séances d’orientation ou de formation destinées aux collègues des achats, aux unités requérantes et aux fournisseurs.
Maintenir une communication professionnelle et opportune avec les parties prenantes internes et les fournisseurs.
Préparer les comptes rendus de réunion, les tableaux de suivi des actions et les résumés de suivi pour les discussions relatives aux achats ou à la gestion des relations fournisseurs.
Travailler en collaboration avec les services des achats, des programmes, de la logistique, des finances, des affaires juridiques, des TI et autres fonctions pertinentes, selon les besoins.
Conformité, éthique et conscience des risques
Exécuter les tâches assignées conformément aux règles du Programme alimentaire mondial (PAM), aux principes d’approvisionnement, aux contrôles internes et aux pouvoirs délégués.
Signalez immédiatement tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu et faites-le remonter à la hiérarchie.
Respectez la confidentialité, les exigences en matière de protection des données et les restrictions d’accès appropriées.
Signalez à votre supérieur toute irrégularité suspectée, toute demande non justifiée, toute lacune en matière de contrôle ou tout risque lié aux fournisseurs, plutôt que de tenter de résoudre le problème de manière indépendante.
Faites preuve d’impartialité, de professionnalisme et de respect dans toutes vos interactions.
ADMISSIBILITÉ
Pour être admissible à un stage au PAM, les candidats doivent satisfaire à l’une des exigences suivantes énumérées ci-dessous :
Être actuellement inscrit à un programme de premier cycle (par exemple, une licence) dans une université reconnue et avoir validé au moins deux années d’études. Les candidats doivent avoir suivi des cours au cours des 12 derniers mois dans les domaines suivants : achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, économie, finance, systèmes d’information, informatique, analyse de données ou un domaine connexe.
Être actuellement inscrit à un programme d’études supérieures (par exemple, une maîtrise) dans une université reconnue et avoir suivi des cours au cours des 12 derniers mois ; (diplômé en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique, en gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe).
Être un jeune diplômé d’un programme de premier cycle ou de cycle supérieur (ayant obtenu son diplôme dans les six mois précédant la candidature au programme de stage) d’une université reconnue et avoir suivi des cours au cours des 12 derniers mois d’inscription à l’université.
Être de nationalité éthiopienne
Maîtrise de la communication orale et écrite en anglais et en amharique.
Bonne maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word et PowerPoint ; la connaissance de SharePoint ou des tableaux de bord est un atout.
Être apte à se déplacer et à travailler sur le lieu d’affectation du stage.
Ne pas être fils, filles, frères ou sœurs d’employés du Programme alimentaire mondial (PAM).
Le programme reconnaîtra les diplômes des candidats délivrés par des établissements reconnus et certifiés par des autorités internationales ou nationales compétentes telles que l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) ou les ministères de l’Éducation.