Poste à pourvoir à l’organisation internationale de développement FHI 360 – 05 octobre 2026

Résumé du poste :

Fournit une assistance administrative et un soutien à STRIDES. Recueille, compile et analyse les informations relatives aux projets (par exemple, mise à jour des manuels, traitement des documents complexes). Apporte un soutien administratif et opérationnel, ainsi qu’une aide à la communication concernant la gestion et l’exécution des projets. Peut être amené(e) à assurer le suivi des aspects financiers des projets, tels que la facturation et les paiements des sous-traitants. Participe à l’élaboration et à la révision des plans de travail. Assure la coordination avec l’équipe technique. Prépare des présentations et contribue à la réalisation des objectifs et livrables des projets.

Responsabilités :

Administration programmatique :

• Collabore avec l’équipe d’assurance qualité STRIDES et d’autres fonctions du projet STRIDES pour contribuer à garantir que les besoins et les exigences du projet soient satisfaits.

• Apporte son soutien à la gestion de projet en matière de préparation des salles de conférence, de demandes de déplacement et d’attribution des sous-tâches.

• Facilite la communication en répondant aux demandes des partenaires et veille à ce que les sites web internes et externes du projet soient à jour.

• Il coordonne les activités de projet qui lui sont assignées et peut mener des recherches pour atteindre les objectifs du projet.

• Fournit un soutien administratif aux projets, selon les besoins, en rédigeant, en révisant et en traduisant.

rapports trimestriels.

• Examine et contribue aux plans de travail.

Soutien financier :

• Apporte son soutien à l’équipe de projet pour la coordination des budgets.

Soutien aux achats et aux demandes d’approvisionnement :

• Saisie et mise à jour des demandes d’approvisionnement dans CostPoint et suivi de leur traitement jusqu’à leur achèvement.

• Tient à jour les registres des demandes d’approvisionnement et assure le suivi des informations, documents ou approbations manquants.

• Apporte son soutien aux demandes de produits MSA en compilant les spécifications, les quantités, les informations de livraison et les documents justificatifs.

• Organise les dossiers d’approvisionnement en utilisant les conventions d’appellation établies et les structures de dossiers requises.

• Il assure le suivi des étapes clés des achats courants et signale les retards ou les dossiers incomplets au responsable de programme.

• Permet de vérifier les documents de réception et de livraison, ainsi que les registres de clôture des achats.

Administration des sous-traitants et des consultants :

• Gère les dossiers des sous-traitants et des consultants, les outils de suivi, les calendriers de livraison et les registres d’autorisation.

• Assure le soutien logistique de l’intégration et du départ des sous-traitants et des consultants, y compris la collecte de documents et la coordination des accès.

• Assure le suivi des livrables de sous-traitance courants, des factures, des périodes d’exécution et des dates de modification ou de renouvellement à venir.

• Effectue un suivi auprès du personnel responsable afin d’obtenir les livrables manquants, les approbations ou les documents justificatifs de facturation.

• Apporte son soutien à la préparation et au dépôt des dossiers de sous-traitance, de consultant et d’autorisation sous la supervision d’un responsable.

Assistance en matière de conformité et de rapports :

• Tient à jour les dossiers FFATA et prépare les informations requises pour examen et soumission.

• Effectue des contrôles d’exhaustivité de routine à l’aide de listes de contrôle établies et signale les anomalies avant l’examen par un agent.

• Conserve les dossiers des approbations, des accords, des certifications et des documents de conformité requis.

• Assure le suivi des mesures de protection, le suivi des formations et la documentation en tant que suppléant du responsable fonctionnel.

• Compile et assure le suivi des données d’entrée internes et externes courantes pour les rapports annuels, semestriels et autres rapports de projet.

• Maintient des dossiers prêts pour l’audit et facilite la récupération de la documentation pour les examens ou audits internes.

Coordination du portefeuille pays :

• Fournit un soutien administratif et opérationnel pour les portefeuilles de pays de moindre complexité qui lui sont assignés, sous la direction d’un chargé de programme.

• Gère les outils de suivi des actions par pays, les calendriers, les échéances et les listes de suivi.

• Documente les décisions prises lors des réunions et les points d’action, et assure le suivi auprès des parties responsables.

• Contribue à la préparation des mises à jour régulières sur les pays, des documents d’information et des résumés de l’état de mise en œuvre .

• Signale au responsable les actions en retard, les informations manquantes ou les blocages de processus.

Gestion des connaissances et administration d’équipe :

• Gère les dossiers SharePoint désignés, les outils de suivi, les modèles, les procédures opérationnelles standard, les aides à l’emploi et les documents de référence, en les mettant à jour au fur et à mesure que les procédures évoluent.

• Prend en charge le contrôle des versions des documents, l’archivage et les contrôles périodiques de la qualité des fichiers.

• Gère les listes de diffusion STRIDES, les listes de contacts de l’équipe et les contributions au contenu de la newsletter.

• Coordonne les procédures logistiques courantes d’intégration et de départ, y compris les demandes d’accès, les documents d’orientation et le suivi des listes de contrôle.

• Permet de gérer la planification, les ordres du jour, les documents de réunion, les notes et le suivi des actions à entreprendre pour les réunions Opérations/Assurance Qualité.

Soutien aux processus et à la qualité :

• Identifie les lacunes administratives ou documentaires récurrentes et recommande des améliorations pratiques des processus.

• Permet de suivre les demandes de service et les délais de traitement habituels afin de faciliter la planification de la charge de travail et la production de rapports d’équipe.

Exécute d’autres tâches qui lui sont confiées ; les responsabilités et la portée peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.

Connaissances et compétences appliquées :

• Connaissances de base des concepts, pratiques et procédures liés à la conception de projets.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

• Maîtrise avérée de la suite logicielle Microsoft Office.

• Capacité à résoudre les problèmes et à recommander des mesures correctives au besoin.

• De solides compétences organisationnelles et un souci du détail sont nécessaires pour respecter les délais du projet.

• Eloquent, professionnel et capable de communiquer de manière claire et positive avec les clients et le personnel.

• Doit être capable de lire, d’écrire et de parler couramment l’anglais, et de maîtriser la langue du pays hôte.

C’est approprié. La maîtrise de l’espagnol et du français est un atout.

Résolution de problèmes et impact :

• Il s’agit de résoudre des problèmes d’envergure limitée à modérée qui nécessitent l’examen de divers facteurs.

• Fait preuve de discernement dans le cadre des procédures et pratiques définies afin de déterminer les mesures appropriées.

• Établit des relations de confiance avec les contacts internes et externes.

• Les décisions peuvent entraîner des retards et affecter une unité de travail ou un secteur au sein d’un département.

Supervision donnée/reçue :

• Reçoit des instructions générales pour les tâches courantes, des instructions détaillées pour les nouveaux projets ou missions.

• Fait preuve de discernement dans la détermination du flux de travail et des priorités.

• Relève généralement d’un responsable, d’un directeur adjoint ou d’un directeur.

Éducation: **

• Licence ou son équivalent international – Société civile, communication et marketing social, développement économique, éducation, environnement, genre, santé, nutrition, recherche, technologie et jeunesse ou un domaine connexe.

Expérience: **

• Nécessite généralement un minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans le soutien de projets et/ou dans un domaine de pratique technique.

• Expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation non gouvernementale (ONG), d’un organisme gouvernemental ou d’une organisation privée.

• Une expérience préalable avec la suite Microsoft Office est préférable.

Exigences physiques typiques :

• Environnement de bureau typique.

• Capacité à passer de longues heures devant un écran d’ordinateur et à effectuer des tâches répétitives sur un clavier.

• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.

• Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 2,3 kg

Technologie à utiliser :

• Ordinateur personnel/portable, applications Microsoft (par exemple, Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.

Exigences de voyage :

• 10 % – 25 %

La fourchette salariale prévue pour ce poste est de 2 500 000 à 3 500 000 KES (salaire de base annuel). Pour déterminer le montant de l’offre, FHI 360 prend en compte plusieurs facteurs, notamment l’expérience et la formation pertinentes du candidat, l’équité salariale interne, les salaires du marché et le budget. Pour les candidats internes, la rémunération sera également déterminée conformément aux directives en vigueur de FHI 360 relatives aux augmentations liées aux promotions.

Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être confiées pour l’exécution de ces fonctions. Ce document ne constitue en aucun cas un contrat de travail. La direction se réserve le droit de le réviser à tout moment.