TITRE :   Coordinateur des opérations de programme
ÉQUIPE/PROGRAMME : Opérations de programme LIEU : Basé à Borno 
GRADE :   3 DURÉE DU CONTRAT : 12 mois

PROTECTION DE L’ENFANCE : 
Niveau 3 : le titulaire du poste sera en contact avec des enfants et/ou des jeunes soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit intensivement (par exemple quatre jours par mois ou plus, ou avec nuitée) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux ; ou qu’il visite des programmes nationaux ; ou parce qu’il est responsable de la mise en œuvre du processus de vérification/d’habilitation policière du personnel.

OBJECTIF DU POSTE : Le/la coordinateur/trice des opérations de programme (COP) contribue à la mise en œuvre efficace des programmes dans les États du BAY en renforçant les opérations, le reporting, l’adoption de PRIME, la qualité des données, la gestion des connaissances et les processus de lancement de projets. Ce poste implique une collaboration étroite avec les responsables de programme, les équipes MEAL, subventions et opérations afin de garantir une mise en œuvre, un reporting, un suivi et une amélioration continue, dans le respect des délais et des normes de qualité, des programmes humanitaires.

CHAMP D’APPLICATION DU POSTE :

Relève du : Directeur adjoint, Opérations des programmes humanitaires

Personnel relevant de ce poste : Aucun

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :

Rapports :

o Le/la point de contact sera responsable de la coordination avec l’équipe de gestion des subventions, l’équipe de programme et l’équipe MEAL afin de garantir que tous les rapports de projets humanitaires soient finalisés dans les délais impartis et examinés de manière appropriée par le/la DDPO-H et les autres parties prenantes concernées. 
o Le/la point de contact apportera un soutien aux équipes de terrain pour la rédaction de rapports et développera les compétences du personnel en matière de rédaction de rapports destinés aux bailleurs de fonds.
o Il/elle coordonnera avec les chefs de projet afin d’assurer la remontée rapide des préoccupations/difficultés liées aux programmes aux assistants techniques et au/à la DDPO-H.
o Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe d’intervention rapide pour le lancement rapide des interventions d’urgence dans les États de la zone BAY.
o Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le/la DDPO-H afin d’assurer l’examen régulier de la liste mensuelle des transactions et du budget par rapport aux dépenses réelles pour tous les budgets actifs. 
Appui à l’élaboration des propositions :
o Apporter un soutien, selon les besoins, à l’élaboration des propositions, en collaboration avec l’équipe de développement commercial et les équipes techniques.
o Partager les informations/données contextuelles pertinentes, selon les besoins de l’équipe de développement commercial du bureau de pays. 
o S’assurer que les évaluations des risques appropriées pour les nouvelles subventions et opportunités sont réalisées.
Appui à la gestion des programmes :
o Collaborer avec les chefs de projet et l’équipe MEAL pour assurer un suivi efficace des aides humanitaires, notamment par l’examen mensuel du statut PRIME RAG, des IPTT et des BvA.
o Collaborer avec le référent MEAL de chaque projet pour garantir l’uniformisation des modèles de rapports et des outils de collecte de données dans les États BAY. 
o Collaborer avec les chefs de projet pour assurer le suivi efficace des actions convenues lors des réunions BVA et APRM.
o Suivre les bons de commande en cours par projet et veiller à leur clôture. 
o Appuyer la mise en place et le démarrage de nouveaux projets dans les États BAY. 
Gestion des connaissances :
o Aider les équipes à élaborer des documents accessibles et utilisables pour faciliter le développement de propositions futures ou le renforcement des capacités des équipes.
o Garantir l’efficacité des méthodes de partage et de stockage des documents par les équipes, afin que la documentation soit conforme aux exigences des donateurs et aux directives internes. Veiller également à ce que les équipes respectent leurs propres exigences en matière de classement.  
• Dispenser des formations au personnel et aux partenaires en matière de gestion des connaissances.
• Fournir des réponses orales et écrites, ainsi que des exposés, aux questions du personnel, des gestionnaires et des parties prenantes externes, de manière précise et appropriée.
• Contribuer à la gestion des connaissances en appuyant la documentation des meilleures pratiques et leur partage entre les bureaux de terrain.
• Représenter et coordonner l’organisation au sein de celle-ci et auprès des autres parties prenantes .
• Assurer la coordination des visites des membres et des VIP, en veillant à l’élaboration et au partage des plannings afin d’optimiser le temps disponible lors des visites importantes et en garantissant la bonne coordination et le partage des informations.
• Apporter un soutien aux équipes humanitaires selon les directives de votre responsable hiérarchique.
Opérations et mise en œuvre des programmes :
• Appuyer les priorités des opérations de programme et les initiatives de transformation, notamment le suivi de la gestion des programmes (PMM), le suivi des projets et les normes de gestion de projet associées, conformément aux directives du/de la DDP-H.
• Collaborer avec les bureaux de zone/terrain et les responsables de programme pour assurer le suivi des actions convenues en matière de mise en œuvre et d’amélioration des programmes et tenir à jour les outils de suivi des actions opérationnelles.
• Contribuer aux revues, rapports, fiches d’information et analyses de performance mensuels et trimestriels des opérations de programme en utilisant PRIME et d’autres informations de gestion disponibles.
• Appuyer le/la DDP-H dans le suivi de la mise en œuvre des programmes, notamment les indicateurs clés de performance (KPI) des bureaux de pays, les tendances du portefeuille et les projets nécessitant une attention particulière de la direction.
Généralités :
• Se conformer aux politiques et pratiques de Save the Children en matière de protection de l’enfance, de code de conduite, de santé et de sécurité, d’égalité des chances et autres politiques et procédures pertinentes.

COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique)

Responsabilité :
• Se tient responsable de ses décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’incarnation des valeurs de Save the Children.
• Responsabilise l’équipe et les partenaires quant à l’exécution de leurs tâches, en leur laissant la liberté d’agir au mieux, en leur fournissant le développement nécessaire à l’amélioration de leurs performances et en appliquant les conséquences appropriées en cas de résultats non atteints.
Ambition :
• Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants, ainsi qu’à son équipe, prend en charge son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même.
• Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, mobilise et motive les autres.
• Tourné vers l’avenir, il/elle pense de manière stratégique et à l’échelle mondiale.
Collaboration :
• Établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires et soutiens externes.
• Valorise la diversité et la considère comme un atout concurrentiel
. • Accessible, à l’écoute et facile d’accès.
Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes
. • Prêt(e) à prendre des risques calculés.
Intégrité :
• Honnête, encourage l’ouverture et la transparence. Fait preuve d’une intégrité irréprochable.

QUALIFICATIONS 

Essentielles :
o Diplôme universitaire dans une discipline pertinente ou expérience professionnelle équivalente
o Trois ans d’expérience au sein d’une organisation non gouvernementale dans un contexte humanitaire
o Capacité à rédiger des évaluations et des rapports de projet clairs et argumentés
o Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs priorités
o Compétences avérées en suivi et évaluation
o Capacité à intervenir aussi bien en tant que conseiller que sur le terrain
o Expérience dans la préparation de propositions de financement convaincantes pour les bailleurs de fonds
o Excellentes compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral en anglais
o Sensibilité politique et culturelle, patience, tact et diplomatie
o Maîtrise des outils informatiques
o Capacité et volonté de faire preuve d’une grande flexibilité et d’une grande capacité d’adaptation dans des conditions de travail difficiles et parfois précaires
o Adhésion et compréhension des objectifs, des valeurs et des principes de SCI.
Souhaitables :
o Expérience en intervention d’urgence
o Compétences en gestion de projet
o Capacité avérée à superviser, former et encadrer le personnel
o Expérience en gestion d’équipe

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES
Essentiel
• Au moins 3 ans d’expérience dans la mise en œuvre de programmes, la gestion de programmes ou un rôle similaire au sein d’une ONG/organisation humanitaire. 
• Expérience en matière de rapports de programme, de lancement/clôture de projets, de suivi, de qualité des données et de suivi budgétaire. 
• Solide expérience des systèmes de gestion de programmes et de l’information, de préférence PRIME ou une plateforme similaire. 
• Bonne compréhension du suivi, de l’évaluation, de la redevabilité et de l’apprentissage (MEAL), de l’évaluation intégrée des processus et des résultats (IPTT), de l’analyse des risques et des exigences des bailleurs de fonds, de la gestion des risques et des exigences de conformité des bailleurs de fonds. 
• Excellentes compétences rédactionnelles, de coordination, de communication, d’organisation et d’analyse. 
• Expérience en matière de soutien, de formation, d’accompagnement et de conseils pratiques aux équipes de programme et de MEAL. 
• Capacité à travailler efficacement dans des environnements humanitaires complexes et instables et à gérer des priorités concurrentes. 
Souhaitable
• Expérience des systèmes, des normes et des opérations de programmes humanitaires de Save the Children. 
• Expérience en matière de soutien à l’élaboration de propositions, de rapports aux bailleurs de fonds et d’examens de portefeuille. 
• Expérience en matière de gestion des connaissances, d’amélioration des processus et de gestion du changement. 
• Qualification en gestion de projet ou formation professionnelle équivalente. 

Responsabilités supplémentaires :

Gestion de l’information et partage des connaissances :
o Identifier, documenter et diffuser les bonnes pratiques opérationnelles, les enseignements tirés et les conseils pratiques au sein du bureau régional
. o Tenir à jour les dossiers et informations de gestion relatifs aux opérations du programme, nécessaires au spécialiste des opérations et aux équipes des bureaux régionaux et de terrain.
Coordination du système et amélioration continue :
o Tenir un registre des actions pour les problèmes PRIME importants, les actions correctives, les responsables et les échéances, et rendre compte de l’avancement au spécialiste des opérations.
o Recueillir les commentaires des utilisateurs et recommander des améliorations pratiques aux processus, aux directives et aux dispositifs de soutien PRIME du bureau de pays.
o Coordonner les demandes d’accès utilisateur PRIME et les changements de rôle conformément aux processus approuvés et aux exigences de séparation des tâches.
o Maintenir une communication régulière avec les équipes de soutien PRIME régionales et centrales concernant les mises à jour du système, les problèmes connus, les exigences d’accès et les nouvelles directives.
Soutien aux utilisateurs, formation et gestion du changement :
o Élaborer et diffuser des directives PRIME pratiques, des FAQ, des enseignements tirés et des bonnes pratiques, et identifier les lacunes récurrentes en matière de capacités afin de cibler l’apprentissage ou l’amélioration des processus.
o Maintenir et renforcer un réseau de référents/points focaux PRIME dans les bureaux de terrain afin de promouvoir le soutien entre pairs et l’uniformisation des pratiques.
• Coordonner l’intégration à PRIME, la formation des utilisateurs finaux, les sessions de recyclage et le coaching ciblé pour les responsables de programme, le personnel de suivi, évaluation, apprentissage et redevabilité (MEAL) et les autres utilisateurs concernés.
• Être le premier point de contact pour les questions courantes relatives à PRIME émanant du bureau pays et du personnel des bureaux de zone/terrain, en résolvant les problèmes dans la mesure du possible et en escaladant les questions techniques de manière appropriée.
Adoption, conformité et qualité des données PRIME
• Produire des analyses régulières de l’adoption de PRIME, de la qualité des données, des actions en retard et des principales tendances afin d’appuyer les revues de portefeuille, les discussions sur l’avancement des projets et la prise de décision de la direction.
• Effectuer des contrôles de qualité réguliers des informations relatives aux projets PRIME, coordonner la finalisation des dossiers de projet et des documents de gestion, et collaborer avec les équipes de projet et les collègues MEAL pour traiter les données incomplètes, incohérentes ou obsolètes.
• Appuyer l’intégration des exigences PRIME dans les processus de démarrage, de mise en œuvre, d’examen, de modification et de clôture des projets, et coordonner les contributions du bureau pays aux demandes relatives à PRIME émanant des équipes régionales et du centre.
o Assurer le suivi des actions PRIME en retard ou incomplètes auprès des responsables de programme et des équipes de projet, en signalant les lacunes persistantes au spécialiste des opérations.

Égalité des chances

Le/la titulaire du poste est tenu(e) d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
Protection de l’enfance :

La sécurité des enfants étant notre priorité, notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, témoigne de notre engagement à les protéger contre toute forme d’abus.

Protection du personnel :

Le/la titulaire du poste est tenu(e) d’exercer ses fonctions conformément à la politique de SCI en matière de lutte contre le harcèlement.

Santé et sécurité

Le/la titulaire du poste est tenu(e) d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.