Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles.
Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais ce potentiel est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En collaboration avec les enfants, les jeunes, nos supporters et nos partenaires, nous nous efforçons de créer un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des problèmes auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.
Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Nous faisons évoluer les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.
Nous construisons des partenariats puissants pour les enfants depuis plus de 80 ans, et nous sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.
POSTE 1
| Titre | Assistant(e) Achats et Logistique | ||
| Département | Administration | ||
| Rapporte à | Coordonnatrice du projet Zone Sud | ||
| Site de fonction | Bureau National | Voyage requis | 2% |
| Date effective | 15 avril 2022 | Grade | B |
Cette fonction est requise pour doter Plan International Bénin d’un(e) Assistant(e) Achats et Logistique qui appuiera l’équipe de gestion du sous-projet « Autonomisation des Femmes » dans la Zone Sud.
Cette position n’a pas de rôle de supervision
- Mettre en œuvre le plan de passation de marchés du projet
- Archiver de manière appropriée les dossiers de passation de marchés du projet
- Traiter les demandes d’avis de non-objection des ONGs de supervision et des ONGs de mise en œuvre du projet
- Assurer la gestion des actifs et stocks du projet
- Assurer la gestion de la flotte automobile du projet
- Faciliter l’organisation des ateliers et rencontres sur le projet
- Exécuter toute autre tâche que lui confiera le superviseur
- Mettre en œuvre le plan de passation de marchés du projet
- Recevoir les demandes d’achats et s’assurer de leur recevabilité (prévision au plan de passation de marchés, activité inscrite au budget, spécifications techniques, etc.) ;
- solliciter et obtenir les demandes d’achat des ONGs de mise en œuvre pour les marchés à passer par Plan International Bénin ;
- élaborer les dossiers de consultation (demandes de cotations, avis à manifestation d’intérêt, demandes de propositions, dossiers d’appel d’offres) conformément au plan de passation de marchés approuvés ;
- s’assurer de la transmission, par les moyens appropriés (transmission par courriel, courrier ou retrait contre décharge, avec ou sans publication d’avis selon le cas) des documents de sollicitation d’offres ;
- vérifier les registres de dépôt des cotations, offres, propositions ou manifestations d’intérêt ;
- participer à l’évaluation des offres, propositions ou manifestations d’intérêt en qualité de rapporteur ;
- assurer la vérification de la disponibilité budgétaire avant la soumission à approbation des rapports d’évaluation signés par les membres du Comité de Sélection ;
- élaborer les bons de commandes et contrats et coordonner avec les ONGs partenaires l’élaboration de leurs bons de commande et contrats pour les marchés passés par Plan ;
- s’assurer de l’obtention de l’avis de non-objection de l’UGP SWEDD à chaque étape pour tous les marchés soumis à un avis préalable ;
- assurer le suivi de l’exécution des marchés ;
- traiter les factures, introduire les demandes de paiement et coordonner cette même activité avec les ONGs partenaires pour les marchés passés par Plan ;
- Appuyer à l’évaluation des fournisseurs et à la gestion de la performance des prestataires
- Archiver de manière appropriée les dossiers de passation de marchés du projet
- Assurer un archivage professionnel, physique et numérique des dossiers de passation de marchés (demandes d’achats, avis ou lettres d’invitation, registres de retrait et de dépôts, offres, procès-verbal d’ouverture, rapport d’évaluation, contrat ou bon de commande, procès-verbaux de réception, bordereaux de livraison ou rapports d’exécution) conformément aux prescriptions de la Banque Mondiale en matière d’archivage
- tenir une base de données informatisée des dossiers archivés précisant les numéros de référence et localisations des dossiers ;
- faciliter les missions d’audit en mettant à disposition les dossiers d’achats à auditer.
- Traiter les demandes d’avis de non-objection des ONGs de supervision et des ONGs de mise en œuvre du projet
- Faire le suivi de l’exécution des achats hors PPM par les ONGs partenaires et s’assurer du respect des procédures de la Banque Mondiale ;
- Recevoir et formuler des avis au superviseur sur les demandes d’ANO des ONGs partenaires.
- Assurer la gestion des actifs et stocks du projet
- Faciliter la réception des biens livrés par l’équipe en charge au niveau du PIIA et à leur acheminement vers les demandeurs
- coordonner la distribution des biens réceptionnés vers les demandeurs et bénéficiaires
- assurer la gestion des stocks de fournitures du projet (entrée, sortie, stock) ;
- assurer l’enregistrement des actifs du projet dans le logiciel approprié (Easylog) ainsi que leur marquage physique ;
- tenir et mettre à jour un registre des actifs du projet incluant les actifs des ONGs partenaires ;
- conduire des missions d’inventaires des actifs du projet auprès des ONGs partenaires ;
- participer aux missions d’inventaire des actifs de Plan International Bénin ;
- Assurer la gestion de la flotte automobile du projet
- Gérer les mouvements du véhicule du projet et l’approvisionnement en carburant
- veiller au correct remplissage des registres d’utilisation du véhicule (registre de suivi des mouvements, registre d’inspection, registre de suivi des maintenances et de l’approvisionnement en carburant, registre de contrôle de voyage, etc.) ;
- veiller à l’entretien périodique et aux réparations du véhicule ;
- assister les ONGs partenaires dans la correcte gestion des véhicules du projet (approvisionnement en carburant, registres d’utilisation, maintenances, etc.) ;
- préparer les ordres de mission du conducteur du projet ;
- assurer les fonctions de « contrôleur de voyage » pour les déplacements du véhicule du projet conformément aux procédures de gestion de la flotte automobile de Plan International Bénin.
- Faciliter l’organisation des ateliers et rencontres sur le projet
- Assurer le volet logistique des ateliers et rencontres sur le projet : réception des réquisitions, réservations dans les hôtels et/ou prise de contact avec les restaurateurs ;
- élaborer les bons de commande y afférents ;
- traiter les demandes de paiement des hôtels et restaurateurs.
- Communication Interne :
- Contact élevé avec le Coordonnateur du projet et le Chargé des Achats du CO, le Directeur de l’Administration et de la Logistique ;
- Contact moyen avec le personnel administratif du PIIA et du CO ;
- Relations de travail avec le personnel de Plan International Bénin, tous sites et départements confondus
- Communication Externe :
- Relations fréquentes avec les Fournisseurs de biens et services ;
- Relation fréquentes avec les ONG partenaires du projet.
- Avoir un diplôme universitaire (BAC+3) en passation de marchés ou en logistique
- Avoir une expérience d’au moins deux (2) ans dans la tenue de responsabilités similaires dans des organisations internationales ou dans des organisations de taille similaire à Plan International Bénin
- Connaissance des procédures, réglementations et règles en matière de gestion des achats des donateurs internationaux (Banque mondiale ; Fonds mondial, USAID, Union Européenne) ;
- Haut degré d’intégrité, de transparence, d’équité ;
- Capacité d’organisation et de priorisation des tâches ;
- Bonnes aptitudes rédactionnelles
- Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de texte – Word – et tableur – Excel, notamment)
- Disponibilité et contact facile
Le poste sera basé au bureau de pays de Plan International Bénin à Cotonou ; le travail sera
effectué dans un environnement de bureau typique et ne nécessitera que rarement des déplacements sur le terrain.
Faible contact : pas de contact ou très faible fréquence d’interaction.
- Collaborer avec le /la Coordonnateur (trice) du Projet – Elevé
- Collaborer avec le/la Directeur(trice) de l’Administration et de la Logistique – Elevé
- Relations avec les partenaires externes, fournisseurs et autres – Elevé
- Collaborer avec et consulter les collègues du CO et des PIIA – Elevé
Procédures de Candidature :
Toute personne désireuse de postuler à ce poste pourra envoyer son dossier de candidature
via les liens ci-dessous qui seront aussi partagés dans le quotidien la « Nation » et sur nos réseaux sociaux à cet effet au plus tard le Vendredi 15 Avril 2022. Le dossier de candidature comportera :
▪ Une lettre de motivation adressée au Représentant Résident de Plan International Bénin
▪ Un Curriculum Vitae détaillé mentionnant : le nom, prénoms, date de naissance, profil
académique, les formations, l’expérience acquise dans le domaine et en général…
▪ Photocopie simple des diplômes et /ou attestations.
Nous œuvrons pour un impact durable
- Je me donne un objectif clair et définis des attentes élevées.
- Je crée un climat d’amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
- Je me base sur des preuves pour évaluer l’efficacité.
Nous sommes ouverts et redevables
- Je promeus une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité.
- Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.
- J’admets et accepte d’apprendre de mes erreurs.
- Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous travaillons bien ensemble
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c’est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je m’engage et travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et ‘est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et «gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
POSTE 2
Monitoring and Evaluation Coordinator
Role Purpose
The purpose of this role is to coordinate all M&E activities across Plan International Nigeria’s Humanitarian programmes in line with International best practices and relevant guidelines of M & E. M & Coordinator to coordinate the operationalization of effective and appropriate M & E systems, reporting, evaluations for measuring outputs, outcomes, impact, lessons learnt and recommend key action points to improve programme delivery across the organization
Dimensions of the Role
Communicates widely within Plan International Nigeria, Lake chad region and with local implementing partners. The post holder will ensure the establishment and coordination of a systematic monitoring and evaluation system for all Plan International Nigeria’s Humanitarian projects. The post holder will interface and support EIE Specialist, EIE project leads and EIE team members and provided Humanitarian Monitoring, Evaluation, Research and Learning (MERL) coordination. The role requires strong facilitation and organisational skills along with the ability to analyse and communicate complex information to all stakeholders.
Accountabilities
Programme Development & Quality Management
In collaboration with the ERM, EIE Specialist, Project Manager, M & E Manager, Lake chad MERL specialist, Project team leads, other sector Specialists and Field Teams, the M&E Coordinator will:
- Oversee the development and implementation of humanitarian program M&E plans to capture project performance and results, including information management, data reporting, M & E tools development, assessments, and all Humanitarian monitoring and evaluation activities
- Develop and oversee data flow pattern for humanitarian programs that will ensure timely data collection and reporting
- Monitor programme delivery in field locations and verify the data reported by programme/project team
- Develop and monitor Logframe/Result Based Matrix as per theory of change of the project and monitor LFA to populate with baseline data and indicators as per project proposal and track the progress on indicators
- Ensure M&E-specific elements of staff and local partner capacity strengthening plans are successfully implemented
- Report results of programme/project activities to donors by providing written documentation about progress towards achieving indicators/targets, as appropriate
- Provide coordination and supervision on M&E to ensure technical integrity to achieve program goal and corresponding objectives and targets
- Ensure high-quality implementation, in close collaboration with the Project/unit heads, EIE and other sector Specialists, and consistency in protocols, information and reporting systems
- Coordinate evaluation/research/surveys to monitor and evaluate project interventions, document results and provide feedback to stakeholders to guide decision-making
- Ensure that all project establish and maintain community feedback mechanisms
- Lead efforts to utilize training monitoring systems to track and monitor trainers and participants at training events to facilitate follow-up and recordkeeping
- Utilize the project data collected to inform strategic decision-making and project planning
- Conduct targeted evaluations and operations research, including design, data collection, management and analysis
- Ensure quality of data through data verification procedures, including routine data quality audits
- Cultivate strategic M&E relationships and alliances, and represent M&E activities in public and professional circles through meetings, conferences, and presentations
- Ensure relevant data is entered into organization-wide data management system designed to capture, analyze, and disseminate project data
- Ensure teams are meeting up with reporting deadlines
- Promote and support the dissemination of project information among the project team
- Supervise humanitarian M& E staff (M & E officers and data management officers) across different projects
Technical expertise, skills and knowledge
Essential
- Bachelors’ degree and 5 years of work experience in monitoring and evaluating large multi-year international development programs, with a robust M&E component. Master’s degree is preferred.
- Skills & Knowledge
- Proven expertise in quantitative and qualitative methodologies, research, reporting, data quality assessments, data analysis and presentation.
- Demonstrated strong coordination, teamwork and planning skills with proven ability to function effectively with multiple counterparts in private, public and NGO sectors.
- Strong understanding of M&E, policy and compliance requirements.
- Excellent written and verbal communication skills in English including excellent facilitation skills and demonstrated technical writing skills for publication.
- Strong PM&E knowledge and skills
- Skills in digital data collection and management
- Ability to work effectively with diverse teams.
- Ability to work in a complex environment with multiple tasks, short deadlines and intense pressure to perform.
- Strong technical skills, including ability to process and analyze data using one or more statistical software packages
- Proficiency in word processing and Microsoft Office
- Ability to travel both within and outside the country
Desirable:
- Strong communication skills: oral, written and presentation skills.
- Strong leadership, team building, conflict resolution and ability to deliver PLAN’s strategic objectives.
- Extremely flexible, and have the ability to cope with stressful situations
- Facilitate the development and scheduling of volunteer outreach activities
Plan International Nigeria is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, religion, gender or disabilities. Plan International Nigeria is fully committed to child protection to prevent children from all forms of abuse. Women are strongly encouraged to apply. Only shortlisted candidates will be contacted.
POSTE 3
Assistant (e) Achats et Logistique – projet SWEDD Nord
| Titre | Assistant(e) Achats et Logistique | ||
| Département | Administration | ||
| Rapporte à | Coordonnateur du projet Zone Nord | ||
| Site de fonction | Natitingou | Voyage requis | 2% |
| Date effective | 15 avril 2022 | Grade | B |
Cette fonction est requise pour doter Plan International Bénin d’un(e) Assistant(e) Achats et Logistique qui appuiera l’équipe de gestion du sous-projet « Autonomisation des Femmes » dans la Zone Nord.
Cette position n’a pas de rôle de supervision
- Mettre en œuvre le plan de passation de marchés du projet
- Archiver de manière appropriée les dossiers de passation de marchés du projet
- Traiter les demandes d’avis de non-objection des ONGs de supervision et des ONGs de mise en œuvre du projet
- Assurer la gestion des actifs et stocks du projet
- Assurer la gestion de la flotte automobile du projet
- Faciliter l’organisation des ateliers et rencontres sur le projet
- Exécuter toute autre tâche que lui confiera le superviseur
- Mettre en œuvre le plan de passation de marchés du projet
- Recevoir les demandes d’achats et s’assurer de leur recevabilité (prévision au plan de passation de marchés, activité inscrite au budget, spécifications techniques, etc.) ;
- solliciter et obtenir les demandes d’achat des ONGs de mise en œuvre pour les marchés à passer par Plan International Bénin ;
- élaborer les dossiers de consultation (demandes de cotations, avis à manifestation d’intérêt, demandes de propositions, dossiers d’appel d’offres) conformément au plan de passation de marchés approuvés ;
- s’assurer de la transmission, par les moyens appropriés (transmission par courriel, courrier ou retrait contre décharge, avec ou sans publication d’avis selon le cas) des documents de sollicitation d’offres ;
- vérifier les registres de dépôt des cotations, offres, propositions ou manifestations d’intérêt ;
- participer à l’évaluation des offres, propositions ou manifestations d’intérêt en qualité de rapporteur ;
- assurer la vérification de la disponibilité budgétaire avant la soumission à approbation des rapports d’évaluation signés par les membres du Comité de Sélection ;
- élaborer les bons de commandes et contrats et coordonner avec les ONGs partenaires l’élaboration de leurs bons de commande et contrats pour les marchés passés par Plan ;
- s’assurer de l’obtention de l’avis de non-objection de l’UGP SWEDD à chaque étape pour tous les marchés soumis à un avis préalable ;
- assurer le suivi de l’exécution des marchés ;
- traiter les factures, introduire les demandes de paiement et coordonner cette même activité avec les ONGs partenaires pour les marchés passés par Plan ;
- Appuyer à l’évaluation des fournisseurs et à la gestion de la performance des prestataires
- Archiver de manière appropriée les dossiers de passation de marchés du projet
- Assurer un archivage professionnel, physique et numérique des dossiers de passation de marchés (demandes d’achats, avis ou lettres d’invitation, registres de retrait et de dépôts, offres, procès-verbal d’ouverture, rapport d’évaluation, contrat ou bon de commande, procès-verbaux de réception, bordereaux de livraison ou rapports d’exécution) conformément aux prescriptions de la Banque Mondiale en matière d’archivage
- tenir une base de données informatisée des dossiers archivés précisant les numéros de référence et localisations des dossiers ;
- faciliter les missions d’audit en mettant à disposition les dossiers d’achats à auditer.
- Traiter les demandes d’avis de non-objection des ONGs de supervision et des ONGs de mise en œuvre du projet
- Faire le suivi de l’exécution des achats hors PPM par les ONGs partenaires et s’assurer du respect des procédures de la Banque Mondiale ;
- Recevoir et formuler des avis au superviseur sur les demandes d’ANO des ONGs partenaires.
- Assurer la gestion des actifs et stocks du projet
- Faciliter la réception des biens livrés par l’équipe en charge au niveau du PIIA et à leur acheminement vers les demandeurs
- coordonner la distribution des biens réceptionnés vers les demandeurs et bénéficiaires
- assurer la gestion des stocks de fournitures du projet (entrée, sortie, stock) ;
- assurer l’enregistrement des actifs du projet dans le logiciel approprié (Easylog) ainsi que leur marquage physique ;
- tenir et mettre à jour un registre des actifs du projet incluant les actifs des ONGs partenaires ;
- conduire des missions d’inventaires des actifs du projet auprès des ONGs partenaires ;
- participer aux missions d’inventaire des actifs de Plan International Bénin ;
- Assurer la gestion de la flotte automobile du projet
- Gérer les mouvements du véhicule du projet et l’approvisionnement en carburant
- veiller au correct remplissage des registres d’utilisation du véhicule (registre de suivi des mouvements, registre d’inspection, registre de suivi des maintenances et de l’approvisionnement en carburant, registre de contrôle de voyage, etc.) ;
- veiller à l’entretien périodique et aux réparations du véhicule ;
- assister les ONGs partenaires dans la correcte gestion des véhicules du projet (approvisionnement en carburant, registres d’utilisation, maintenances, etc.) ;
- préparer les ordres de mission du conducteur du projet ;
- assurer les fonctions de « contrôleur de voyage » pour les déplacements du véhicule du projet conformément aux procédures de gestion de la flotte automobile de Plan International Bénin.
- Faciliter l’organisation des ateliers et rencontres sur le projet
- Assurer le volet logistique des ateliers et rencontres sur le projet : réception des réquisitions, réservations dans les hôtels et/ou prise de contact avec les restaurateurs ;
- élaborer les bons de commande y afférents ;
- traiter les demandes de paiement des hôtels et restaurateurs.
- Communication Interne :
- Contact élevé avec le Coordonnateur du projet et le Chargé des Achats du CO, le Directeur de l’Administration et de la Logistique ;
- Contact moyen avec le personnel administratif du PIIA et du CO ;
- Relations de travail avec le personnel de Plan International Bénin, tous sites et départements confondus
- Communication Externe :
- Relations fréquentes avec les Fournisseurs de biens et services ;
- Relation fréquentes avec les ONG partenaires du projet.
- Avoir un diplôme universitaire (BAC+3) en passation de marchés ou en logistique
- Avoir une expérience d’au moins deux (2) ans dans la tenue de responsabilités similaires dans des organisations internationales ou dans des organisations de taille similaire à Plan International Bénin
- Connaissance des procédures, réglementations et règles en matière de gestion des achats des donateurs internationaux (Banque mondiale ; Fonds mondial, USAID, Union Européenne) ;
- Haut degré d’intégrité, de transparence, d’équité ;
- Capacité d’organisation et de priorisation des tâches ;
- Bonnes aptitudes rédactionnelles
- Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de texte – Word – et tableur – Excel, notamment)
-
Disponibilité et contact facile
Le poste sera basé au bureau de pays de Plan International Bénin à Cotonou ; le travail sera
effectué dans un environnement de bureau typique et ne nécessitera que rarement des déplacements sur le terrain.
Faible contact : pas de contact ou très faible fréquence d’interaction.
- Collaborer avec le /la Coordonnateur (trice) du Projet – Elevé
- Collaborer avec le/la Directeur(trice) de l’Administration et de la Logistique – Elevé
- Relations avec les partenaires externes, fournisseurs et autres – Elevé
- Collaborer avec et consulter les collègues du CO et des PIIA – Elevé
Procédures de Candidature :
Toute personne désireuse de postuler à ce poste pourra envoyer son dossier de candidature
via les liens ci-dessous qui seront aussi partagés dans le quotidien la « Nation » et sur nos réseaux sociaux à cet effet au plus tard le Vendredi 15 Avril 2022. Le dossier de candidature comportera :
▪ Une lettre de motivation adressée au Représentant Résident de Plan International Bénin
▪ Un Curriculum Vitae détaillé mentionnant : le nom, prénoms, date de naissance, profil
académique, les formations, l’expérience acquise dans le domaine et en général…
▪ Photocopie simple des diplômes et /ou attestations
Nous œuvrons pour un impact durable
- Je me donne un objectif clair et définis des attentes élevées.
- Je crée un climat d’amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
- Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
- Je me base sur des preuves pour évaluer l’efficacité.
Nous sommes ouverts et redevables
- Je promeus une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
- Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité.
- Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.
- J’admets et accepte d’apprendre de mes erreurs.
- Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous travaillons bien ensemble
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c’est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je m’engage et travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables
- Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et ‘est approprié.
- J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Je développe des relations de confiance et «gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- Je travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.