La Fondation AVSI est une ONG enregistrée auprès de l’Autorité de réglementation des organisations d’utilité publique. AVSI fournit des services de développement et d’aide humanitaire et met en œuvre une gestion rigoureuse et des stratégies innovantes pour promouvoir et améliorer les conditions de vie dignes dans divers domaines thématiques : santé, énergies renouvelables, sécurité alimentaire, développement urbain, éducation (en contexte de développement et d’urgence), protection de l’enfance, formation des jeunes et création d’emplois pour les orphelins et autres enfants et adolescents vulnérables.
Au sein du cadre du renforcement opérationnel de son bureau de Brazzaville, la Fondation AVSI recrute un(e) Assistant(e) Administratif.
Niveau : Bac+2/3
Principales tâches et responsabilités
a- Secrétariat
- Assurer l’enregistrement physique et téléphonique des visiteurs et partenaires.
- Recevoir, enregistrer, transmettre et réceptionner le courrier entrant et trié.
- Rediger, mettre en forma et délivrer les courriers, notes, rendus, procès-verbaux et autres documents administratifs.
- Assurer le classement physique et numérique des documents administratifs.
- Assurer la circulation de l’information entre les membres de l’équipe et les services concernés.
- Veiller à la confidentialité des correspondances et des documents nouveaux à la charge
- Faire de la veille informationnelle sur les demandes à projet et en rendre compte
b- Organisation logistique du bureau de Brazzaville
Identifier et consolider les besoins logistiques du bureau AVSI Brazzaville
Organiser le transport, l’hébergement et autres aspects pratiques des missions du personnel AVSI se rendant à Brazzaville, conformément aux autorisations requises.
Voir la disponibilité des fournitures de bureau et du matériel nécessaire aux activités quotidiennes
. Assurer les entrées et sorties appropriées des fournitures et consommables.
Conservez régulièrement les stocks et les registres de distribution.
Réaliser des inventaires périodiques des fournitures, équipements et matériels du bureau.
Signaler les écarts constatés et proposer des mesures correctives.
Suivre les besoins d’entretien, de réparation et de maintenance des locaux et des équipements.
Coordonner les interventions des prestataires agréés.
Vérifier la propriété, l’ordre, la sécurité et le bon fonctionnement des installations du bureau
Aider le coordinateur dans l’organisation des activités
c- Achats et approvisionnements
Recueillir les demandes d’achat du bureau de Brazzaville.
Vérifier que les demandes sont suffisamment documentées et ne sont pas réservées aux personnes qualifiées.
Préparer les demandes de paiement et solliciter les fournisseurs conformément aux procédures applicables.
Recueillir les offres et préparer les tableaux comparatifs de prix requis.
Transmettre les dossiers aux personnes responsables ayant la capacité de les analyser et de les valider.
Assurer le suivi des instructions et relancer les fournisseurs en cas de retard.
Contrôler, à la réception, la quantité et le prix apparent des marchandises et fournitures.
Vérifier la concordance des livraisons avec les commandes et signaler toute anomalie.
Transmettre les bons de livraison, les faits et autres justifications aux services compétents pour vérification et traitement.
Tenir le tableau de suivi des achats et des commandes du bureau.
Assurer l’approvisionnement du bureau en fonction des besoins et des stocks.
Constituer et archiver les dossiers d’achat conformément aux exigences de traçabilité.
d- Appui administratif et financier
Préparer et transmettre à la Direction (bureau AVSI Pointe-Noire) les justifications pertinentes des dépenses engagées après validation.
Assurer le classement des copies de factures, primes de commande, primes de livraison, reçus et autres documents administratifs.
Suivre les échéances des contrats de performance et alerter la hiérarchie en temps utile.
Collaborer avec le service administratif pour le traitement des factures et le suivi des paiements.
Vérifier que chaque commande ou commande ne nécessite pas d’autorisation.
Contribuer à la préparation des documents nécessaires aux audits et contrôles internes.
Exigences essentielles
- Sens de l’organisation et rigueur administrative.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Réactivité, autonomie et sens des priorités.
- Bonnes relations interpersonnelles et sens du service.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Esprit d’équipe, intégrité et respect des procédures.
- Capacité à travailler avec des interlocuteurs internes et externes.
Compétences et expériences requises
- Formation : Bac+2/3 secrétariat comptable, logistique, administration d’entreprises ou domaine équivalent.
- Expérience professionnelle : J’ai une expérience pertinente en logistique ; une expérience en secrétariat serait un atout.
- Une expérience au sein d’une ONG, d’une organisation internationale ou d’une structure de développement constitue un avantage.
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.
- Excellentes compétences rédactionnelles administratives et de classement de documents.
Compétences en gestion des stocks.
Bonne maîtrise du français écrit et oral.
La connaissance de l’anglais serait un atout.
AVSI applique, dans le cadre de son processus de sélection, le principe d’inclusion et de non-discrimination, garantissant l’égalité des chances sans distinction de sexe, d’âge, d’origine ethnique, de nationalité, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’état civil, de convictions religieuses, de handicap ou d’appartenance à une catégorie protégée.
**AVSI se réserve le droit de demander aux anciens employeurs des informations concernant divers événements, problèmes liés à la protection, enquêtes ou mesures disciplinaires, et de demander la communication des antécédents judiciaires et civils du candidat, afin d’évaluer son aptitude professionnelle à exercer des fonctions impliquant un contact avec des personnes vulnérables, notamment des enfants et des adultes.
