À propos de HEKS/EPER :
HEKS/EPER (Secours de l’Église Suisse) est une organisation humanitaire et de développement international confessionnelle qui œuvre pour la justice, la dignité humaine et le développement durable.
En Ouganda et au Soudan du Sud, notre action vise à soutenir les communautés marginalisées et à renforcer leur résilience grâce à une approche intégrée qui combine réponse humanitaire, développement durable et consolidation de la paix.
Nous promouvons une approche respectueuse des droits, participative et sensible aux conflits, qui garantit la dignité, l’inclusion et la redevabilité envers les populations affectées.
HEKS/EPER recrute un Responsable principal des achats et de la logistique
Lieu : Ouganda
Date limite : 21 octobre 2026
Description des principales tâches :
Sous la supervision du Directeur des Finances et de l’Administration, le Responsable Achats et Logistique Senior est en charge d’un portefeuille d’achats et assure la coordination logistique, la gestion de la flotte et des transports pour l’ensemble du Programme Pays.
Ce poste encadre l’ensemble des processus d’achat, la performance des fournisseurs, les actifs et les stocks du portefeuille attribué, tout en garantissant des opérations de flotte sûres, efficaces et économiques, la conformité des véhicules et la planification des déplacements du personnel.
En collaboration avec le Responsable Achats et Logistique, dans le cadre d’une stratégie d’achats commune, le Responsable Achats et Logistique Senior apporte également un soutien technique et opérationnel en matière de flotte, de logistique, de sûreté et de sécurité.
Ce poste exige des déplacements réguliers sur le terrain afin d’apporter un soutien concret et de répondre aux défis opérationnels liés aux achats, à la logistique, à la sécurité et à la sûreté.
Le/la responsable principal(e) des achats et de la logistique se rendra donc périodiquement sur les sites d’intervention de HEKS/EPER et devra être disposé(e) à se déplacer rapidement en cas de besoin opérationnel, y compris au Soudan du Sud si nécessaire.
Principales responsabilités
Planification des approvisionnements et gestion de portefeuille
Collaborer avec les responsables de projets et de départements pour consolider les besoins en approvisionnement et maintenir les plans d’approvisionnement pour le portefeuille attribué.
S’assurer que les demandes d’achat sont complètes, dûment approuvées et traitées conformément aux procédures d’approvisionnement et aux pouvoirs délégués de FFAG, HEKS/EPER.
Tenir un registre clair des actions d’approvisionnement ouvertes et fermées, des délais, des engagements et de l’état des livraisons.
Coordonner les calendriers d’approvisionnement avec les services des finances et des programmes afin de soutenir la mise en œuvre des projets en temps opportun.
Approvisionnement, appels d’offres et gestion des fournisseurs
Effectuer l’approvisionnement par les voies approuvées, préparer les documents d’appel d’offres, coordonner la réception et l’évaluation des offres, et documenter les décisions d’achat.
Appuyer les négociations et la préparation des bons de commande, des contrats et des accords-cadres dans le cadre des pouvoirs délégués.
Tenir à jour les dossiers des fournisseurs et effectuer les vérifications préalables, l’évaluation des performances et l’analyse de marché nécessaires.
Identifier les opportunités de réduction des coûts et d’optimisation des coûts tout en préservant la qualité, la transparence et une concurrence loyale.
Apporter un soutien aux partenaires locaux dans leurs processus d’approvisionnement, le cas échéant.
Conformité, documentation et rapports en matière d’approvisionnement
Tenir à jour des dossiers d’approvisionnement complets, comprenant les demandes d’achat, les devis/appels d’offres, les évaluations, les approbations, les bons de commande, les contrats, les documents de livraison et les dossiers des fournisseurs.
Identifier les risques liés aux achats, les conflits, les cas de non-conformité des fournisseurs et les évolutions du marché, et signaler les problèmes importants au responsable des achats.
Préparer les informations relatives à l’état et à la performance des achats pour examen par la direction et appuyer les audits liés aux achats.
En coordination avec le service financier, s’assurer que les dossiers de paiement des fournisseurs sont complets ; le service financier conserve la responsabilité du traitement des paiements et de la comptabilité.
Actifs, stocks et logistique générale
Tenir des registres précis des actifs et des stocks et soutenir les vérifications physiques périodiques, l’étiquetage et les contrôles d’état.
Tenir un registre des mouvements de stock et enquêter sur les anomalies.
Coordonner le transport et la livraison des marchandises achetées aux lieux requis et soutenir une planification logistique efficace.
S’assurer que les actifs et équipements attribués sont correctement enregistrés, entretenus et assurés conformément aux exigences de l’organisation.
Gestion de flotte et de transport – Responsabilité principale
Diriger la planification de la flotte du programme pays et coordonner l’utilisation des véhicules et des motos dans le pays et les bureaux de terrain.
Superviser directement les chauffeurs/assistants logistiques, tant au bureau national que sur les différents sites d’intervention.
Consolider les plans de déplacement hebdomadaires et planifier les véhicules et les conducteurs pour les trajets en ville et sur le terrain de manière sûre, efficace et économique.
Assurer le suivi des mouvements et de l’utilisation de la flotte et veiller à ce que les registres de voyage, les carnets de bord des véhicules et les documents de déplacement soient complets.
Coordonner l’entretien préventif, les réparations, le contrôle technique annuel, l’immatriculation et le renouvellement des assurances des véhicules et des motocyclettes.
Examiner les relevés de carburant, le kilométrage, les feuilles de route et les tendances de consommation et préparer une analyse mensuelle de la consommation de carburant et de l’utilisation de la flotte.
Coordonner les horaires des conducteurs et fournir des directives techniques sur les procédures relatives à la flotte, la sécurité routière, l’entretien des véhicules et les contrôles de circulation.
Surveiller les accidents, les pannes et les incidents liés à la flotte et assurer la documentation, le signalement et le suivi en temps opportun conformément aux procédures applicables.
Conseiller le responsable de la flotte en matière de remplacement, de mise au rebut, d’affectation, d’utilisation et de contrôle des coûts.
Coordination de haut niveau et continuité des activités
Fournir des conseils techniques au responsable des achats et de la logistique sur les normes d’approvisionnement courantes, la documentation et les processus d’approvisionnement complexes, sur demande du chef des achats.
Coordonner les actions d’approvisionnement à forte valeur ajoutée ou à haut risque assignées par le HoFA et fournir aux comités d’approvisionnement une documentation complète.
Assurer une couverture réciproque avec le responsable des achats et de la logistique pendant les congés, les périodes de forte charge de travail et les interventions d’urgence.
Assurer la coordination opérationnelle des questions de sûreté et de sécurité dans l’ensemble du programme pays, sous la responsabilité du chef des finances et de l’administration et en étroite coordination avec le directeur pays.
Faciliter la communication rapide des informations et incidents de sécurité ; coordonner la mise en œuvre et le suivi des mesures de sûreté et de sécurité convenues.
Qualifications minimales, expérience et compétences
Qualifications et expérience :
Baccalauréat en gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, en logistique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
Les qualifications professionnelles en matière d’approvisionnement/de chaîne logistique telles que le CIPS, ou une progression active vers l’obtention d’une telle qualification, constituent un avantage.
Minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans les domaines des achats, de la logistique ou de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, y compris la responsabilité pratique de la gestion de flotte.
Expérience avérée en matière de planification des approvisionnements, de sourcing, d’appels d’offres, de gestion des fournisseurs, de contrats et de gestion des actifs/stocks.
Une expérience au sein d’une ONG/OBNL internationale ou dans un environnement financé par des donateurs est un atout.
Expérience avérée en matière de gestion de flottes de véhicules, de planification des transports, d’entretien, d’assurance, de contrôle du carburant et de coordination des conducteurs.
Compétences et aptitudes
Solides connaissances des processus d’approvisionnement, des stratégies de sourcing, de la gestion des fournisseurs et des contrôles de conformité.
Excellentes aptitudes en négociation, en communication et en relations interpersonnelles.
Solides compétences analytiques et organisationnelles, avec un souci constant de l’exactitude de la documentation.
Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler efficacement sous pression.
Bonnes compétences informatiques, notamment en matière de Microsoft Office et d’outils de suivi des achats et de la logistique.
Capacité à garantir que les parties prenantes internes et externes comprennent et suivent les procédures et directives HEKS/EPER.
Intégrité, diligence et jugement professionnel sans faille.
Disponible pour des déplacements fréquents, tant au niveau local que national.
Attitude professionnelle, coopérative, efficace et axée sur le service au travail.
Comment postuler
Il s’agit d’un poste national. Seules les candidatures nationales seront prises en compte.
Tous les candidats intéressés et qualifiés sont priés d’envoyer leur candidature en version électronique (lettre de motivation et CV à jour) à l’adresse [email protected] avant le 21 octobre 2026.
Veuillez indiquer « Responsable principal(e) des achats et de la logistique » comme objet de l’e-mail.
HEKS/EPER est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes qualifiées, quels que soient leur sexe, leur origine ethnique ou leur handicap.
Compte tenu de l’urgence du poste, les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception et seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
