PUI œuvre dans 10 secteurs d’intervention et se distingue par la mise en place d’une approche intégrée dans sa réponse. Cette méthode vise à identifier et comprendre l’ensemble des besoins des personnes touchées par une crise.
Objectif général / Résumé
- L’Assistant Admin soutient l’équipe Logistique & Finance dans les activités liées à la gestion quotidienne des flottes, des équipements, du magasin, des locaux, du suivi de trésorerie & trésorerie, et à la gestion financière & comptable selon les normes et procédures PUI afin de maintenir le bureau d’Abuja dans des conditions de fonctionnement optimales.
- Il/Elle travaille sous la supervision directe de l’agent administratif.
Responsabilités et tâches
Suivi de la trésorerie et de la trésorerie :
- Traiter les reçus et les factures pour les paiements en espèces
- Faire l’inventaire physique quotidien de la caisse avec le coordonnateur adjoint des financements
- Assurer les paiements journaliers des travailleurs
- Préparer et suivre les décaissements et avances de fonds, selon les directives établies
- Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations
- Contrôler la gestion de la petite caisse
- S’assurer que l’inventaire physique quotidien de la petite caisse est exact et signaler tout écart au coordonnateur adjoint des finances.
- Surveiller les échéances de paiement des contrats
- Suivi avec des paiements réguliers
- Garantir la sécurité de la trésorerie et la confidentialité des informations
Gestion Financière et Comptable :
- Vérifier, avant d’enregistrer toute saisie, que les factures sont conformes à la réglementation et aux procédures de PUI
- Enregistrez quotidiennement toutes les dépenses effectuées par voie bancaire dans les livres Excel et remplissez correctement les informations nécessaires (date, code comptable, projet, code budgétaire, etc.)
- Surveiller le processus des pièces justificatives et la qualité de l’archivage des factures, conformément aux règles et réglementations du donateur
- Garantir la qualité du processus d’archivage au niveau de la coordination
- Consolider et vérifier l’exactitude des données de la comptabilité de coordination
- Préparer la clôture comptable mensuelle pour la coordination
- Préparer le prévisionnel financier hebdomadaire de la coordination, le compiler et l’envoyer au Coordonnateur Financier pour validation
- Responsable de la clôture mensuelle de la clôture d’Abuja Finance.
- Collecter toutes les factures exonérées de TVA
- Émettre un rapport mensuel avec taxe de détention
- Préparer le rapprochement bancaire à la fin de chaque mois
- Préparer les visites d’audit externe (visites des bailleurs de fonds et de coordination)
Flotte:
- Veiller à ce que les documents administratifs de tous les véhicules soient disponibles, classés et suivis.
- Organiser le planning des mouvements des véhicules et des chauffeurs au bureau d’Abuja.
- Identifiez tous les incidents de voiture, préparez les rapports et partagez-les avec le responsable administratif.
- Affectation et suivi des déplacements des véhicules en semaine et lorsque le Chef de Mission n’est pas disponible le week-end et les jours fériés.
- Mettre à jour le tableau des déplacements quotidiens (débarquements/prises en charge à l’aéroport et déplacements à l’intérieur/à l’extérieur de la ville)
- Assurer la liaison avec le responsable de la coordination de la logistique et de l’approvisionnement pour les mouvements de marchandises à destination et en provenance d’Abuja.
- Assurer le bon remplissage des carnets de bord par les conducteurs.
- Élaborez un calendrier des chauffeurs avec des directives claires sur la passation et la prise en charge des tâches.
- Organiser une réunion hebdomadaire des chauffeurs tous les vendredis et partager le compte rendu de la réunion avec le coordinateur adjoint de la logistique.
- Effectuer le suivi du paiement des chauffeurs auprès du fournisseur et du paiement du fournisseur à la fin du mois.
Locaux:
- S’assurer que l’espace collectif du personnel est en bon état de fonctionnement (ordre, eau, fonctionnement des équipements)
- Assurer la réparation en temps opportun chaque fois que nécessaire dans le bureau et les maisons d’hôtes.
- Assurez-vous que tous les documents relatifs aux factures telles que l’électricité, DSTV, etc. sont compilés et soumis à l’approvisionnement pour paiement.
- Mise à jour régulière de la liste des actifs et équipements/mobiliers de la Guest House et du bureau
- Aider à la préparation des dossiers de renouvellement des loyers et au paiement du bureau PUI et des chambres d’hôtes.
Gestion du magasin :
- Gérer et organiser la réception, le stockage et l’expédition de toutes les fournitures au magasin.
- Veiller à ce que toutes les demandes de stock soient envoyées et livrées aux demandeurs en temps opportun.
- Surveiller la qualité des produits au moment de la réception, en coordination avec l’équipe logistique
- Surveiller régulièrement la qualité des produits pendant le stockage. Portez une attention particulière aux dates d’expiration (le cas échéant)
- Support aux inventaires mensuels du matériel roulant et à l’inventaire annuel, rapprochement des registres d’inventaire avec les inventaires physiques et partage du rapport mensuel au Logisticien
- Remettez tous les articles de bureau requis au personnel.
Archivage et enregistrement :
- Gérer l’archivage électronique des fichiers administratifs selon le processus de dépôt au niveau de base et partager les données numérisées avec Abuja.
- Gérer l’archivage physique des fichiers administratifs selon le processus d’archivage au niveau de base
- Les tâches et responsabilités définies dans cette description de poste sont non exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du projet.
Exigences
- Licence
- 1 à 3 ans d’expérience.
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