L’organisation de référence du système des Nations Unies en matière de développement, PNUD recrute pour son bureau au Sénégal, un Associé(e) en Administration et Support aux Projets.
1. Informations sur le poste
| Bureau/Unité/Projet | PNUD SÉNÉGAL |
| Titre du Poste | Associé(e) en Administration et Support aux Projets |
| Titre du poste | Associé(e) de projet et administratif(ve) |
| Niveau classifié | NPSA-6 |
| Lieu d’affectation (ville et pays) | Dakar, Sénégal |
| Type (régulier ou court terme) | Régulier |
| Au bureau ou à domicile | Bureau |
| Date de début prévue | Janvier 2027 |
| Durée prévue | 12 mois avec possibilité de renouvellement |
| Numéro de position | 234409 |
2. Description du bureau/de l’unité/du projet
Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l’organisation de référence du système des Nations Unies en matière de développement durable. Présent dans plus de 170 pays et territoires, il accompagne les États dans la mise en œuvre de solutions intégrées pour lutter contre la pauvreté, réduire les inégalités, renforcer la résilience des communautés et promouvoir une gouvernance démocratique, inclusive et efficace.
Au Sénégal, le cycle de coopération 2024-2028 du PNUD est aligné sur les priorités nationales de développement et contribue à l’accélération de l’atteinte des Objectifs de développement durable (ODD). Il vise notamment à renforcer la gouvernance démocratique, l’État de droit, l’accès à la justice, la participation citoyenne, la cohésion sociale, la redevabilité des institutions publiques ainsi que la prévention et la gestion des risques de conflits.
Le portefeuille Gouvernance du PNUD regroupe un ensemble de programmes et projets stratégiques mis en œuvre en partenariat avec les institutions nationales, les collectivités territoriales, les organisations de la société civile, le secteur privé et les partenaires techniques et financiers. Ces interventions visent à consolider les institutions démocratiques, à promouvoir les droits humains, à renforcer les mécanismes de transparence et de redevabilité, à favoriser la participation inclusive aux processus décisionnels et à soutenir les réformes institutionnelles nécessaires à un développement durable et équitable.
Dans un contexte marqué par l’expansion du portefeuille, la diversification des partenaires de mise en œuvre et le renforcement des exigences en matière de gestion axées sur les résultats, de suivi financier et de conformité opérationnelle, le PNUD souhaite renforcer son équipe Gouvernance à travers le recrutement d’un(e) Associé(e) en Administration et Support aux Projets. Sous la supervision du Team Leader Gouvernance, le/la titulaire du poste apportera un appui essentiel à la gestion administrative et financière des projets, au suivi budgétaire, à la conformité des opérations ainsi qu’à la coordination des processus de reporting et de mise en œuvre, contribuant ainsi à l’atteinte des résultats stratégiques du portefeuille.
3. Fonctions / Résultats attendus
Sous la supervision du Responsable du portefeuille Gouvernance et en étroite collaboration avec les équipes Programme, Opérations et les partenaires de mise en œuvre, l’Associé(e) en Administration et Support aux Projets contribue à la gestion efficace, transparente et conforme des ressources du portefeuille Gouvernance. Il/elle assure un appui administratif, financier et opérationnel à la mise en œuvre des projets, au suivi budgétaire, au reporting ainsi qu’au respect des règles et procédures du PNUD.
Ses fonctions et responsabilités sont les suivantes :
un. Appui à la gestion financière et budgétaire des projets
- Assurer le suivi de l’exécution budgétaire des projets du portefeuille Gouvernance et veiller à l’utilisation efficace des ressources.
- Participer à la préparation, à la révision et à la mise à jour des budgets et plans de travail annuels (PTA).
- Effectuer le suivi des engagements, des dépenses et des disponibilités budgétaires.
- Produire des analyses financières périodiques et signaler les écarts ou risques éventuels afin de faciliter la prise de décision.
- Contribuer à la préparation des clôtures financières et des exercices de révision budgétaire.
b. Appui à la gestion administrative et opérationnelle
- Assurer le traitement et le suivi des réquisitions, contrats, paiements, avances et autres transactions administratives liées aux projets.
- Veiller à la conformité des dossiers administratifs et financiers conformément aux règles, procédures et politiques du PNUD.
- Appuyer l’organisation logistique des ateliers, missions, réunions et autres activités du portefeuille.
- Appuyer les formations et le partage des connaissances
- Assurer l’archivage physique et électronique des documents administratifs et financiers des projets.
c. Suivi des partenaires de mise en œuvre et conformité
- Continuer le suivi financier et administratif des partenaires de mise en œuvre conformément aux modalités de gestion du PNUD.
- Vérifier la complétude et la conformité des rapports financiers et pièces justificatives produits par les partenaires.
- Contribuer au suivi des recommandations issues des audits, micro évaluations, contrôles de qualité et exercices d’assurance.
- Participer à l’identification et à la gestion des risques financiers et opérationnels des projets.
d. Reporting, suivi financier et assurance qualité
- Préparateur des tableaux de bord et rapports périodiques sur la situation financière et l’exécution des projets.
- Contribuer à la production des rapports prévus aux partenaires techniques et financiers, à la gestion du PNUD et aux mécanismes de gouvernance des projets.
- Assurer la qualité, la fiabilité et la disponibilité des données administratives et financières.
- Soutenir le suivi des indicateurs de performance liés à la gestion financière et opérationnelle des projets.
e. Appui à la planification et à la coordination du portefeuille
- Contribuer à la planification des activités et au suivi de la mise en œuvre des plans de travail.
- Appuyer la coordination entre les équipes programme, opérations, finances et les partenaires de mise en œuvre.
- Participer à la préparation des réunions de revue des projets, des comités de pilotage et des missions de supervision.
- Assurer le suivi des actions convenues et des échéances administratives et financières.
- f. Gestion des connaissances et renforcement des capacités
- Contribuer à la capitalisation des bonnes pratiques et des leçons apprises en matière de gestion administrative et financière des projets.
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour de procédures, guides, outils et modèles de gestion.
- Poursuivre les activités de sensibilisation et de renforcement des capacités des partenaires et membres de l’équipe sur les procédures administratives et financières du PNUD.
- Promouvoir les principes de transparence, de redevabilité et de gestion axés sur les résultats dans la mise en œuvre des projets.
Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches pertinentes de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation. 4. Disposition institutionnelle :
L’Associé(e) en Administration et Support aux Projets travaillera sous la supervision directe du Responsable du portefeuille Gouvernance du PNUD Sénégal. Il/elle apportera un appui administratif, financier et opérationnel à la mise en œuvre des projets du portefeuille, en veillant à la conformité des opérations, au suivi budgétaire, à la qualité du reporting et à l’application des procédures du PNUD, afin de contribuer à l’atteinte des résultats programmatiques du portefeuille Gouvernance.
5. Compétences
| Cœur | |||||||||||||||||||||
| Obtenir des résultats : | NIVEAU 1 : Planifier et superviser son propre travail, prêt attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis. | ||||||||||||||||||||
| Penser de manière innovante : | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, pragmatique dans la résolution des problèmes, apporter des améliorations. | ||||||||||||||||||||
| Apprendre en permanence : | NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires | ||||||||||||||||||||
| S’adapter avec agilité : | NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gérer de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, fait preuve de flexibilité. | ||||||||||||||||||||
| Agir avec détermination : | NIVEAU 1 : Fait preuve d’enthousiasme et de motivation, capable de rester calme face à l’adversité, confiant. | ||||||||||||||||||||
| Engagement et partenariat : | NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établissant des relations positives. | ||||||||||||||||||||
| Favoriser la diversité et l’inclusion : | NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, lutter contre la discrimination | ||||||||||||||||||||
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Compétences transversales et techniques
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6. Qualifications minimales du candidat retenu à l’examen NPSA
| Éducation académique minimale |
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| Min. d’années d’expérience professionnelle pertinente |
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