Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale humanitaire internationale et indépendante qui apporte une aide d’urgence aux populations touchées par les conflits armés, les épidémies, l’exclusion des soins de santé et les catastrophes naturelles.
POSTE : Conseiller en approvisionnement sur le terrain intersectoriel / Sénégal
- CONTEXTE DE LA POSITION
L’acquisition de produits et de services est une activité essentielle pour MSF et représente environ la moitié de ses dépenses. C’est pourquoi, ces dernières années, MSF a déployé des efforts considérables pour renforcer et réorganiser sa fonction achats, ce qui a abouti à la création de l’Unité mondiale des achats (UMA). L’objectif principal de l’UMA est de rationaliser les activités d’achat et d’améliorer la conformité, l’efficacité et la gestion des risques.
Située au sein du Bureau international de MSF, l’Unité mondiale des achats a pour rôle de piloter les stratégies d’achat mondiales, de coordonner les efforts d’achat au sein de l’organisation et de soutenir le développement de la fonction d’achat dans toutes les entités de MSF afin de contribuer efficacement à la mission sociale de MSF.
III. PLACE DANS L’ORGANISATION
Au sein de l’Unité mondiale des achats, le conseiller en approvisionnement intersectoriel aura pour mission de :
- Rendre compte au responsable des achats mondiaux sur le terrain.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes d’approvisionnement sur le terrain, les coordinateurs d’approvisionnement et/ou de logistique, les chefs de mission et autres coordinateurs de mission, les référents en approvisionnement et logistique, les membres de la cellule et les autres membres de l’équipe GPU.
- Interagir avec les autres parties prenantes au sein du mouvement MSF
- OBJECTIFS DU POSTE
L’objectif général de ce poste est de soutenir les activités d’approvisionnement sur le terrain, de promouvoir l’utilisation des meilleures pratiques en matière d’approvisionnement et de veiller à ce qu’elles soient pertinentes, efficaces et répondent aux besoins globaux de MSF.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Soutien administratif pour les achats mutualisés et non mutualisés dans le cadre des programmes nationaux (à distance)
- Fournir un appui stratégique et technique aux programmes de pays par l’intermédiaire des IPM ou des équipes d’approvisionnement des OC, tant au niveau régional que de la mission.
- Sensibiliser les parties prenantes impliquées dans les achats sur le terrain aux questions d’approvisionnement dans les centres opérationnels.
- Participer activement aux discussions transversales sur la mutualisation des achats sur le terrain et veiller à la mise en place d’une gouvernance appropriée au niveau des programmes nationaux.
Appui direct aux achats mutualisés et non mutualisés dans le cadre des programmes nationaux (selon la demande)
- En coordination avec les conseillers en approvisionnement des centres opérationnels, fournir un soutien opérationnel concret en matière d’approvisionnement sur demande : évaluation des besoins, évaluation du marché, sourcing, négociation, suivi des performances des fournisseurs, outils et formations.
Assurer la gestion fonctionnelle des responsables des achats intersectoriels sur le terrain .
- Fournir l’expertise technique et pratique lors du processus de recrutement et de sélection des IPM.
- Préparer l’arrivée des nouveaux IPM en informant les différentes parties prenantes au niveau de la cellule et de la mission. Coordonner leur intégration : séances d’information, formation d’accueil et formation en situation de travail.
- Appuyer l’IPM dans l’élaboration et la mise en œuvre de sa feuille de route d’activités en fournissant des conseils et en aidant à lever les obstacles chaque fois que nécessaire.
- Agir en tant que responsable technique des IPM, servir de lien entre les équipes IPM et GPU, faciliter leur travail et soutenir les IPM pour assurer une exécution contractuelle sans heurts, y compris les questions de RH, les aspects techniques et l’intégration de l’équipe.
- Développer une veille concurrentielle régionale au sein de la zone de responsabilité de l’IPA
- Consolider les priorités par catégorie dans chaque programme national afin d’identifier les catégories régionales stratégiques.
- Développer et entretenir des relations avec les fournisseurs régionaux stratégiques pour les catégories identifiées en fonction des besoins opérationnels de MSF.
- Améliorer et développer la connaissance du marché national et régional en produisant de la documentation et des lignes directrices, et en promouvant des initiatives d’approvisionnement pertinentes ; recenser les accords économiques et les opportunités régionales potentielles.
- Contribuer au renforcement des processus et des outils destinés à soutenir les activités d’approvisionnement sur le terrain .
- Identifier les lacunes des processus, outils et directives actuels, collaborer avec l’équipe mondiale chargée des processus et outils d’approvisionnement afin de répondre aux besoins spécifiques du secteur.
- Accompagner les IPM et les équipes d’approvisionnement aux niveaux régional et de mission dans l’utilisation des processus et outils globaux et, si nécessaire, proposer et apporter les adaptations nécessaires à l’équipe en charge des processus et outils d’approvisionnement globaux.
- Encourager l’utilisation du portail fournisseur et de l’outil d’approvisionnement électronique sur le terrain, en coordination avec l’équipe en charge des processus et outils d’approvisionnement mondiaux.
- Participer au développement et au renforcement de la communauté des achats sur le terrain.
- Assurer la liaison entre les IPM, les équipes d’approvisionnement aux niveaux régional et de mission, et les ressources disponibles au sein du GPU (experts de catégorie, équipe outils et processus, apprentissage et développement, approvisionnement durable, conseiller juridique, etc.).
- Fournir régulièrement des mises à jour à la communauté des achats sur l’avancement de la feuille de route des achats dans les missions soutenues et suivies par le GPU.
- Encourager l’apprentissage entre pairs et l’échange de bonnes pratiques et d’expériences entre les responsables de la lutte intégrée contre les ravageurs, les équipes d’approvisionnement et les autres groupes de travail.
- Promouvoir les initiatives de renforcement des capacités en proposant des programmes d’apprentissage sur mesure : formations, ateliers et autres opportunités de perfectionnement professionnel pour les équipes d’approvisionnement sur le terrain.
exigences du poste
connaissances pratiques/techniques
- Baccalauréat en commerce et/ou en gestion de la chaîne d’approvisionnement, idéalement avec une spécialisation en approvisionnement ou en gestion de projet, ou une combinaison de formation et d’expérience professionnelle pertinentes.
- Plus de 6 ans d’expérience dans les achats directs ou indirects, y compris l’analyse de données, le sourcing, la négociation complexe et la contractualisation.
- Une expérience de terrain de plus de 3 ans dans les fonctions d’approvisionnement/de chaîne logistique au sein de MSF ou d’autres ONG est indispensable.
- Une expérience en gestion d’équipe est indispensable
planification et organisation
- Excellentes compétences en planification stratégique et en analyse.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
Communiquer et influencer
- Faire preuve d’initiative, de dynamisme et d’esprit d’innovation.
- Excellentes compétences en communication, affirmation de soi, compétences en négociation et en influence.
- Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel.
- Esprit d’équipe et sens aigu du service client.
exigences pratiques
- La maîtrise d’Excel est indispensable.
- Maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit.