Depuis 1863, le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) œuvre pour préserver la dignité humaine et soulager les souffrances causées par la guerre et les violences armées.
Adjoint administratif 1 (800009) – Nigéria
En collaboration avec nos partenaires de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge à travers le monde, nous mettons tout en œuvre pour apporter une aide vitale, réunir les familles et retrouver les personnes disparues, en aidant celles et ceux qui en ont le plus besoin, sans distinction d’origine ni de camp.
Nous collaborons avec les autorités et les forces armées de tous bords, souvent dans la plus stricte confidentialité, en insistant sur la nécessité d’avoir accès aux détenus afin d’améliorer leurs conditions de vie et en les encourageant à respecter le droit international humanitaire pour protéger les non-combattants, notamment contre les menaces numériques.
But
L’assistant administratif fournit un soutien de secrétariat/administratif et agit en tant que point focal de gestion de l’information (GI) au sein de la délégation ABJ.
Responsabilités et fonctions
- Il accueille les visiteurs, leur fournit des informations et les oriente vers les membres du personnel compétents.
- Répond aux appels entrants et les redirige. Fournit des réponses aux questions des appelants.
- Participe à la mise en œuvre de tous les projets et programmes de gestion de l’information liés à ce domaine. S’assure que les utilisateurs comprennent la nécessité du changement et soutient ces changements.
- Il réceptionne le courrier papier entrant et le distribue aux personnes ou services concernés.
- Prépare les bordereaux d’expédition et réceptionne/distribue le courrier entrant. Informe, guide et aide les collègues d’ABJ chargés de la gestion des bordereaux.
- Vérifie toute la correspondance sortante afin de s’assurer que le protocole du CICR est respecté au sein de la délégation.
- Organise l’expédition du courrier sortant. Tient à jour les fichiers Chrono des courriers entrants et sortants et s’assure que tous les courriers sortants sont accusés de réception par le destinataire via le service d’expédition.
- Contribue à garantir que les règles relatives à la correspondance, à la sécurité des documents, à l’archivage et à la bonne utilisation des technologies informatiques standard soient correctement respectées et mises en œuvre.
- Gère les stocks d’identité visuelle du CICR en collaboration avec les départements et sous-délégations concernés, ainsi que les autres fournitures de bureau destinées à l’équipe de direction. Veille à la conformité des fournitures avec la charte graphique en vigueur et est responsable de la gestion des stocks.
- Maintient à jour ses connaissances et compétences en matière de technologies informatiques standard, participe aux développements pertinents pour son travail, se forme et s’adapte selon les besoins pour accompagner les changements et transmettre ses connaissances (formations, envoi de conseils, etc.).
- Apporte son soutien à l’équipe IM dans ses tâches administratives quotidiennes telles que l’organisation des agendas, des réunions et des visites VIP, la gestion des contacts, la compilation de documents et la rédaction de correspondances simples.
- Prépare les réunions en aménageant les salles et en préparant le matériel, y compris la configuration technique pour les conférences téléphoniques, les présentations et les vidéoconférences.
- Elle effectue des tâches de secrétariat telles que la réalisation de photocopies, la destruction de documents, la commande de fournitures, etc.
- Maintient à jour la liste des interlocuteurs de la direction.
Certifications / Formation requises
- Baccalauréat en communication, administration des affaires, informatique, sciences sociales ou dans un domaine connexe.
- Très bonne connaissance pratique des logiciels informatiques tels que MS Office (Word, Excel, PowerPoint), HCL Notes et SharePoint.
- Une excellente maîtrise de l’anglais est un atout majeur et de bonnes aptitudes au renforcement des capacités.
- 1 à 2 ans d’expérience dans les tâches liées aux programmes et à l’administration.
- Vous devez être en possession d’un permis de travail valide pour travailler au Nigéria.
Profil et compétences recherchés
- Fortement motivé par le travail humanitaire
- Capable de travailler sous pression
Ce que nous proposons
- Un travail enrichissant dans un environnement humanitaire et multiculturel.
- Rémunération compétitive comprenant une assurance maladie et un régime de retraite du CICR.
- Opportunités de formation interne pour le développement personnel.
- Un contrat à temps plein à durée déterminée (4 mois, remplacement de maternité).
- L’opportunité d’intégrer un vivier de talents du CICR, d’être considéré pour de futures missions ailleurs et de découvrir différents contextes, domaines et défis.
