Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’Agence publique EXPERTISE FRANCE recrute un.e Assistant.e de projet – SAIF (H/F).
Description de la mission
Missions principales
En appui au chef de projet et en lien étroit avec l’USP, vos principales missions seront :
- La gestion logistique et événementielle des projets ;
- La gestion administrative des projets ;
- La gestion des subventions liées au projet ;
- La gestion de la communication autour des projets.
Activités et tâches
Gestion logistique :
- Assurer ou appuie l’organisation logistique d’événements (séminaires, formations, ateliers, réunions, comités de pilotages ; commande auprès des prestataires ; accueil et coordination des prestataires lors des événements, etc), en lien avec l’USP et / ou avec les administrations bénéficiaires ;
- Programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions terrain : déplacements, hébergement, per diem, obtention des visas, prises de rendez-vous, préparation des ordres de mission, documentation projets, etc ;
- Assurer l’envoi des invitations et établit les listes de participant(e)s ;
- Assurer la préparation des formulaires de participation et des attestations de formation ;
- Préparer les fournitures et le matériel nécessaires au bon déroulement des activités (commandes aux prestataires, suivi de commandes…) ;
- Vérifier la disponibilité et la fonctionnalité du matériel de projection ou matériel audio ;
- Assurer la gestion des feuilles d’émargement.
Gestion administrative :
- Gérer les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs : comptes rendus de réunions et d’ateliers, courriers, notes, etc ;
- Apporter un appui à l’organisation générale du projet : organisation de réunions, envoi de mails, relances téléphoniques, réception et distribution de courriers, etc ;
- Assurer l’archivage des documents projets et des pièces justificatives aux formats papiers et numériques.
Communication :
- Appuyer, en tant que de besoin, les activités de communication propres aux projets ;
- Mettre à jour et suivi de la base de photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet ;
- Mettre à jour de l’agenda sur les sites internet des projets.
Description du projet ou contexte
L’Assistant(e) de projet, basé(e) dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet Soutien aux Actions d’Intégrité Financière en Côte d’Ivoire (SAIF-CI) aux côtés de l’équipe projet, en lien étroit avec l’Unité Support Projets (USP) chez Expertise France Côte d’Ivoire.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de projet, il/elle appuie l’équipe basée à Abidjan dans la gestion administrative, logistique et financière du projet.
Profil souhaité
Diplôme et expérience requis
- Diplôme BAC + 3 minimum en administration, logistique, gestion de projet ou autres filières connexes ;
- Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire ;
- La pluridisciplinarité est un atout (logistique, finances, administration, secrétariat) ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word exigée ;
- Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et de l’organisation événementielle est un atout.
Qualités requises
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Autonomie, proactivité et réactivité ;
- Capacité d’adaptation et dynamisme ;
- Capacité de communication et de travail en équipe ;
- Maîtrise du français (écrit et oral) ;
- Anglais souhaitable ;
- Grand sens relationnel.
Informations complémentaires
Date de prise de fonction : Octobre 2024
Documents à soumettre : CV et lettre de motivation (2 pages maximum)
Nature du contrat : Contrat ivoirien à durée déterminée
Rémunération : selon grille salariale EF et profil
Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation mentionnant au moins 2 références dans les meilleurs délais.
Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.