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Principales responsabilités :
Objectif du poste :
Il s’agit d’un nouveau poste passionnant, qui vise à fournir un leadership et une gestion supplémentaires pour soutenir la croissance des subventions et de la gestion de World Vision et qui relève du responsable de la gestion de l’acquisition des ressources. Le rôle de responsable des subventions est un poste clé au sein de l’unité d’acquisition et de gestion des ressources de World Vision Ghana. Il implique l’établissement de relations solides avec les donateurs, les bureaux de soutien, le personnel des subventions et les partenaires de mise en œuvre des projets afin de garantir la fidélisation des donateurs. Le poste joue un rôle essentiel dans la supervision de l’élaboration des propositions, de la conformité des subventions et de la communication rapide des rapports aux donateurs en veillant à ce que des canaux efficaces de communication interne et externe relatifs aux subventions soient établis et respectés. Le responsable des subventions assurera également la gestion hiérarchique des chefs de projet de subventions et contribuera à la mise en œuvre de la stratégie de développement des ressources de World Vision Ghana, tout en renforçant les capacités du personnel des subventions.
Acquisition de ressources
- Identifier, commercialiser les opportunités et surveiller les tendances des donateurs pour accroître le financement des subventions des gouvernements, des organisations multilatérales, des entreprises, des fondations/trusts.
- Fournir un soutien quotidien pour assurer un soutien rapide et efficace pour le prépositionnement, l’élaboration de propositions et la résolution efficace des problèmes liés à l’exécution des subventions au sein du bureau national/bureau de soutien, selon les besoins.
- Initier et coordonner, sous la supervision du Responsable de l’acquisition des ressources et en concertation avec les responsables techniques et le Chef des programmes et d’autres unités fonctionnelles concernées, un cadre pour l’acquisition et la gestion efficaces des ressources, ainsi que des partenariats pour atteindre les objectifs stratégiques et programmatiques par stratégie de pays.
- Établir des relations de travail positives avec d’autres équipes du bureau national pour coordonner et soutenir l’élaboration de propositions de haute qualité en utilisant des outils et des conseils pertinents en matière de gestion des subventions, par exemple (liste de contrôle Go/No-go, planification de la capture, calendrier d’élaboration des propositions, plan d’approvisionnement, outil de budgétisation interne)
- Travailler en étroite collaboration avec les responsables du budget, les équipes de programme et de finances ainsi qu’avec d’autres parties prenantes pour compiler un budget de proposition précis et évaluer si tous les coûts nécessaires ont été inclus.
- Participer aux engagements/conférences des donateurs, aux réunions et contribuer aux séances d’idéation
- Soutenir l’équipe d’acquisition et de gestion des ressources dans tous les aspects du travail de l’équipe, selon les besoins.
Accord de subvention
- Examiner les contrats des donateurs, signaler tout point contraire aux procédures de World Vision Ghana et soutenir les négociations contractuelles ;
- Travailler avec l’équipe financière pour les soutenir/les conseiller dans le développement de l’outil de budgétisation interne et la communication avec les équipes de projet de subvention sur le budget alloué ;
- Coordonner avec les responsables des budgets respectifs et les finances afin de garantir que les budgets sont correctement alloués et alignés ;
Soins aux donateurs
- Développer et entretenir de bonnes relations avec les donateurs et les bureaux de soutien afin de fournir un service et des soins aux donateurs excellents et de qualité, conduisant à la fidélisation des donateurs et à l’obtention de nouvelles subventions
- Superviser et assurer des relations de haute qualité avec les donateurs pour lesquelles le personnel des subventions et de l’assistance aux donateurs est le principal gestionnaire des relations
- Identifier et soutenir les événements qui mettent en valeur le travail et l’impact de World Vision Ghana et encourager les donateurs à investir dans le travail de l’organisation
- Fournir un soutien technique aux équipes de subventions pour garantir de bonnes pratiques en matière de gestion des partenariats et des donateurs
Leadership et gestion du personnel
- Diriger, gérer et développer une équipe de subvention solide où les individus travaillent pour obtenir des résultats clairs qui sont conformes à la vision, à la mission et aux valeurs de World Vision, des donateurs et des sponsors
- Responsables de projets de subventions, fournissant un soutien et une supervision au personnel chargé des subventions, surveillant leurs performances et s’assurant qu’ils atteignent les indicateurs de performance clés individuels et d’équipe
- Coordonner les opérations quotidiennes de l’équipe des subventions et des projets, des processus et du budget des subventions, en particulier en examinant le processus de subvention et en mettant en œuvre des améliorations pour garantir l’efficacité et l’efficience.
- Identifier et développer des opportunités de subventions innovantes et créatives, notamment pour garantir un engagement plus efficace avec les donateurs
- Familiarisez-vous avec toutes les exigences de conformité du portefeuille organisationnel et des donateurs de World Vision et assurez une gestion de haute qualité des subventions en respectant les KPI et les délais.
Rapports, suivi et conformité des donateurs
- Aider les chefs de projet à comprendre et à respecter les réglementations et les exigences de conformité des donateurs en garantissant des processus de démarrage et de clôture de projet complets, détaillés et inclusifs dans un délai acceptable après l’activation et la désactivation de la subvention.
- En collaboration avec les gestionnaires de projets de subventions, résumer par écrit les principales exigences en matière de rapports et de conformité (liste de contrôle de conformité), y compris les problèmes potentiels liés aux réunions de rattrapage des subventions ;
- Soutenir et conseiller les collègues du programme sur les questions liées à la conformité des donateurs sur les subventions au sein du portefeuille ;
- Travailler avec d’autres départements (c’est-à-dire programmes, finances, S&E, chaîne d’approvisionnement et P&C) pour garantir que toute la documentation requise est conservée dans des systèmes/fichiers appropriés et est prête et disponible pour les audits (par exemple, bons, listes de distribution)
- Soutenir les équipes de subventions pour assurer une maintenance correcte et à jour du système de suivi du financement des subventions.
- Coordonner la finalisation des rapports des donateurs en veillant à la cohérence entre les rapports narratifs et financiers et à ce qu’ils répondent aux normes de qualité
- Mettez en évidence les problèmes financiers critiques tels que les dépenses inférieures ou supérieures aux prévisions auprès des responsables financiers et du budget, et assurez un suivi par écrit lorsqu’ils sont discutés verbalement.
- Surveiller les calendriers de paiement des subventions et les demandes de revenus pour le portefeuille respectif, en travaillant en étroite collaboration avec les finances pour garantir que cela soit fait en temps opportun.
- Assurer un processus collaboratif entre plusieurs parties prenantes pour planifier le projet, améliorer la gouvernance du projet grâce à des réunions de conformité, de démarrage et de planification
- Veiller à ce que le recrutement du personnel et la formation d’initiation des subventions soient effectués en temps opportun
Politique, connaissances, apprentissage et renforcement des capacités
- En collaboration avec le spécialiste du marketing des subventions et des communications, contribuer à l’élaboration de fiches d’information par pays et d’autres éléments d’information pertinents pour les visites/réunions des donateurs.
- Développer un portefeuille de projets WVG montrant les résultats du projet/les meilleures pratiques pour présentation lors des conférences des donateurs et d’autres événements de projet.
- Identifier les problèmes politiques découlant des demandes et de l’octroi des subventions, et assurer la liaison avec le responsable RAM sur la manière dont ceux-ci peuvent influencer l’orientation de l’octroi des subventions et le travail politique plus large de World Vision Ghana.
- Identifier les opportunités de développement personnel et d’apprentissage pour les équipes de projets de subventions
- Identifier les lacunes en matière de capacités et soutenir la formation et l’encadrement du personnel du PNS et des subventions, afin d’améliorer leurs compétences en matière d’élaboration de propositions, d’engagement externe, de positionnement et de marketing, de reporting et de conformité de la gestion/des donateurs, selon les besoins.
Suivi sur le terrain et autres responsabilités
- Participer aux réunions d’évaluation sur le terrain, visiter les sites de projets sur le terrain, fournir un soutien pratique aux équipes de mise en œuvre du projet selon les besoins
- Préparer des rapports mensuels sur l’état et les résultats de la mise en œuvre des projets
- Assurez-vous que les valeurs de participation, de partenariat, de durabilité, de responsabilité sociale, de rentabilité, de transparence et de responsabilité se reflètent dans votre travail.
Exécuter d’autres tâches requises par le responsable de l’acquisition et de la gestion des ressources.
Qualifications essentielles : Éducation/connaissances/ compétences techniques et expérience
- Maîtrise en sciences sociales, en gestion de projet, en études du développement ou dans une discipline connexe
- 5 ans d’expérience pratique dans la rédaction et la gestion de propositions pour des partenaires d’entreprise et d’autres donateurs dans le cadre d’une agence internationale ; un historique de propositions réussies
- Responsabilité de gérer le personnel de première ligne, ainsi que de diriger, de soutenir et de développer une équipe hautement performante.
- Gérer les équipes de subventions pour fournir un résultat de haute qualité
- Vaste expérience pratique d’au moins cinq ans en audit axé sur les risques des programmes ;
- Expérience de travail dans des environnements complexes/incertains et avec des populations déplacées ;
- Bonne compréhension des règles et réglementations des donateurs
- Compétences et expérience avérées dans l’élaboration de rapports et de propositions et dans la collaboration avec plusieurs donateurs ;
- Bonnes compétences personnelles d’organisation, y compris la gestion du temps, et capacité à respecter les délais et à travailler sous pression ;
- Expérience en renforcement des capacités du personnel ;
- Volonté de se déplacer dans les bureaux extérieurs et de travailler dans un environnement difficile en fonction des exigences du voyage.
- A démontré sa capacité à collaborer avec d’autres personnes à l’intérieur et à l’extérieur de sa propre équipe
Compétences et expérience préférées/souhaitables
- Un penseur stratégique et créatif avec une expérience avérée de travail sur des projets divers et de grande envergure dans différents contextes géographiques
- Expérience de développement et de gestion de relations solides et complexes entre programmes dans le cadre d’une fonction centralisée et en externe avec de multiples parties prenantes.
- Expérience de travail dans le domaine du développement international
- Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles;
- Solides compétences en matière d’organisation et de travail en équipe ;
- Bonne connaissance et sensibilité culturelles ;
- Capacité et volonté de travailler/vivre et d’être mobile dans des circonstances difficiles ;
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais ;
- Connaissance du fonctionnement des ONG et de la dynamique du secteur humanitaire ;
- Compétences informatiques supérieures à la moyenne, notamment dans Microsoft Windows Word et Excel ;
Autres compétences/attributs :
- Volonté d’apprendre et investissement démontrable dans la croissance professionnelle
- Doit être un chrétien engagé, capable de se tenir au-dessus de la diversité confessionnelle
- La capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement complexe et exigeant
- Grande attention aux détails et excellentes compétences en gestion du temps. Bonnes compétences administratives, de planification, d’analyse et de rédaction.
Environnement / conditions de travail :
- Déplacements intérieurs : minimum 50 % de déplacements locaux réguliers
- Sur appel : 10 % En situation d’urgence ou de catastrophe, le titulaire du poste devra être de garde.
- Il est prévu qu’il y aura occasionnellement des déplacements en dehors des heures de travail et des événements externes/internes.
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux uniquement