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Type de contrat d’employé :
Local – Intern (Fixed Term) (Trainee) (durée déterminée) (stagiaire)
Description d’emploi:
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Exigences opérationnelles
1. Comprendre la norme WV et les exigences commerciales et les appliquer dans le travail quotidien.
Planification
1. Soutenir le projet pendant la période de budgétisation et de planification financière en fournissant les informations de marché nécessaires pour aider au processus
2. Soutenir le projet pendant la phase de planification de l’approvisionnement et s’assurer qu’il y a un alignement avec les procédures de l’entreprise et la soumission en temps opportun des plans conformément aux délais fixés.
3.Conseiller et faire approuver les parties prenantes du projet pour les modifications apportées aux demandes initiales.
4.Faciliter la résolution rapide par toutes les parties des problèmes qui pourraient avoir une incidence sur la satisfaction des besoins des demandeurs et des collectivités desservies par le projet.
5. Identifier d’autres sources d’approvisionnement pour les matériaux et les services non contractuels
6.Work avec le projet WASH et la logistique pour assurer la livraison et la réception en toute sécurité des matériaux commandés
7. Résoudre les conflits avec les livraisons et les fournisseurs de projets WASH au niveau central et provincial/de district
Approvisionnement stratégique
1. Exécuter le processus d’évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs sur la base des directives établies pour les catégories attribuées liées au projet WASH.
2. Gérer le processus d’appel d’offres/appels d’offres, y compris les bases de référence et les méthodologies d’enquête sur les prix conformément au cadre approuvé pour les catégories attribuées, liées au projet WASH.
3. S’assurer que tout l’approvisionnement est effectué conformément aux protocoles et directives WVI WASH
4. Diriger les négociations pour les catégories assignées au projet WASH.
5. Organiser des événements d’approvisionnement du projet WASH.
6.Préparation des documents de soumission au Comité des achats pour s’assurer qu’ils sont exhaustifs afin de permettre un processus de prise de décision éclairé en ce qui concerne les projets de lutte contre le paludisme et le(s) partenaire(s) collaborateur(s).
7. Participer activement aux réunions du Comité des achats et s’assurer que la documentation appropriée est tenue à jour en rapport avec le projet WASH.
Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs
1. Remplissez avec précision la gestion des données de référence et le registre des fournisseurs
2. Surveiller et mener à bien la clôture, le renouvellement ou le nouvel appel d’offres du contrat, selon le cas, pour le projet WASH.
3.Veiller à ce que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance soient compris par les fournisseurs impliqués dans les projets WASH.
4. Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés aux contrats à la fois en interne et en externe, pour le projet WASH.
5. Analyser les performances des fournisseurs sur la base des informations sur les commentaires des clients et d’autres sources et coordonner avec le fournisseur pour l’amélioration, liée au projet WASH.
Exécution des achats
1. Exécuter des rapports quotidiens sur les demandes d’achat entrantes (action de l’acheteur en attente), attribuer à soi-même toutes les demandes liées au projet, vérifier que les spécifications sont claires, organiser un événement d’approvisionnement si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettre à jour le RP avec le dossier réel du fournisseur et libérer le RP pour approbation.
2.Suivre les politiques et les directives d’approvisionnement dans les décisions d’attribution de fournisseurs en dessous du seuil applicable.
3. Regrouper tous les documents requis à présenter aux Finances pour le paiement en temps opportun des fournisseurs pour les matériaux et les services livrés.
Gestion des données, analyse et production de rapports
1. Collecter et analyser des données pour soutenir le processus de prise de décision lié aux événements d’approvisionnement de projets WASH
2. Fournir un soutien dans la conception des mesures commerciales pour surveiller les performances de la SCM et alerter la gestion lorsque le déclencheur de performance est violé
3. Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d’approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs
4.Préparer un rapport de synthèse des réponses aux appels d’offres des fournisseurs pour les réunions de décision du Comité des marchés publics
5. Suivre et analyser les indicateurs de performance et les économies réalisées dans le cadre des achats de projet par rapport aux niveaux cibles établis.
Processus, procédure et politique
1. Effectuer toutes les tâches liées à l’approvisionnement du projet conformément aux politiques d’approvisionnement approuvées, aux processus et aux directives et protocoles de qualité de l’eau, ainsi qu’aux exigences en matière d’eau de MOZWASH et de Charity
2. Conseiller la direction concernant tout défi / risques / directives impraticables.
3. Recueillir les commentaires des clients concernant les politiques, les processus et les directives, et en informer le superviseur immédiat pour les améliorations ou les changements,
4. Identifier les lacunes et proposer à la direction toute modification des politiques et procédures de SCM des partenaires / sous-bénéficiaires en conséquence.
Développement et mise en œuvre de systèmes
1. Collecter et compiler des données utiles qui peuvent être utilisées pour améliorer les systèmes généraux établis et communiquer ces informations au supérieur hiérarchique immédiat
Contrôle et conformité
1. Effectuer la pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et tenir des registres.
2. Participer à l’élaboration d’outils d’identification et d’évaluation des risques, de registres et d’autres outils, ainsi qu’à l’évaluation des risques SCM et contractuels pour les achats de biens, de travaux ou de services.
3. Maintenir un classement et une tenue de registres appropriés conformément aux directives établies par la direction.
4. Coordonner avec les demandeurs pour fermer les bons de commande ouverts en temps opportun.
5.Mise en œuvre des recommandations d’audit convenues dans le processus d’approvisionnement, conformément aux orientations données par le chef de département.
6.Participer au processus d’examen des partenaires / sous-bénéficiaires, au système de contrôle interne dans le processus d’approvisionnement afin d’identifier les lacunes, de les documenter dans des rapports d’évaluation et de les saisir dans le cadre de plans de renforcement des capacités.
7.Suivre périodiquement les progrès accomplis dans la mise en œuvre des recommandations et mettre à jour la direction de toutes les parties.
Formation et renforcement des capacités
1. Coordonner, participer et/ou former le personnel du projet WASH et d’autres départements de WVI, au besoin, sur les politiques d’approvisionnement, les processus, les systèmes et la qualité de l’eau de WVI
2. Fournir une formation sur le plan de renforcement des capacités approuvé.
3.Coordonner avec les parties prenantes internes le suivi des progrès sur les questions liées à la qualité de l’eau et soumettre des rapports d’étape à la direction.
Qualité de l’eau
1. Être le point focal pour toutes les questions de qualité de l’eau WASH liées aux projets assignés
2. Coordonner l’échantillonnage et s’assurer que tous les protocoles d’échantillonnage sont respectés
3. S’assurer que les inspections des matériaux entrants sont effectuées pour s’assurer que les fournisseurs livrent les matériaux conformément aux normes attendues, conformément aux directives et aux protocoles de qualité de l’eau
4. S’assurer que les directives d’approvisionnement en eau, assainissement et hygiène sont pleinement mises en œuvre
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES
Énumérez l’éducation, les connaissances et les compétences, les licences souhaitées et toutes les expériences requises pour occuper ce poste de manière pleinement compétente.
Exigences minimales en matière d’études, de formation et d’expérience
Énumérez les exigences académiques (le cas échéant), les compétences techniques ou les autres connaissances requises comme qualification minimale pour ce poste.
- Diplôme universitaire en administration des affaires, en comptabilité financière, en économie ou diplôme similaire
- Une formation en supply chain/Achats et des connaissances en gestion de projet est un atout majeur.
- Une expérience en hydrologie, en génie civil, en traitement de l’eau et en inspections de la qualité est un atout supplémentaire.
- Compétence de niveau professionnel en anglais et en français de préférence.
Compétences, connaissances et expérience souhaitées :
Orienté vers les résultats et le client
Résolution de problème
Compétences en négociation
Maîtrise de Power BI et d’Excel
Expérience de travail supplémentaire de préférence pour ce poste.
Expérience dans le soutien des rôles de la chaîne d’approvisionnement WASH
Environnement de travail
Incluez les détails du voyage et de l’environnement de travail.
Environnement de voyage et/ou de travail .
- Le poste exige la capacité et la volonté de voyager au pays jusqu’à 20 % du temps.
Types de candidats acceptés :
Candidats locaux seulement
