World Vision International est une organisation humanitaire internationale œcuménique d’origine chrétienne évangélique, fondée le 22 septembre 1950 par Robert Pierce et le pasteur coréen Kyung-Chik Han. Elle a des programmes dans 100 pays du monde.

POSTE 1 : Administrateur des finances et du projet Joining Forces

Description de l’emploi:

Hébergé au sein de World Vision International en tant que l’une des 6 agences Joining Forces for Child Rights Now et Ending Violence against Children, le poste fournira un soutien en matière de coordination et d’administration à l’Alliance Joining Forces à l’échelle mondiale et au Secrétariat Joining Forces . L’objectif de ce poste sera d’assurer une administration fluide du secrétariat de Joining Forces et d’assurer le suivi du budget, le suivi constant des dépenses, les rapports financiers et la rédaction du budget annuel.  

En tant qu’administrateur des finances et du projet de Joining Forces, vous devrez être une personne multitâche axée sur les processus, axée sur le client et ayant fait ses preuves. Dans ce rôle, vous devrez combiner la créativité et un état d’esprit axé sur les solutions avec des compétences de communication et d’ établissement de relations très efficaces .

Principales responsabilités du poste :

(a) Financière (50 %)

• Maintenir et améliorer les procédures de suivi et d’enregistrement des revenus et des dépenses du budget du secrétariat de Joining Forces, au sein du système financier de World Vision International et de celui des 5 autres agences partenaires.
• Suivre les revenus et les décaissements des dépenses du projet des 6 agences pour les activités du projet
• Suivre à tout moment le taux d’épuisement du budget, être capable de concevoir des stratégies en cas de sous-dépenses et de sur-dépenses et d’affecter les coûts aux bonnes lignes et chapitres budgétaires.  
• Soutenir le chef d’équipe de projet pour produire des rapports financiers annuels pour prouver les dépenses.
• Développer, maintenir et améliorer un système financier allégé, agile et tourné vers l’avenir, qui fonctionne pour les 6 agences Joining Forces et leurs calendriers financiers et budgétaires respectifs.
• Responsable de l’achat d’articles/services selon les besoins, de la gestion du processus de paiement et du soutien au recrutement et à la passation de contrats avec des fournisseurs de services.

(b) Appui administratif (30 %)

• Gérer la logistique des réunions et des ateliers, y compris les communications internes et externes, la location et les rafraîchissements des salles, et la préparation du matériel, le cas échéant.
• Soutenir la configuration et l’administration des réunions en ligne, des événements et des séries de webinaires.
• Aide à la rédaction des procès-verbaux lors des réunions
• Organiser le voyage, y compris les vols aériens, les visas et l’hébergement à l’hôtel
• Maintenir et améliorer les systèmes de classement et les archives SharePoint efficaces de Joining Forces pour suivre les revenus et les décaissements des dépenses de projet des 6 agences pour les activités de projet pour les rapports de projet.

(c) Engagement des parties prenantes (10 %)

• Participer aux réunions de gouvernance de Joining Forces, y compris les réunions du comité directeur et du comité de surveillance du chef de la direction
• Organisez des téléconférences internationales dans plusieurs fuseaux horaires.

(d) Assistance aux communications et conformité (10 %)

• Identifier de nouvelles façons de travailler pour le comité de pilotage et les groupes de travail afin d’améliorer la productivité et l’efficacité, en particulier à distance.
• Gérer la base de données et la matrice de communication pour enregistrer les contacts de l’agence ; identifier les personnes/responsabilités du point de communication ; et mettre en place un calendrier de communication.
• Travailler aux côtés du chef de projet, de divers groupes de travail et des équipes juridiques des 6 agences pour assurer la conformité de Joining Forces aux politiques et procédures pertinentes, ainsi qu’aux lois et règlements pertinents.

Connaissances/qualifications pour le rôle :

• Un baccalauréat dans un domaine pertinent est un avantage.
• Compréhension des processus de financement multipartites et capacité à les gérer et à en rendre compte de manière transparente (en coopération avec des experts financiers des six organisations si nécessaire).
• Expérience de travail avec différents systèmes financiers et administratifs et de développement et de proposition de changements pour développer des gains d’efficacité et des méthodes de travail efficaces (par exemple, SAP)
• Capable de travailler dans le cadre d’un projet pilote et de proposer de manière proactive des solutions pour que le projet devienne plus efficace et productif
• Capable d’établir et de répondre aux requêtes de routine et aux demandes de conseils sur les systèmes et les processus
• Expérience dans le développement ou la définition des besoins en outils informatiques et de communication pour un environnement multinational
• Capable de surveiller et de suivre les revenus et les dépenses par rapport aux budgets, en surveillant constamment le taux d’épuisement du budget
• Solides compétences en communication, en administration et en coordination efficace, capable de travailler en collaboration avec les autres
• Capable de gérer plusieurs demandes, de respecter les délais et de planifier efficacement. Axé sur les résultats et assure un suivi systématique des tâches.
• Utilisateur compétent et confiant des applications bureautiques telles que MS Word, Excel, PowerPoint, e-mail et applications de calendrier
• Attention au détail.

Voyage et/ou environnement de travail /langue :

• Au niveau national et international jusqu’à 10 % du temps.
• Excellent anglais écrit et oral. D’autres langues (en particulier l’espagnol ou le français) sont un atout, mais pas une condition préalable.

Durée du contrat : 1 an, possibilité de renouvellement.

Type de travail : Temps partiel, 22,5 heures par semaine.

DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 6 septembre 2023.

Types de candidats acceptés :

Candidats locaux uniquement

Cliquez ici pour postuler

POSTE 2: Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement, UCR

Description de l’emploi:

* Emplacement du poste – À déterminer par le pays d’origine du candidat retenu où World Vision International est enregistré pour opérer.

Objectif du poste

Coordonner efficacement la fonction de la chaîne d’approvisionnement conformément aux procédures de World Vision afin de soutenir la mise en œuvre en temps opportun des programmes / projets de World Vision qui auront le plus grand impact sur l’amélioration des processus, la simplification, la normalisation et la maîtrise des coûts, garantissant ainsi la réalisation du bien-être de l’enfant Résultats.

Besoins de l’entreprise

1. Comprendre les exigences commerciales de SCM et les appliquer dans le travail quotidien.

Planification

1. Informer et demander l’approbation des clients internes des modifications par rapport aux demandes initiales.

2. Facilite pour toutes les parties la résolution rapide des problèmes qui pourraient avoir un impact sur la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.

3. Identifier des sources d’approvisionnement alternatives pour les matériaux/services non sous contrat

4. Travailler avec la logistique pour assurer la livraison et la réception en toute sécurité des matériaux commandés

5. Résoudre les conflits avec les livraisons et les fournisseurs

Approvisionnement stratégique

1. Exécuter le processus d’évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs conformément aux directives établies en fonction des directives établies pour les catégories attribuées.

2. Gérer le processus RFQ/RFP, y compris les lignes de base et les méthodologies d’enquête sur les prix, conformément au cadre approuvé pour les catégories attribuées.

3. Diriger les négociations pour les catégories assignées.

4. Superviser les événements Sourcing Filed Offices et les travaux d’assistance relatifs au sourcing.

5. Préparation des documents de soumission au comité d’approvisionnement pour garantir leur exhaustivité afin de permettre un processus de prise de décision éclairé.

6. Faciliter les réunions du comité des achats et s’assurer que la documentation appropriée est conservée.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

1. Remplir correctement le formulaire de gestion des données de base (ou registre des contrats/fournisseurs)

2. Surveiller et compléter la clôture, le renouvellement ou le nouvel appel d’offres du contrat, selon le cas pour les produits assignés.

3. S’assurer que les conditions contractuelles et les indicateurs de performance sont compris par les fournisseurs.

4. Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés aux contrats à la fois en interne et en externe.

5. Analyser les performances des fournisseurs en fonction des informations des commentaires des clients et d’autres sources et coordonner avec le fournisseur pour l’amélioration.

Exécution des achats

1. Recevoir les demandes d’achat entrantes (en attente de l’action de l’acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, organiser un événement d’approvisionnement si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat.

2. Suivre les politiques d’approvisionnement et les directives dans les décisions d’attribution des fournisseurs sous le seuil applicable.

3. Gérer les demandes de changement de bon de commande en coordination avec les demandeurs, les propriétaires de budget et les fournisseurs

4. Consolide tous les documents requis pour présentation aux Finances pour le paiement en temps opportun des fournisseurs pour les matériaux et services livrés.

Gestion des données, analyse et rapports

1. Recueillir et analyser des données à l’échelle de l’organisation pour appuyer la prise de décision

2. Fournir un soutien dans la conception des métriques commerciales pour surveiller les performances SCM et la gestion des alertes lorsque le déclencheur de performance est violé

3. Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d’approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs

4. Préparer un rapport de synthèse des réponses aux offres des fournisseurs pour les réunions de décision d’attribution du comité d’approvisionnement

5. Suivre et analyser les performances et les économies d’approvisionnement par rapport aux niveaux cibles établis 

Processus, procédure et politique

1. Effectuer toutes les tâches liées à l’approvisionnement conformément aux politiques, processus et directives d’approvisionnement approuvés.

2. Gestion des conseils concernant tout défi/risque/directive irréalisable.

3. Recueillir les commentaires des clients concernant les politiques, les processus et les directives, et faire rapport à la direction de NO pour des améliorations ou des changements,

4. Examinez avec les partenaires / sous-bénéficiaires leurs politiques, procédures, etc. de SCM pour identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d’évaluation et les saisir dans les plans de renforcement des capacités.

Développement et mise en œuvre de systèmes

1. Collecter et rassembler des données utiles pouvant être utilisées pour améliorer les systèmes généraux établis et communiquer ces informations au superviseur immédiat

Contrôle et Conformité

1. Procéder à la pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et tenir des registres.

2. Participer au développement d’outils d’identification et d’évaluation des risques, de registres et d’autres outils et évaluer les risques SCM et contractuels pour les achats de biens, de travaux ou de services.

3. Maintenir un classement et une tenue de dossiers appropriés conformément aux directives établies par la direction.

4. Coordonner avec les demandeurs pour clôturer les bons de commande ouverts en temps opportun.

5. Mise en œuvre des recommandations d’audit convenues dans le processus d’approvisionnement conformément aux directives données par le responsable SCM.

6. Participer au processus d’examen des partenaires / sous-bénéficiaires, du système de contrôle interne dans le processus d’approvisionnement pour identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d’évaluation et les saisir dans les plans de renforcement des capacités.

7. Surveiller périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et mettre à jour la gestion de toutes les parties.

Autre

Remplacer le gestionnaire SCM pendant le congé principal et tel qu’assigné par ND Compléter Toute autre affectation du superviseur direct.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

Diplôme universitaire en administration des affaires, approvisionnement ou diplôme similaire, ou expérience équivalente (CIPS intermédiaire)

2. Au moins 2 ans d’expérience dans les achats ou la chaîne d’approvisionnement

3. Expérience de travail avec des ONG/IGOS internationales

4. Expérience dans l’approvisionnement en subventions, au moins 2 ans et plus.

5. Connaissance du système d’exploitation S2P (fourniture)

Types de candidats acceptés :

Candidats locaux et internationaux (IA) acceptés

Cliquez ici pour postuler

Retrouvez d’autres offres sur notre chaîne Telegram en cliquant ici.