VIVO ENERGY recrute pour ce poste (11 Juillet 2024)

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : Adjoint(e) administratif(ve) corporatif (bilingue)

Niveau Requis : Licence

Année d'Expérience Requise : 2 ans

Lieu du Travail : BURKINA FASO

Date de Soumission : 20/07/2024

Description de l'emploi

Nous sommes Vivo Energy, la société qui distribue et commercialise les carburants et lubrifiants de marque Shell et Engen auprès des clients de détail et commerciaux en Afrique.

Nous opérons dans 23 pays d’Afrique du Nord, de l’Ouest, de l’Est et australe où nous disposons d’un réseau de plus de 2 600 stations-service. Nous exportons également des lubrifiants vers un certain nombre d’autres pays africains.

En nous concentrant sur l’avenir de l’Afrique, nous facilitons la vie de nos clients et rendons leur expérience avec nous plus pratique, agréable et enrichissante.

Nous offrons des produits et des services de haute qualité à nos clients, établissant de nouvelles normes en matière de sécurité, d’innovation et de service, partout où nous opérons.

Notre vision est de devenir l’entreprise énergétique la plus respectée d’Afrique.

Objectif du poste :

L’Assistant Corporate est responsable de l’organisation administrative de la Direction Générale et fait l’interface entre le Directeur Général et ses différents correspondants.

Principales responsabilités :

1. Recevoir et traiter le courrier entrant et sortant.

  • Initiation de la correspondance à la demande du Directeur : rédaction de lettres, notes de service et ordres de mission
  • Gestion des e-mails

2. Traitement des chèques

3. Réception et traitement des factures fournisseurs, des factures de transit et de transport

  • Réception des factures dans SAP
  • Surveiller la conformité des factures
  • Traitement et transmission à la comptabilité
  • Gestion de la petite caisse

4. Accueillir, recevoir et assister les visiteurs

5. Gestion des voyages internes et internationaux

  • Réservations d’hôtels et d’hébergements
  • Préparation des ordres de mission
  • Veiller à ce que les PGC soient établis
  • Assurer le remboursement des frais de mission
  • Demandes de billets
  • Challenger le plan de vol pour obtenir le meilleur coût
  • Procédure d’obtention des visas auprès des ambassades
  • Planifier des réunions dans Outlook
  • Préparer la salle de réunion
  • S’assurer que la logistique est en place
  • Prise de rendez-vous/gestion de l’agenda du directeur général
  • Apporter un soutien dans l’organisation d’événements d’entreprise

6. Assurer le bon déroulement des réunions et conférences du secrétariat, internes et externes initiées ou accueillies par la société organisatrice.

7. Fournir un soutien dans toutes les organisations

8. Classification et archivage des documents.

 

Exigences

  • Titulaire d’un Bachelor en Assistant de Direction, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans un poste similaire.
  • Anglais courant
  • Bonne expression orale et écrite
  • Maîtrise du pack office
  • Ponctuel
  • Connaissance de SAP idéalement
  • Discret et courtois
  • Sens de l’organisation et de l’initiative
  • Adaptabilité
  • Capable de travailler sous pression
  • Suit les procédures, est bien organisé
  • Sens des responsabilités
  • Disponibilité

NB : L’anglais est obligatoire

Date limite de dépôt des candidatures : 20/07/2024.

Seuls les candidats retenus seront contactés.

 

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