Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus importantes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (ONGI) au monde.
L’IRC recrute :
Coordonnateur des subventions
Aperçu du poste :
Le/La coordinateur/trice des subventions, basé(e) à Bamako, joue un rôle crucial dans la gestion stratégique et opérationnelle du portefeuille de subventions de l’organisation. En étroite collaboration avec les équipes programmes, suivi et évaluation, finances et opérations, ainsi qu’avec la direction, ce poste garantit une gestion exemplaire des subventions avant et après leur attribution.
Principales responsabilités :
Élaboration des propositions de projets
- S’assurer que le processus d’élaboration des propositions de l’IRC Mali est bien compris et appliqué par les équipes, en étroite collaboration avec la direction, les départements des programmes, financiers et opérationnels, afin de garantir des soumissions de qualité dans les délais impartis.
- Appuyer le directeur adjoint des programmes et le directeur pays dans la recherche de nouvelles sources de financement, le renforcement des relations avec les partenaires et donateurs actuels et la mise à jour de la stratégie de développement des activités du pays. Suivre et analyser les orientations stratégiques des donateurs et communiquer ces informations aux équipes concernées.
- Piloter l’élaboration des propositions aux donateurs en collaboration avec les responsables sectoriels et les équipes financières et opérationnelles, en clarifiant les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante.
- Participer à l’élaboration et à la gestion des budgets de projets en coordination avec le service financier afin d’aligner les ressources nécessaires sur les actions proposées et de garantir la prise en compte des coûts adéquats.
- Aider le DDP à intégrer les nouvelles propositions au plan d’action stratégique du pays.
Gestion et conformité des subventions
- S’assurer d’une compréhension approfondie des politiques de l’IRC et des spécifications du portefeuille de subventions, et veiller à l’application des normes et procédures de l’IRC par les membres de l’équipe des subventions.
- Fournir régulièrement à l’équipe de direction des mises à jour et des informations sur l’élaboration de nouvelles propositions et la gestion des subventions.
- Examiner les rapports des donateurs afin d’en vérifier l’exactitude, la qualité et la conformité aux exigences des donateurs, y compris les corrections, traductions et contributions éditoriales substantielles lorsque cela est nécessaire.
- Apporter un soutien aux gestionnaires de subventions afin de garantir la soumission des rapports dans les délais impartis.
- Collaborer avec l’équipe des subventions pour suivre les indicateurs de projet, contrôler les dépenses et gérer les informations clés du portefeuille. Organiser des réunions périodiques d’examen des subventions et coordonner les réunions de lancement et de clôture des projets.
- Faciliter l’appui technique aux réunions de cycle de projet et contribuer à une meilleure coordination et à une plus grande efficacité des services au sein du programme national.
- Superviser l’utilisation des outils de gestion des subventions pour un suivi rigoureux de la mise en œuvre des projets et identifier de manière proactive les difficultés potentielles.
- Veillez à ce que le système de gestion de l’information et de classement des subventions soit appliqué rigoureusement et que tous les documents importants soient archivés de manière ordonnée et accessible.
Gestion des sous-allocations et des partenariats
- Assurer une gestion de qualité des sous-contrats conformément au système d’excellence des partenariats pour l’égalité et les résultats (PEERS) de l’IRC, y compris le démarrage, le suivi de la mise en œuvre, la gestion et la responsabilisation des sous-contrats, ainsi que leur clôture appropriée.
- Participer à la définition du périmètre d’action des partenaires pendant les phases de préfinancement et à la gestion des partenaires pendant l’élaboration des propositions, y compris la coordination des accords d’équipe et la communication des contributions techniques et budgétaires demandées.
- Examiner les rapports d’approbation des partenaires sous-traitants, les évaluations préalables à l’attribution, les accords de sous-traitance et les modifications préparées par l’équipe des subventions afin d’en vérifier la conformité et l’exactitude.
- Collaborer avec les équipes chargées des subventions et des partenariats pour surveiller le rendement des partenaires sous-traitants, en veillant à ce que les relations contractuelles des partenaires soient examinées et que des commentaires soient fournis en temps opportun.
- Collaborer avec l’équipe des partenariats pour organiser des réunions d’ouverture, d’examen et de clôture des sous-allocations avec les partenaires, ainsi que des visites de suivi des programmes et de la conformité/des finances afin de garantir que la mise en œuvre des programmes des partenaires est sur la bonne voie et conforme aux règles et réglementations de l’IRC et des donateurs.
- Conservez des registres précis de tous les documents relatifs aux attributions et sous-attributions afin de garantir la transparence et la responsabilité.
- Collaborer étroitement avec l’équipe de gestion des partenariats.
Relations avec les donateurs et communication
- Établir et maintenir un contact régulier avec les donateurs, selon les besoins ou en l’absence de points focaux réguliers, et représenter les intérêts des donateurs à la demande du DDP.
- Améliorer l’image du bureau national auprès des donateurs et des partenaires en mettant régulièrement à jour les fiches d’information nationales et sectorielles, disponibles en anglais et en français.
- Collaborer avec le responsable de la communication et les responsables de secteur pour élaborer et produire des supports de communication, notamment des brochures, des fiches d’information, des notes de plaidoyer et des bulletins d’information, afin de promouvoir les activités de l’IRC.
- Assurer la mise en œuvre effective de la stratégie de communication du programme national, en garantissant la diffusion des informations clés internes et externes
- Appuyer le responsable de la communication dans la formation du personnel aux stratégies de communication et contribuer à l’élaboration de témoignages de réussite et d’articles, tels que des blogs, pour documenter les expériences du personnel sur le terrain.
Gestion et renforcement des capacités
- Superviser directement les responsables des subventions et des partenariats ainsi que le responsable de la communication, en leur apportant un soutien régulier et une formation continue, notamment en matière de préparation des propositions.
- Définir des objectifs clairs, discuter des attentes et fournir un retour d’information régulier sur les performances, contribuant ainsi au développement professionnel continu du personnel.
- Coordonner la formation et le mentorat du personnel du programme national, en mettant l’accent sur le respect des exigences des donateurs, les rapports programmatiques, la préparation des propositions, la gestion des sous-allocations, les partenariats et l’application des stratégies de communication.
Exigences du poste :
- Maîtrise en développement international, en sciences sociales ou équivalent
- Expérience d’au moins 5 ans dans la gestion de subventions, de préférence au sein d’une ONG.
- Relations avec les donateurs : Expérience avérée en matière de relations efficaces avec les donateurs afin de négocier et d’influencer des résultats positifs.
- Compétences en matière de supervision : Capacité avérée à diriger et à superviser des équipes, en veillant à ce que les objectifs soient atteints efficacement.
- Compétences organisationnelles et analytiques : Excellentes compétences organisationnelles, de gestion du temps et d’analyse, avec un souci particulier du détail.
- Compétences interpersonnelles : Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques, essentielles pour travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
- Expertise technique : Une spécialisation dans l’un des domaines suivants serait un atout : santé, nutrition, protection, éducation, WASH (eau, assainissement et hygiène), gouvernance, relance et développement économiques ou intervention d’urgence.
- Expérience en contextes difficiles : Une expérience professionnelle antérieure en Afrique, idéalement dans des contextes de post-conflit ou de conflit, serait fortement appréciée.
- Gestion des priorités : Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités concurrentes, à respecter des délais stricts et à travailler sous pression.
- Compétences technologiques : Maîtrise de l’utilisation des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel) et des systèmes de messagerie électronique.
- Maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
