Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui appuie la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. Mandaté en tant que ressource centrale de l’ONU, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’achats et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organismes des Nations Unies.
POSTE : Associé senior en support à la gestion de projet
L’associé principal, support de projet, sera responsable des tâches suivantes :
Suivi et reporting du projet
a) Aider l’agent de soutien au projet à maintenir les éléments suivants :
i. Fichier bleu électronique
ii. Télécharger sur l’engagement oneUNOPS (ERP) et les fichiers au niveau du projet
iii. Maintenir le plan de travail mensuel de l’équipe, les rapports mensuels de portefeuille et les plans d’étape
b) Fournir des contributions substantielles pour aider le chef de projet dans la préparation des rapports et documents de projet.
c) Conserver des enregistrements des fichiers de projet et d’autres documents justificatifs sur le lecteur partagé conformément aux directives de l’organisation en matière de tenue de dossiers.
d) Saisir les données dans Keepsite (outil de gestion des risques, des leçons et des problèmes de l’UNOPS)
e) Enregistrez les journaux suivants et téléchargez les informations pertinentes sur oneUNOPS : enregistrements des éléments de configuration, journal des risques, leçons et tous les autres registres/journaux délégués par le chef de projet.
f) Soutien à la compilation, à la consolidation et à l’analyse des données pertinentes pour les rapports réguliers de portefeuille et les plans d’étape
g) Rédiger les procès-verbaux des réunions régulières de l’équipe et assurer le suivi des points d’action.
La mise en œuvre du projet
a) Soutenir le responsable de l’appui au projet en garantissant que les politiques et procédures de l’UNOPS, les règles et règlements financiers (FRR) sont respectés pour une mise en œuvre et un progrès efficaces du projet.
b) Tenir à jour la feuille de suivi du projet et alerter le responsable du soutien au projet de la date de fin du projet et des exigences en matière de reporting des projets.
c) Surveiller et enregistrer les meilleures pratiques et les approches innovantes au sein de l’UNOPS FR&R ; identifier et montrer des options alternatives en fonction des besoins de l’activité
d) En consultation avec les parties prenantes concernées, aider à préparer les amendements aux accords et les révisions budgétaires, le cas échéant.
e) Faciliter les flux d’informations et le soutien à la gestion des registres et des problèmes de risques
f) Soutenir la documentation des leçons apprises et des meilleures pratiques
g) Aider au processus de planification du projet
h) Préparer les projets d’accords pro forma et de projet client conformément aux commentaires reçus de l’équipe d’approvisionnement.
i) Effectuer le suivi auprès des partenaires concernant la signature des ententes de projet, les informations requises pour la clôture du projet et les demandes de transfert de fonds.
Support opérationnel et logistique
a) Gérer et soutenir l’organisation des réunions de planification de projet, des réunions du comité de projet et des formations de renforcement des capacités des partenaires.
b) En consultation avec l’OSP, préparer les modifications aux accords de projet et les révisions budgétaires, le cas échéant ;
c) Soutenir le développement et la maintenance des systèmes d’information de gestion basés sur oneUNOPS pour assurer le suivi en temps réel et la gestion des actifs des activités de plusieurs donateurs ;
d) Coordonner avec l’équipe interne d’approvisionnement et de logistique sur toutes les questions de transport, d’inventaire et d’approvisionnement pour un soutien direct au projet et en soutien à PSO.
e) Gérer le plan de voyage de l’équipe du portefeuille d’approvisionnement, gérer les réservations de voyage et coordonner avec l’équipe administrative pour le DSA et d’autres exigences connexes en matière de voyage.
Gestion des connaissances et innovation
a) Soutenir la compilation des enseignements tirés selon le format de rapport défini
b) Contribuer à la diffusion et au partage des meilleures pratiques et des enseignements tirés pour la planification et le renforcement des connaissances
c) Soutenir le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et opportunités de soutien au projet
d) Tenir des registres des dossiers de projet et des rapports d’activités sur support papier et électronique.
Impact des résultats
L’associé de soutien de projet a un impact direct sur l’atteinte des résultats du projet en aidant le chef de projet et l’agent de soutien de projet à adhérer aux méthodes et stratégies de gestion de projet. Cela renforce par conséquent la visibilité et l’image de l’UNOPS en tant que prestataire de services efficace en matière de services et de gestion de projets et renforce sa position concurrentielle en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et de services de projets.
Éducation
- Master ou équivalent dans une discipline pertinente (comptabilité, gestion de projet, achats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, gestion ou domaine connexe.
- Une combinaison d’un baccalauréat ou d’un diplôme équivalent avec 2 années supplémentaires d’expérience de travail pertinente peut être acceptée à la place des exigences de formation décrites ci-dessus.
Expérience
- Un minimum d’un an d’expérience professionnelle pertinente et progressive, spécifiquement dans le domaine de la gestion de projet, avec un accent sur le suivi, l’enregistrement, le reporting et la coordination.
- Une expérience et une connaissance démontrée des règles et procédures des Nations Unies en matière de gestion de projets, d’achats, de finances, de gestion des ressources humaines et des règles et réglementations administratives seront un avantage.
Langues
- La maîtrise du français et de l’anglais écrits et oraux est requise.
Certifications
- La Fondation PRINCE2® est un atout
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