Le Bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires est l’organe du Secrétariat des Nations Unies qui est chargé de rassembler les acteurs humanitaires pour intervenir de façon cohérente dans les situations d’urgence. UNOCHA recrute un Associé Administratif et Financier.
Description de l’emploi
Arrière-plan
La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux au PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous favorisons l’inclusion comme un moyen de garantir que tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité. et l’équité dans toutes nos actions. Adopter une approche « ne laisser personne de côté » dans nos efforts en faveur de la diversité signifie accroître la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont fortement encouragées à postuler. Apprenez-en davantage sur le travail au PNUD, y compris nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Le PNUD ne tolère aucune exploitation ni abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Le Bureau des Nations Unies pour la coordination des affaires humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat des Nations Unies chargé de rassembler les acteurs humanitaires pour assurer une réponse cohérente aux urgences. OCHA veille également à ce qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts globaux de réponse. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux afin de soulager les souffrances humaines lors de catastrophes et d’urgences ; défendre les droits des personnes dans le besoin ; promouvoir la préparation, la prévention et faciliter les solutions durables.
Cette offre d’emploi est publiée pour le poste d’associé administratif et financier GS6 situé au bureau d’OCHA à Maiduguri et relève de l’analyste administratif et financier (NOA).
Devoirs et responsabilités
Sous la supervision directe de l’analyste administratif et financier (ANO), l’associé administratif et financier sera responsable des tâches suivantes :
Soutient la mise en œuvre de stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Conformité totale des activités avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD/OCHA.
- Fournit des contributions à la cartographie des processus opérationnels d’OCHA et aux procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
- Fournit des contributions au plan de travail.
Soutient le fonctionnement du bureau d’OCHA, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Organisation et coordination des activités liées aux ressources humaines, y compris le soutien aux activités de recrutement ;
- Coordination des dispositions administratives et RH ;
- Rôle d’administrateur de voyages et de demandeur dans le système ERP OCHA UMOJA pour la préparation des bons de commande, des voyages et d’autres fonctions administratives. En outre, préparer les paiements, les feuilles de saisie des services et les bons de réception liés aux bons de commande approuvés dans Umoja.
- Vérification et enregistrement des Rn R, de tous types de congés, des relevés de présence des membres du personnel de terrain avec rapprochement associé ;
- Mettre à jour régulièrement les documents RH ;
- Fournir un soutien administratif et logistique de routine à toutes les unités/personnel sur toutes les questions liées à l’administration générale du bureau, au transport, aux demandes de protocole/visas, aux privilèges hors taxes et aux dédouanements pour les articles de bureau et les effets personnels du personnel.
- Gestion d’un système/de registres comptables à jour pour garantir des rapports financiers mensuels opportuns, précis et fiables ;
- Surveiller les niveaux de dépenses dans le cadre du plan de coûts/autorisations financières trimestrielles approuvés et préparer des rapprochements mensuels avec les charges du PNUD pour tous les paiements/dépenses.
- Planification et suivi appropriés du budget des services communs et des contributions des agences au compte des services communs.
Fournit un soutien administratif et logistique efficace, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites.
- Gérer la petite caisse, en tenant des registres et des reçus précis et complets et en veillant à ce que le réapprovisionnement soit effectué en temps opportun. En collaboration avec le bureau de pays, soumettre le rapport sur les dépenses pour réapprovisionnement.
- Maintenance du système de classement assurant la sécurité des documents confidentiels.
- Extraction de données à partir de diverses sources.
- Effectuer le suivi des délais, des engagements pris, des actions entreprises et coordonner la collecte et la soumission des rapports au chef d’unité.
- Accompagnement sur les questions protocolaires, d’enregistrement du personnel, de coordination avec les autorités locales, sur les questions spatiales et autres questions administratives.
Fournit un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Veiller à ce que la base de données d’inventaire des bureaux soit mise à jour régulièrement et à ce que la situation financière et physique de tous les biens durables du bureau soit régulièrement signalée.
- Tenue de dossiers sur la gestion des actifs ;
- Tenue de dossiers et d’enregistrements pertinents à l’entretien du bureau ;
- Fourniture d’un soutien à l’entretien des locaux communs et des services communs.
Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du bureau d’OCHA, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Formation du personnel aux règles et règlements de l’ONU et aux procédures connexes.
- Des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Compétences
PROFESSIONNALISME
- Capacité à effectuer une variété de tâches et de tâches répétitives et routinières liées au soutien administratif général.
- Capacité à gérer un grand volume de travail, éventuellement sous contraintes de temps.
- Bonne connaissance des règles et réglementations administratives.
- Connaissance et compréhension détaillées des meilleures pratiques et procédures de bureau, d’administration et de secrétariat, connaissance approfondie des applications logicielles de bureau liées à la présentation de la gestion des données de traitement de texte, etc.
- Capacité à exploiter et à entretenir une variété de machines commerciales informatisées et d’équipements de bureau afin de fournir une prestation de services efficace.
- Capacité à organiser et à accomplir plusieurs tâches en établissant des priorités.
TRAVAIL EN ÉQUIPE :
- Travailler en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
- Sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres.
- Place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel.
- Soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position.
- Partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
PLANIFICATION ET ORGANISATION
- Organise et accomplit avec précision plusieurs tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des missions spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des multiples relations hiérarchiques.
- Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient des priorités changeantes et des délais concurrents.
- Démontre sa capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre pour répondre à de multiples besoins de support.
- Établit, construit et entretient des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients pour faciliter la fourniture d’un soutien.
Compétences et expérience requises
Éducation :
- Un enseignement secondaire est requis.
- Un diplôme universitaire en commerce ou en administration publique est souhaitable.
Expérience :
- Un minimum de 6 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines des affaires, de l’administration publique, de la logistique, des services de soutien aux programmes ou dans tout autre domaine connexe est requis.
- Une expérience en administration/opérations est requise ;
- Une expérience de travail avec l’ONU ou d’autres organisations internationales est souhaitable.
- Une expérience de l’utilisation du système ERP des Nations Unies (Umoja) dans le domaine des voyages et des achats est souhaitable.
- Une expérience en informatique (Windows, MS Word, Excel/Spreadsheets, Internet/Web) est requise. L’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) est souhaitable.
Langue :
- La maîtrise de l’anglais écrit et parlé est requise.
- La connaissance d’au moins la langue locale est souhaitable.
Clause de non-responsabilité
En vertu de la loi américaine sur l’immigration, l’acceptation d’un poste au sein du PNUD, une organisation internationale, peut avoir des implications importantes pour les résidents permanents des États-Unis. Le PNUD informe les candidats à tous les postes de niveau professionnel qu’ils doivent renoncer à leur statut de résident permanent des États-Unis et accepter un visa G-4, ou avoir soumis une demande valide de citoyenneté américaine avant de commencer leur emploi.
Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou une assistance concernant la demande de citoyenneté américaine et il est donc conseillé aux candidats de demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration concernant toute demande.
Informations sur les candidats sur les listes du PNUD
Remarque : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance. Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences de formation similaires.
Non-discrimination
Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et des fautes sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.
Le PNUD est un employeur inclusif et garantissant l’égalité des chances qui ne fait aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité de genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut.
Avertissement d’arnaque
L’ONU ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en relation avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte. De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Par conséquent, il vous est conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le Web.
