United Purpose recrute pour ce poste (10 Janvier 2023)

United Purpose est une organisation de développement international qui aide les communautés vivant dans la pauvreté à assurer un avenir prospère, indépendant et durable. Notre vision : un monde où la justice, la dignité et le respect priment pour tous. Notre objectif : lutter contre la pauvreté et les inégalités, en permettant aux gens d’améliorer leur vie à plus long terme.

Le responsable des finances et de la conformité est un élément clé de l’équipe de direction du programme de pays et, sous la direction générale du directeur de pays, joue un rôle clé dans la réalisation globale des objectifs du programme de pays. Au niveau des pays, le rôle assurera la liaison et fournira un soutien direct à l’équipe de gestion du pays (CMT), aux responsables du budget, aux achats, aux auditeurs et aux partenaires. Le rôle travaillera également en étroite collaboration avec l’équipe des finances du programme du bureau mondial.

Principales responsabilités:

Gestion financière du bureau de pays :

• Diriger une gestion efficace de la trésorerie, y compris le contrôle des flux de trésorerie et le suivi des soldes de trésorerie par projet. Préparation des demandes de trésorerie pour approbation par le directeur de pays et soumission ultérieure à la fonction Finances du programme du bureau mondial. Liaison avec les banques, le cas échéant.
• Assurer les soumissions comptables mensuelles standard des bureaux extérieurs respectifs, y compris les rapprochements de comptes, l’analyse financière des transactions de fin de mois par attribution pour un codage précis, ainsi que d’autres analyses et informations financières en temps opportun et avec précision.
• Fournir des rapports de gestion mensuels au directeur de pays, au bureau des finances mondiales, aux gestionnaires de programme et aux équipes de direction, y compris les dépenses par fonds/projet, le compte des revenus et des dépenses, les rapports d’analyse des coûts et d’autres informations financières, en temps opportun et avec précision.
• Surveiller et analyser les budgets et les dépenses des subventions et, en coordination avec les gestionnaires de programme/projet, initier et préparer les réalignements budgétaires requis.
• En collaboration avec la gestion des programmes du bureau de pays, assurer une gestion efficace des budgets des bureaux de pays et des projets – identifier les sous-dépenses potentielles ou les dépassements de budget et assurer la liaison avec les gestionnaires de programmes/projets des bureaux de pays, le directeur de pays, le bureau mondial et les donateurs, le cas échéant.
• Préparation des budgets annuels du programme de pays (en liaison avec la gestion du programme du bureau de pays et le directeur de pays pour soumission au bureau mondial/aux donateurs.
• Soutien à l’élaboration et à l’évaluation des aspects financiers des propositions de projets à soumettre au bureau mondial et aux donateurs.
• Superviser la préparation et l’examen de l’exactitude et de l’exhaustivité des rapports financiers des donateurs – mensuels, trimestriels ou annuels, comme l’exigent les contrats et les directives des donateurs, qui sont conformes aux rapports narratifs correspondants. Soumission au bureau mondial pour approbation avec analyse des écarts budgétaires et explications.
• Préparation du dossier d’audit de fin d’année et des états financiers, organiser et assurer l’achèvement dans les délais de l’audit de fin d’année (fin de l’exercice comptable -31 décembre). Soumission au bureau mondial pour approbation.
• Examiner et approuver les documents de paiement, en s’assurant que les montants sont conformes aux budgets convenus, aux niveaux d’autorité, aux procédures de contrôle interne et aux exigences des donateurs, et que les paiements sont effectués en temps opportun aux fournisseurs, partenaires et bénéficiaires.
• En collaboration avec l’équipe des finances et la direction du bureau de pays, planifier des visites de contrôle régulières et un audit interne des organisations partenaires locales, en s’assurant que leurs systèmes et contrôles financiers sont d’un niveau approprié pour assurer la sécurité et la gestion efficace des fonds avancés.
• Préparation de la paie mensuelle pour s’assurer que toutes les informations pertinentes sur le personnel sont à jour et la conformité locale aux exigences légales et autres exigences légales. Veiller à la conformité locale avec les déductions fiscales des employés et à ce que toutes les déductions légales pertinentes soient les salaires des employés et versées aux autorités compétentes.

Fonctions de conformité :

• Diriger l’examen, la mise à jour et la mise en œuvre des procédures financières dans les bureaux de pays.
• Être responsable de l’évaluation, du suivi et de l’atténuation des risques internes et externes dans l’ensemble du programme de pays ; et assurer un contrôle efficace de la qualité de la gestion des fonctions clés au sein du programme de pays.
• Travailler en étroite collaboration avec les chefs de département et les autres cadres supérieurs pour assurer un suivi et une réponse efficaces aux risques externes associés à : la conformité aux politiques et réglementations, les exigences légales, la collaboration avec les équipes du programme national et l’équipe mondiale.
• Veiller à ce que des systèmes efficaces et de haute qualité soient en place pour surveiller et répondre aux risques internes, associés, mais sans s’y limiter : aux partenariats et aux relations avec les ONG locales, aux relations avec les institutions publiques, au respect de la politique et de la réglementation SHA/UP, qui comprend la protection, la fraude, la corruption et les conflits d’intérêts.
• En collaboration avec le directeur de pays et la gestion des programmes du bureau de pays, soutenir l’évaluation des risques de toute nouvelle organisation partenaire dans le cadre du processus de diligence raisonnable avant la signature des contrats. Examiner et fournir des commentaires sur les exigences financières incluses dans les accords conclus avec les organisations partenaires.
• Initier le développement et la maintenance de systèmes qui garantissent une utilisation efficace et transparente des ressources financières pour des rapports opportuns et informatifs conformément aux politiques et procédures des directives SHA / UP des donateurs.
• Effectuer l’examen financier des demandes d’achat, des bons de commande et des demandes de paiement pour assurer la conformité aux politiques et procédures SHA/UP et aux exigences des subventions et des contrats des donateurs.
• Effectuer des examens de conformité des processus des bureaux extérieurs, y compris les achats, la gestion des actifs, les ressources humaines, l’administration, les voyages et la logistique et coordonner avec les responsables de programme concernés pour améliorer les processus si nécessaire.
• Fournir des conseils, une formation et des consultations sur la conformité aux politiques et procédures SHA / UP ainsi que sur les exigences de conformité des donateurs à l’équipe de pays.
• Identifier des solutions efficientes et efficaces aux problèmes tout en garantissant le respect des politiques SHA/UP et des réglementations des donateurs,
• Effectuer le suivi et les résolutions des recommandations des audits internes et externes afin d’améliorer ou d’améliorer l’environnement de contrôle interne.

Gestion d’équipe et sécurité :

• Diriger une équipe diversifiée de subordonnés directs et indirects dans les bureaux extérieurs et effectuer une planification des performances en temps opportun ; établir des attentes de performance avec les membres de l’équipe, fournir des commentaires constructifs réguliers sur la performance des membres de l’équipe et mener des évaluations de performance de manière collaborative.
• Contribuer aux efforts de renforcement de l’équipe des bureaux extérieurs ; établir des relations internes constructives ; aider les membres de l’équipe à identifier les options de résolution de problèmes et assurer l’intégration de tous les membres de l’équipe dans les processus décisionnels pertinents.
• Soutenir l’équipe des finances pour développer leurs compétences financières techniques grâce à un coaching, une formation et des conseils de routine.
• Évaluer les lacunes en matière de capacité au sein de l’équipe des finances, assurer l’embauche, la formation et l’intégration en temps opportun des nouveaux membres de l’équipe.
• Fournir aux membres de l’équipe (nouveaux et anciens) des informations, des outils et d’autres ressources pour améliorer les performances et atteindre les objectifs.
• Créer un environnement de travail durable de respect mutuel qui attire des membres d’équipe motivés, compétents et efficaces et leur permet, individuellement et collectivement, de viser l’excellence.
• Veiller à ce que l’aspect sécurité des opérations soit pris en compte lors de l’élaboration de la gestion de la trésorerie et des politiques financières connexes.
• Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité telles que déterminées par les dirigeants du pays.
• Contribuer à la direction stratégique globale du programme de pays, en participant et en dirigeant les principaux processus SMT selon les besoins.

Relations clés : internes et externes

Connaissances, expérience et autres exigences :

Éducation et autres qualifications :

• Un diplôme universitaire en comptabilité, finance, administration des affaires ou équivalent dans un domaine pertinent est requis.  
• Le candidat idéal sera un comptable qualifié avec une certification d’une qualification comptable internationalement reconnue (ACA, CIMA, CPA, ACCA)
• Minimum de 7 ans d’expérience en finance opérationnelle, de préférence dans une ONG internationale de taille moyenne à grande avec 3-4 ans d’expérience en gestion, y compris une expérience de supervision requise.

Expérience et compétences :

Solides compétences techniques et connaissance à jour des principes comptables généralement reconnus, y compris la gestion du grand livre général, des écritures de journal, de la paie, des créditeurs et du bilan.

Expérience dans la préparation et l’examen des comptes de gestion et capacité d’analyser de manière critique une balance de vérification.

Expérience de la gestion des fonds et des contrats des donateurs, ainsi qu’une compréhension des réglementations des donateurs.

Expérience et compétences démontrées dans la préparation et l’analyse de budgets, la préparation et la présentation de rapports financiers et la capacité avérée de traduire des données financières techniques en rapports informatifs.

Expérience dans la préparation des états financiers de fin d’exercice et la gestion des audits externes annuels

Expérience de la gestion, de la formation et du soutien du personnel.

Expérience de travail avec des organisations partenaires.

Expérience de la réalisation d’évaluations des risques, d’audits internes et/ou d’évaluation de contrôles internes

Volonté de voyager à l’échelle nationale et internationale au besoin.

Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel.

Communication verbale et écrite efficace, compétences multitâches, organisationnelles et de priorisation.

Exigences linguistiques :

La maîtrise écrite et orale de l’anglais et de la langue locale pertinente est un plus.

Méthode d’application