United Bank for Africa Plc (UBA) est l’une des principales institutions financières d’Afrique, au service de plus de 35 millions de clients dans 20 pays africains avec 1 000 agences. UBA met en relation les particuliers et les entreprises par le biais de la banque de détail et d’entreprise, des paiements transfrontaliers.
Chargé de gestion des archives et des documents.
Département : Contrôle Interne.
Ligne hiérarchique : Responsable contrôle interne.
Location : Douala.
Numéro : 01.
Objectifs du poste
-Assure le traitement, la conservation et la communication des archives,
-Assure la gestion et la sécurité des ressources et des locaux d’archives.
Rôle et responsabilités
-Développer des outils d’archivage : charte d’archivage, tableau de gestion, plan de classement, calendrier de conservation, outils d’identification, dossiers d’archives, etc.
-Identifier et préserver les documents vitaux, critiques et confidentiels ;
-Concevoir, planifier et améliorer les programmes de gestion des archives ;
-Organiser périodiquement des inventaires d’archives ;
-Assurer le classement et le classement des documents ;
-Assurer la bonne conservation des documents archivés ;
-Sensibiliser et assister le personnel de la banque dans la bonne organisation des documents et des dossiers qu’il conserve ;
-Effectuer des recherches documentaires.
Indicateur clé de performance
-Tolérance zéro pour la perte de documents,
-Nombre de violations réglementaires/statutaires non détectées dans les rapports d’audit interne et externe,
-Rapidité dans la communication des documents,
-Niveau d’organisation et de conservation des documents,
-Intégrité des informations sensibles des banques et des clients,
-Vitesse de récupération et de livraison des documents stockés,
-Demandes traitées dans les 48 heures,
-Nombre de plaintes,
-Existence d’une politique de gestion des documents, de procédures, d’une autorité d’élimination, d’un registre des documents détruits, etc.
EXIGENCES EN MATIÈRE D’ÉDUCATION
Minimum BAC + 3 dans le domaine de l’archivage avec au moins deux (02) années d’expérience dans le domaine de l’archivage.
Compétences clés :
Connaissance
-Contrôler la conservation physique des documents,
-Organiser la gestion des accès,
-Connaître le cadre réglementaire qui s’applique aux archives,
-Fraude et risque opérationnel.
Compétences/Aptitudes
-Bonne connaissance de la suite bureautique (Word, Excel & Powerpoint);
-Parler couramment le français et/ou l’anglais ;
-Respect des procédures d’archivage ;
-Être ordonné et avoir un sens élevé de l’organisation ;
-Avoir le sens de l’adaptation;
-Soyez disponible et ponctuel.
Soumission de candidature
Les candidats doivent envoyer leur CV et lettre de motivation à [email protected] , avec pour titre « Responsable de la gestion des archives et des documents » au plus tard le 15 janvier 2025.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour passer à l’étape de l’entretien.
