L’Union des Fédérations Ouest-Africaines de Football – Zone B (UFOA B) est une organisation sportive régionale qui regroupe les fédérations de football de la zone B en Afrique de l’Ouest.
L’UFOA B est une organisation à but non lucratif et une des zones de la Confédération Africaine de Football. Elle regroupe 7 Pays dont la Côte d’Ivoire, le Niger, le Ghana, le Nigeria, le Togo, le Burkina Faso, et le Bénin.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la direction et la supervision générale du Directeur Exécutif, l’Assistant(e) de Direction effectuera les tâches suivantes :
a) GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
- Recevoir et enregistrer tous les documents entrants et sortants de l’UFOA-B.
- Veiller à ce que les documents présentés au Directeur Exécutif pour signature soient complets, et soient accompagnés de pièces jointes et de documents de référence nécessaires.
- Rédiger la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur la base des instructions et la finaliser pour la signature du Directeur Exécutif.
- Vérifier que la correspondance sortante est présentée conformément aux formats convenus par l’UFOA-B et vérifier les erreurs typographiques éventuelles, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur Exécutif pour autorisation, approbation ou signature.
- Examiner et classer les correspondances prioritaires et importantes et les soumettre en conséquence.
- Assurer le suivi et veiller au respect des dates et des échéances fixées à l’aide d’outils de suivi appropriés ainsi qu’au traitement en temps opportun des correspondances et des requêtes.
- Acheminer les correspondances pour permettre au Directeur Exécutif d’y donner suite ou les envoyer directement aux structures concernées, si nécessaire.
b) COMMUNICATION ET LIAISON
- Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun.
- Filtrer les appels/visiteurs du Directeur Exécutif, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs rencontrent le Directeur Executif.
- Fournir des informations de référence au Directeur Exécutif pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels ou les membres du personnel.
- Relayer l’information entre le Directeur Exécutif et les autres membres du personnel et Associations Membres
- Assurer le suivi des délais d’exécution des travaux avec le personnel et les Associations Membres.
- Organiser les réunions hebdomadaires et ponctuelles pour le Directeur Exécutif, selon les horaires et le programme du Directeur Exécutif pour la semaine.
- Fixer l’heure et le lieu des réunions, rassembler les documents d’information nécessaires pour les réunions dont les partenaires concernés ont besoin ; rappeler les réunions programmées aux Associations Membres et aux autres membres du personnel.
c) TENUE DE REGISTRES ET DOCUMENTATION
- Tenir à jour un système de classement des dossiers au format papier et électronique pour répondre aux besoins de la Direction Exécutive.
- Tenir un calendrier hebdomadaire d’activités indiquant toutes les réunions auxquelles le Directeur Exécutif et les autres membres du personnel doivent participer et comprenant également toutes les visites externes à l’UFOA-B
- Obtenir des notes d’informations et des documents de référence pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc., auxquels participera le Directeur Exécutif, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers d’information et des documents
appropriés. - Tenir à jour le répertoire des adresses des partenaires travaillant avec l’UFOA-B.
d) ADMINISTRATION DU BUREAU
- Organiser les voyages du Directeur Exécutif, notamment en ce qui concerne les billets d’avion, les réservations d’hôtel, etc.
- Aider à préparer des exposés à l’aide de PowerPoint et d’autres progiciels de sa propre initiative ou sur la base d’instructions.
- Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin s’en fait sentir.
COMPÉTENCES (Qualifications, expérience et connaissances) :
- Être titulaire au moins d’une Licence en gestion commerciale, commerce, administration ou une discipline connexe.
- Une formation en secrétariat ou en administration et gestion de bureau constitue un avantage.
- Avoir un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente et pratique à des postes administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales.
- Une expérience du travail dans le secteur privé sera un atout supplémentaire.
- Avoir une bonne connaissance de l’administration et des services d’appui administratif, notamment des systèmes et des procédures.
- Avoir de bonnes compétences en coordination — être méthodique et auto organisé(e).
- Faire preuve d’un engagement manifeste à fournir un excellent service à la clientèle axé sur la réception et l’administration.
- Avoir de bonnes aptitudes interpersonnelles, de planification et d’organisation.
- Être capable de réfléchir rapidement pour répondre à des demandes immédiates.
- Faire preuve de souplesse pour s’adapter, adopter une attitude positive face au changement et se montrer constructif et créatif dans la résolution des problèmes.
- Maîtriser l’utilisation de l’équipement standard (ordinateur, télécopieur, scanner, photocopies, etc.).
- Avoir de solides compétences en matière de communication.
- Posséder des aptitudes en matière de Résolution de Problème.
- Avoir une bonne approche client
- Savoir travailler en équipe.
- Faire preuve d’efficacité opérationnelle.
- Faire preuve d’innovation et de créativité.
- Avoir le souci du détail.
- Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, et avoir de préférence une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
- Maîtriser l’utilisation des applications standard de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou autre système intégré de gestion documentaire).
Soumission des candidatures
Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected].
La date limite de soumission des candidatures est fixée au [10 Décembre 2024]. Toute candidature reçue après cette date ne sera pas prise en considération.
