TERMES DE RÉFÉRENCE
SECRÉTAIRE BILINGUE
- INTRODUCTION:
L’Université panafricaine (UPA) est l’aboutissement des initiatives continentales de la Commission de l’Union africaine visant à revitaliser l’enseignement supérieur et la recherche en Afrique, dans le cadre de la Deuxième Décennie pour l’éducation en Afrique et du Plan d’action consolidé pour la science et la technologie en Afrique. Elle incarnera l’excellence, renforcera l’attractivité et la compétitivité mondiale de l’enseignement supérieur et de la recherche en Afrique, et placera l’université africaine au cœur du développement de l’Afrique.
- OBJECTIFS DU POSTE :
L’objectif général de ce poste est d’aider le rectorat de l’UPA à fournir un soutien administratif et de secrétariat pour l’exécution des tâches dans le domaine de travail concerné ;
Les objectifs spécifiques de ce poste comprennent :
- Faciliter et assister à la mise en œuvre d’activités et de programmes concernant les politiques et procédures établies;
- Assurer le suivi des activités du Rectorat/vice-Rectorat ;
- Réaliser des analyses initiales et rédiger des rapports dans les délais impartis ;
- Participer à l’organisation de réunions, de congrès et de conférences avec les parties prenantes et préparer des plans pour l’organisation de réunions identifiées par la mission, y compris la coordination des invitations, des confirmations, de la billetterie et de l’hébergement de plusieurs participants pour le Bureau.
- Prendre en charge l’organisation logistique et tenir régulièrement informés les hauts fonctionnaires de l’avancement des travaux ;
- Préparer des projets de notes d’information basés sur l’engagement avec les parties prenantes de niveau intermédiaire et développer des relations selon les délégations ;
- Mettre en œuvre les activités de secrétariat planifiées et convenues ;
- Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes d’enregistrement et de recherche;
- Gérer le calendrier de travail du Bureau en général, en préparant et en partageant le calendrier en temps opportun, afin de permettre une préparation adéquate des activités programmées ;
- Fournir un soutien technique et administratif de première main à la mission en préparant des projets de budget, des plans de travail, des résumés (sur des questions techniques, financières et de ressources humaines) pour le superviseur, afin de faciliter l’orientation, les décisions et les actions selon les besoins ;
- Assurer la confidentialité des informations et des dossiers de gestion ;
- Assurer la liaison avec le personnel de soutien administratif pour s’assurer que les résultats des réunions et de la correspondance sont correctement surveillés et que les décisions sont mises en œuvre ; fournir un rapport en temps opportun au superviseur ou au responsable compétent ; soutenir la planification et l’exécution des actions ultérieures pour atteindre les résultats souhaités ;
- Préparer et participer à diverses réunions départementales et s’assurer que les procès-verbaux et/ou les notes destinés à être examinés et approuvés par les participants sont préparés en temps opportun ; réviser/éditer et assurer le suivi de l’envoi en temps opportun ;
- Superviser les activités de communication du personnel de soutien administratif afin d’assurer des réponses rapides aux demandes internes et/ou externes, par correspondance officielle, par courrier électronique, etc.
- Soutenir les adjoints administratifs et les secrétaires au besoin. Saisir et relire des documents, des rapports, de la correspondance, des messages, des demandes de renseignements, etc., selon les besoins des superviseurs désignés.
- Accueillir les invités, les visiteurs et le personnel et fournir des informations de base sur les questions et procédures pertinentes ;
- Maintenir un système de classement et d’enregistrement approprié pour toute la correspondance et tous les documents entrants et sortants ;
- Répondre et filtrer les appels téléphoniques et les messages électroniques, et assurer le suivi auprès des superviseurs et des partenaires ;
- S’assurer que l’ensemble du bureau de la mission est correctement organisé, propre et rangé à tout moment ;
- Exécute toute autre tâche pertinente qui pourrait lui être confiée ou requise.
- QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Maîtrise dans un domaine connexe (secrétariat, gestion de bureau, gestion d’entreprise, administration des affaires, administration publique, etc.) d’un établissement d’enseignement reconnu. Deux années d’expérience professionnelle pertinente en secrétariat, en administration et gestion de bureau et/ou en gestion de programmes, avec une expérience adéquate en gestion de documents.
OU
Baccalauréat en secrétariat, en gestion de bureau, en gestion d’entreprise, en administration des affaires, en administration publique ou dans tout domaine connexe d’un établissement d’enseignement reconnu avec cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans les tâches de secrétariat, l’administration et la gestion de bureau et/ou la gestion de programme, avec une exposition adéquate au travail de gestion des documents.
• Une qualification ou une formation en gestion de programme/projet et une qualification supérieure seront un avantage supplémentaire
• Une expérience en gestion de bureau est obligatoire.
• Une expérience dans la planification et la coordination de réunions avec diverses parties prenantes est obligatoire.
- Une expérience de travail avec des systèmes ERP, en particulier SAP, sera un avantage supplémentaire
Compétences et aptitudes requises
- Bonnes compétences informatiques, y compris un excellent traitement de texte, une maîtrise du courrier électronique et des applications Internet, une expérience dans l’utilisation de programmes tels que MS Word, Excel et Power Point
- Solides compétences en planification et en organisation
- Bonnes compétences interpersonnelles et de communication
- Forte capacité de communication tant à l’oral qu’à l’écrit
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel
- DURÉE ET CONDITIONS DU CONTRAT
- Contrat à durée déterminée de 12 mois, renouvelable en fonction des performances et des besoins institutionnels.
- Le/La Secrétaire Bilingue collaborera avec l’équipe administrative et relèvera directement du Rectorat.
- Rémunération selon l’expérience et les échelles salariales en vigueur à l’institut.
- LIVRABLES ATTENDUS
- Mettre en œuvre avec succès des activités et des programmes conformes aux politiques établies.
- Assurer un soutien et un suivi adéquats au fonctionnement du Rectorat/vice-Rectorat.
- Préparer des rapports et des analyses initiales dans les délais impartis.
- Organisation et logistique fluides pour réunions et événements.
- Élaboration de budgets, de plans de travail et de résumés pour éclairer les décisions.
- Assurer une bonne gestion de la documentation et préserver la confidentialité.
- Suivez et contrôlez les résultats des réunions et la correspondance pour mener des actions en temps opportun.
- LIEU D’AFFECTATION
Le poste est basé au Rectorat de l’UPA à Yaoundé, au Cameroun.
- RÉMUNÉRATION ET PAIEMENT
- Des honoraires de consultation forfaitaires seront versés mensuellement au candidat approprié.
- Aucun avantage supplémentaire à l’exception du DSA (indemnité journalière) lorsque le consultant se déplace hors du Cameroun pour assister à différentes réunions (le consultant doit couvrir toute taxe ou autre obligation gouvernementale)
- CRITÈRES D’ÉVALUATION ET DE QUALIFICATION
Les critères d’évaluation technique suivants seront utilisés pour sélectionner le consultant individuel approprié :
- Qualifications générales et aptitude à la tâche à accomplir 35 %
- Expérience dans des missions spécifiques décrites dans les termes de référence 40 %
- Connaissance de la région africaine (environnement de mission) 5%
- Expérience avec un institut, une université, des donateurs multilatéraux/organisations internationales 10 %
- La maîtrise du français et de l’anglais est indispensable et au moins une des langues de travail de l’UA (arabe, swahili et portugais) constituera un avantage supplémentaire.
- PROCESSUS DE CANDIDATURE
Le Rectorat de l’Université panafricaine invite les consultants individuels éligibles à manifester leur intérêt pour la prestation des services demandés. Les documents à soumettre sont les suivants :
- Un curriculum vitae (CV) détaillé.
- Copies des qualifications académiques et professionnelles pertinentes.
- Coordonnées d’au moins trois références professionnelles.
- Un bref aperçu de la manière dont le consultant répond aux exigences de qualification, d’expérience et de compétences (pas plus d’une page)
Les candidats intéressés doivent envoyer leur proposition et autres documents justificatifs par courrier électronique à l’assistance administrative à [email protected] au plus tard le 19/05/2025 à 23h30, heure du Cameroun.
