Cadre organisationnel
Ce poste est situé dans la Division de la Réponse aux Crises (CRD) du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA). OCHA fait partie du Secrétariat de l’ONU chargé de réunir les acteurs humanitaires en vue d’assurer la cohérence des interventions en situation d’urgence. Le Bureau veille également à ce qu’il existe un cadre permettant à chaque acteur de contribuer à l’action globale. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux, pour atténuer les souffrances humaines en cas de catastrophe et de situation d’urgence, de défendre les droits des personnes dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention et de faciliter la mise en œuvre de solutions durables. Cette offre d’emploi spécifique est annoncée pour le poste de Responsable de l’administration, basé à Niamey, au Niger. Sous la supervision globale du Directeur Adjoint, OCHA CRD, le/la titulaire du poste relève du Chef(fe) de Bureau.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, le/la titulaire sera responsable des tâches suivantes :
I. BUDGET ET FINANCES
– Préparer et réviser les plans de coûts conformément aux plans de travail ainsi qu’aux règles et règlements financiers, et veiller à ce que les coûts soient raisonnablement évalués.
– Préparer les demandes trimestrielles de fonds (autorisations financières) et assurer le suivi des engagements et des dépenses par rapport aux autorisations financières et aux plans de coûts approuvés.
– Élaborer, mettre en œuvre et maintenir des mécanismes de contrôle interne afin de garantir que les ressources financières soient utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de coûts.
– Fournir des orientations aux unités fonctionnelles en matière de responsabilité financière dans le cadre des programmes, ainsi que sur l’utilisation efficace des ressources programmatiques.
– Coordonner la production des rapports financiers à destination du siège et des donateurs.
– Examiner et confirmer que les engagements ou décaissements proposés pour les biens et services dans le cadre d’accords avec des tiers sont raisonnables et conformes aux Règles et Règlements financiers des Nations Unies.
II. ADMINISTRATION GÉNÉRALE
– En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national.
– Assurer un appui quant aux exigences du système d’évaluation de la performance et maintenir un dispositif de suivi de la conformité.
– Tenir à jour les dossiers personnels confidentiels du personnel,en veillant à l’exhaustivité et à l’actualité des informations.
– S’assurer que les membres du personnel en fin de contrat accomplissent les formalités requises dans le pays avant leur départ. Garantir l’exactitude et la soumission ponctuelle des feuilles de présence au PNUD pour le personnel national et à la Section des services administratifs pour le personnel international.
– Appuyez sur le processus d’acquisition de biens par l’intermédiaire du PNUD ou du Siège et veillez au respect des procédures en vigueur.
– Vérifier la réception des biens et services, en s’assurant que les spécifications, l’état et les quantités sont corrects et que la documentation est complète et correctement classée.
– Assurer le contrôle et la gestion des équipements (mise au rebut, inventaire, rapports NEP/inventaire, gestion du parc automobile).
– Garantir que l’administration des locaux communs et des accords de services communs soit conforme aux modèles standard d’OCHA.
– En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le Chef du bureau d’OCHA sur le terrain, contribuer à garantir le respect des Normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les locaux de bureau et les résidences.
– Accomplir toute autre tâche ou mission telle que requise.
Compétences
PROFESSIONNALISME : connaître un large éventail de questions se rapportant à l’aide humanitaire, aux secours d’urgence et aux questions de droits de l’homme connexes ; savoir faire preuve d’une capacité d’analyse théorique et stratégique, et notamment d’une aptitude à analyser et à exposer clairement les aspects humanitaires de questions complexes exigeant une action coordonnée des organismes des Nations Unies ; avoir une aptitude démontrée à résoudre les problèmes et à utiliser avec discernement ses connaissances techniques pour résoudre des problèmes aussi divers que complexes ; connaître la région ou le pays d’affectation, notamment la situation politique, économique et sociale ; savoir négocier et rapprocher les points de vue pour parvenir à un accord ; être capable de travailler dans des circonstances extrêmement contraignantes, parfois dans des conditions très stressantes (troubles civils, catastrophes naturelles et situations de détresse humaine, par exemple) ; connaître les mandats institutionnels, les politiques et les principes directeurs relatifs aux affaires humanitaires, ainsi que les organismes des Nations Unies ; avoir une aptitude confirmée à mener des études approfondies et à formuler des conclusions et des recommandations.
ESPRIT D’ÉQUIPE : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun ; être disposé à apprendre d’autrui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y pince, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
SENS DES RESPONSABILITÉS : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévu, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonnés,les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Formation
Diplôme universitaire du niveau du master en administration d’entreprise, administration publique, finances ou comptabilité, droit ou dans une discipline directement apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux (2) années supplémentaires d’expérience pertinente.
Expérience professionnelle
Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevé, dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine apparenté sont requis. Une expérience en administration et/ou en finance sur le terrain (en situation réelle, dans le cadre de l’exécution d’une mission ou d’un projet) est souhaitable. Une expérience dans la région de l’Afrique de l’Ouest et du Centre est souhaitable. Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale comparable est souhaitable.
Connaissances linguistiques
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour cet avis de vacance de poste, l’anglais et le français sont requis. L’arabe ou l’espagnol ou le chinois (mandarin) ou le russe sont souhaitables. Le tableau ci-dessous indique le niveau minimal exigé pour chaque compétence dans ces langues, selon le Cadre des Nations Unies pour les langues (merci de consulter https://linguals.un.org pour plus d’information).
